Cách tự động điền dữ liệu tuần tự vào Excel bằng cách xử lý điền

Fill Xử lý trong Excel cho phép bạn tự động điền vào danh sách dữ liệu (số hoặc văn bản) trong một hàng hoặc cột chỉ bằng cách kéo tay cầm. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi nhập dữ liệu tuần tự trong các bảng tính lớn và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Thay vì nhập thủ công các số, thời gian hoặc thậm chí nhiều ngày trong tuần, bạn có thể sử dụng các tính năng Tự động điền (xử lý điền hoặc lệnh Điền trên ruy-băng) để điền vào các ô nếu dữ liệu của bạn tuân theo mẫu hoặc dựa trên dữ liệu trong các tế bào khác. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách điền các loại dữ liệu khác nhau bằng các tính năng Tự động điền.

Điền một chuỗi tuyến tính vào các ô liền kề

Một cách để sử dụng núm điều khiển điền là nhập một chuỗi dữ liệu tuyến tính vào một hàng hoặc cột của các ô liền kề. Một chuỗi tuyến tính bao gồm các số trong đó số tiếp theo thu được bằng cách thêm một giá trị bước Bước vào một số trước số đó. Ví dụ đơn giản nhất của chuỗi tuyến tính là 1, 2, 3, 4, 5. Tuy nhiên, chuỗi tuyến tính cũng có thể là một chuỗi các số thập phân (1.5, 2.5, 3.5,), giảm hai số (100, 98, 96 Số), hoặc thậm chí là số âm (-1, -2, -3). Trong mỗi chuỗi tuyến tính, bạn thêm (hoặc trừ) cùng một giá trị bước.

Giả sử chúng ta muốn tạo một cột gồm các số liên tiếp, tăng thêm một trong mỗi ô. Bạn có thể nhập số đầu tiên, nhấn Enter để đến hàng tiếp theo trong cột đó và nhập số tiếp theo, v.v. Rất tẻ nhạt và tốn thời gian, đặc biệt là đối với lượng dữ liệu lớn. Chúng tôi sẽ tiết kiệm thời gian (và sự nhàm chán) bằng cách sử dụng tay cầm điền để điền vào cột với dãy số tuyến tính. Để làm điều này, nhập 1 vào ô đầu tiên trong cột và sau đó chọn ô đó. Chú ý hình vuông màu xanh lá cây ở góc dưới bên phải của ô đã chọn? Đó là tay cầm điền.

Khi bạn di chuyển chuột qua tay cầm điền, nó sẽ biến thành dấu cộng màu đen, như hình bên dưới.

Với dấu cộng màu đen trên tay cầm điền, nhấp và kéo tay cầm xuống cột (hoặc phải trên hàng) cho đến khi bạn đạt được số lượng ô bạn muốn điền.

Khi bạn nhả nút chuột, bạn sẽ nhận thấy rằng giá trị đã được sao chép vào các ô mà bạn kéo tay cầm điền.

Tại sao nó không điền vào chuỗi tuyến tính (1, 2, 3, 4, 5 trong ví dụ của chúng tôi)? Theo mặc định, khi bạn nhập một số và sau đó sử dụng núm điều khiển điền, số đó được sao chép sang các ô liền kề, không tăng lên.

GHI CHÚ: Để nhanh chóng sao chép nội dung của một ô phía trên ô hiện được chọn, nhấn Ctrl + D hoặc để sao chép nội dung của một ô ở bên trái của một ô đã chọn, nhấn Ctrl + R. Được cảnh báo rằng sao chép dữ liệu từ một ô liền kề sẽ thay thế bất kỳ dữ liệu nào hiện có trong ô đã chọn.

Để thay thế các bản sao bằng sê-ri tuyến tính, hãy nhấp vào nút Tùy chọn điền tự động của Chế độ hiển thị khi bạn hoàn thành việc kéo tay cầm điền.

Tùy chọn đầu tiên, Copy Cells, là mặc định. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã kết thúc với năm 1 và không phải là chuỗi tuyến tính 1-5. Để điền vào chuỗi tuyến tính, chúng tôi chọn Sê-ri Dòng Fill Fill từ menu bật lên.

Bốn số 1 khác được thay thế bằng 2-5 và chuỗi tuyến tính của chúng tôi được lấp đầy.

Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện việc này mà không cần phải chọn Sê-ri từ menu Tùy chọn tự động điền. Thay vì chỉ nhập một số, hãy nhập hai số đầu tiên vào hai ô đầu tiên. Sau đó, chọn hai ô đó và kéo núm điều khiển điền cho đến khi bạn chọn tất cả các ô bạn muốn điền.

Vì bạn đã cung cấp cho nó hai phần dữ liệu, nó sẽ biết giá trị bước bạn muốn sử dụng và điền vào các ô còn lại tương ứng.

Bạn cũng có thể nhấp và kéo tay cầm điền với đúng nút chuột thay vì bên trái. Bạn vẫn phải chọn Sê-ri Dòng Fill Fill từ một menu bật lên, nhưng menu đó sẽ tự động hiển thị khi bạn dừng kéo và nhả nút chuột phải, vì vậy đây có thể là một phím tắt tiện dụng.

Điền một chuỗi tuyến tính vào các ô liền kề bằng cách sử dụng lệnh Fill

Nếu bạn gặp sự cố khi sử dụng núm điều khiển điền hoặc bạn chỉ thích sử dụng các lệnh trên ruy-băng, bạn có thể sử dụng lệnh Điền trên tab Trang chủ để điền một chuỗi vào các ô liền kề. Lệnh Fill cũng hữu ích nếu bạn điền vào một số lượng lớn các ô, như bạn sẽ thấy sau một lát.

Để sử dụng lệnh Fill trên ruy-băng, hãy nhập giá trị đầu tiên vào một ô và chọn ô đó và tất cả các ô liền kề bạn muốn điền (xuống hoặc lên cột hoặc sang trái hoặc phải trên hàng). Sau đó, nhấp vào nút Fill Fill trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ.

Chọn Sê-ri Dòng từ menu thả xuống.

Trên hộp thoại Sê-ri, chọn xem bạn muốn Sê-ri trong Hàng hay Cột. Trong hộp Type, chọn ngay bây giờ. Chúng tôi sẽ thảo luận về các tùy chọn Tăng trưởng và Ngày sau và tùy chọn Tự động điền chỉ đơn giản là sao chép giá trị sang các ô được chọn khác. Nhập giá trị Bước Bước, hay tăng cho chuỗi tuyến tính. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ tăng các số trong chuỗi của chúng tôi lên 1. Nhấp vào.

Chuỗi tuyến tính được điền vào các ô đã chọn.

Nếu bạn có một cột hoặc hàng thực sự dài mà bạn muốn điền vào một chuỗi tuyến tính, bạn có thể sử dụng giá trị Dừng trên hộp thoại Sê-ri. Để thực hiện việc này, hãy nhập giá trị đầu tiên vào ô đầu tiên bạn muốn sử dụng cho chuỗi trong hàng hoặc cột và nhấp vào Fill Fill đầy trên tab Trang chủ. Ngoài các tùy chọn mà chúng tôi đã thảo luận ở trên, hãy nhập giá trị vào hộp Giá trị Dừng lại mà bạn muốn làm giá trị cuối cùng trong chuỗi. Sau đó, nhấp vào OK OK.

Trong ví dụ sau, chúng tôi đặt 1 vào ô đầu tiên của cột đầu tiên và các số từ 2 đến 20 sẽ được nhập tự động vào 19 ô tiếp theo.

Điền vào một chuỗi tuyến tính trong khi bỏ qua hàng

Để làm cho một bảng tính đầy đủ dễ đọc hơn, đôi khi chúng ta bỏ qua các hàng, đặt các hàng trống ở giữa các hàng dữ liệu. Mặc dù có các hàng trống, bạn vẫn có thể sử dụng núm điều khiển điền để điền vào một chuỗi tuyến tính với các hàng trống.

Để bỏ qua một hàng khi điền một chuỗi tuyến tính, hãy nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên và sau đó chọn ô đó và một ô liền kề (ví dụ: ô tiếp theo xuống trong cột).

Sau đó, kéo tay cầm điền xuống (hoặc ngang) cho đến khi bạn điền số ô mong muốn.

Khi bạn hoàn thành việc kéo núm điều khiển điền, bạn sẽ thấy chuỗi tuyến tính của mình lấp đầy mọi hàng khác.

Nếu bạn muốn bỏ qua nhiều hàng, chỉ cần chọn ô chứa giá trị đầu tiên và sau đó chọn số lượng hàng bạn muốn bỏ qua ngay sau ô đó. Sau đó, kéo núm điều khiển điền vào các ô bạn muốn điền.

Bạn cũng có thể bỏ qua các cột khi bạn điền vào các hàng.

Điền công thức vào các ô liền kề

Bạn cũng có thể sử dụng núm điều khiển điền để truyền công thức đến các ô liền kề. Chỉ cần chọn ô chứa công thức bạn muốn điền vào các ô liền kề và kéo núm điều khiển điền xuống các ô trong cột hoặc trên các ô trong hàng mà bạn muốn điền. Công thức được sao chép vào các ô khác. Nếu bạn đã sử dụng các tham chiếu ô tương đối, chúng sẽ thay đổi tương ứng để tham chiếu đến các ô trong các hàng (hoặc cột) tương ứng của chúng.

Bạn cũng có thể điền công thức bằng lệnh Fill trên ruy-băng. Chỉ cần chọn ô chứa công thức và các ô bạn muốn điền vào công thức đó. Sau đó, nhấp vào Fill Fill đầy trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ và chọn Xuống, Phải, Lên hoặc Trái, tùy theo hướng bạn muốn điền vào các ô.

LƯU Ý: Các công thức được sao chép sẽ không tính toán lại, trừ khi bạn bật tính toán sổ làm việc tự động.

Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt Ctrl + D và Ctrl + R, như đã thảo luận trước đó, để sao chép công thức vào các ô liền kề.

Điền vào một chuỗi tuyến tính bằng cách nhấp đúp vào Xử lý điền

Bạn có thể nhanh chóng điền một chuỗi dữ liệu tuyến tính vào một cột bằng cách nhấp đúp vào núm điều khiển điền. Khi sử dụng phương pháp này, Excel chỉ điền vào các ô trong cột dựa trên cột dữ liệu liền kề dài nhất trên trang tính của bạn. Một cột liền kề trong ngữ cảnh này là bất kỳ cột nào mà Excel gặp phải ở bên phải hoặc bên trái của cột được điền cho đến khi đạt được một cột trống. Nếu các cột trực tiếp ở hai bên của cột được chọn trống, bạn không thể sử dụng phương pháp nhấp đúp để điền vào các ô trong cột. Ngoài ra, theo mặc định, nếu một số ô trong phạm vi ô bạn điền đã có dữ liệu, chỉ có các ô trống phía trên ô đầu tiên chứa dữ liệu được điền. Ví dụ, trong hình ảnh bên dưới, có một giá trị trong ô G7, vì vậy khi bạn nhấp đúp vào tay cầm điền vào ô G2, công thức chỉ được sao chép xuống qua ô G6.

Điền vào một chuỗi tăng trưởng (mô hình hình học)

Cho đến bây giờ, chúng ta đã thảo luận về việc điền chuỗi tuyến tính, trong đó mỗi số trong chuỗi được tính bằng cách thêm giá trị bước vào số trước đó. Trong một chuỗi tăng trưởng, hoặc mô hình hình học, số tiếp theo được tính bằng nhân lên số trước theo giá trị bước.

Có hai cách để điền vào một chuỗi tăng trưởng, bằng cách nhập hai số đầu tiên và bằng cách nhập số đầu tiên và giá trị bước.

Phương pháp thứ nhất: Nhập hai số đầu tiên trong chuỗi tăng trưởng

Để điền một chuỗi tăng trưởng bằng hai số đầu tiên, hãy nhập hai số vào hai ô đầu tiên của hàng hoặc cột bạn muốn điền. Nhấp chuột phải và kéo núm điều khiển điền vào bao nhiêu ô mà bạn muốn điền. Khi bạn đã hoàn tất việc kéo phần điều khiển điền vào các ô bạn muốn điền, hãy chọn Xu hướng tăng trưởng của xu hướng từ menu bật lên tự động hiển thị.

LƯU Ý: Đối với phương pháp này, bạn phải nhập hai số. Nếu bạn không, tùy chọn Xu hướng tăng trưởng sẽ chuyển sang màu xám.

Excel biết rằng giá trị bước là 2 từ hai số chúng tôi đã nhập trong hai ô đầu tiên. Vì vậy, mỗi số tiếp theo được tính bằng cách nhân số trước với 2.

Điều gì nếu bạn muốn bắt đầu ở một số khác 1 bằng phương pháp này? Ví dụ: nếu bạn muốn bắt đầu chuỗi trên ở mức 2, bạn sẽ nhập 2 và 4 (vì 2 × 2 = 4) trong hai ô đầu tiên. Excel sẽ chỉ ra rằng giá trị bước là 2 và tiếp tục chuỗi tăng trưởng từ 4 nhân mỗi số tiếp theo với 2 để có được giá trị tiếp theo trong dòng.

Phương pháp hai: Nhập số đầu tiên trong chuỗi tăng trưởng và chỉ định giá trị bước

Để điền vào chuỗi tăng trưởng dựa trên một số và giá trị bước, hãy nhập số đầu tiên (không phải là 1) trong ô đầu tiên và kéo núm điều khiển điền vào các ô bạn muốn điền. Sau đó, chọn Dòng sê-ri-tô-tô từ menu bật lên tự động hiển thị.

Trên hộp thoại Sê-ri, chọn xem bạn điền Sê-ri trong Hàng hay Cột. Trong Loại, chọn: Tăng trưởng tầm cao. Trong hộp giá trị Bước Bước, hãy nhập giá trị bạn muốn nhân mỗi số với giá trị tiếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn nhân mỗi số với 3. Nhấp vào OK OK.

Chuỗi tăng trưởng được điền vào các ô đã chọn, mỗi số tiếp theo gấp ba lần số trước.

Điền vào một chuỗi bằng cách sử dụng các mục tích hợp

Cho đến nay, chúng tôi đã đề cập đến cách điền vào một loạt các số, cả tuyến tính và tăng trưởng. Bạn cũng có thể điền hàng loạt với các mục như ngày, ngày trong tuần, ngày trong tuần, tháng hoặc năm bằng cách sử dụng tay cầm điền. Excel có một số loạt tích hợp mà nó có thể tự động điền vào.

Hình ảnh sau đây cho thấy một số chuỗi được tích hợp trong Excel, được mở rộng trên các hàng. Các mục in đậm và đỏ là các giá trị ban đầu chúng tôi đã nhập và phần còn lại của các mục trong mỗi hàng là các giá trị chuỗi mở rộng. Các chuỗi tích hợp này có thể được điền bằng cách sử dụng núm điều khiển điền, như chúng tôi đã mô tả trước đây cho chuỗi tuyến tính và tăng trưởng. Chỉ cần nhập các giá trị ban đầu và chọn chúng. Sau đó, kéo núm điều khiển điền vào các ô bạn muốn điền.

Điền vào một chuỗi ngày sử dụng lệnh Fill

Khi điền một chuỗi ngày, bạn có thể sử dụng lệnh Fill trên ruy-băng để chỉ định mức tăng sẽ sử dụng. Nhập ngày đầu tiên trong chuỗi của bạn trong một ô và chọn ô đó và các ô bạn muốn điền. Trong phần Chỉnh sửa của tab Trang chủ, hãy nhấp vào Fill Fill và sau đó chọn Dòng Sê-ri.

Trên hộp thoại Sê-ri, tùy chọn Sê-ri trong được chọn tự động để khớp với nhóm ô bạn đã chọn. Loại cũng được tự động đặt thành Ngày. Để chỉ định gia số sẽ sử dụng khi điền chuỗi, chọn đơn vị Ngày (Ngày, Ngày trong tuần, Tháng hoặc Năm). Chỉ định giá trị Bước. Chúng tôi muốn điền vào chuỗi với mỗi ngày trong tuần, vì vậy chúng tôi nhập 1 làm giá trị Bước. Nhấp vào OK OK OK.

Bộ này được phổ biến với các ngày chỉ trong ngày.

Điền vào một chuỗi bằng các mục tùy chỉnh

Bạn cũng có thể điền một loạt với các mục tùy chỉnh của riêng bạn. Giả sử công ty của bạn có văn phòng ở sáu thành phố khác nhau và bạn thường sử dụng các tên thành phố đó trong bảng tính Excel của mình. Bạn có thể thêm danh sách các thành phố đó dưới dạng danh sách tùy chỉnh sẽ cho phép bạn sử dụng núm điều khiển điền để điền vào chuỗi khi bạn nhập mục đầu tiên. Để tạo danh sách tùy chỉnh, nhấp vào tab Tệp File.

Trên màn hình hậu trường, nhấp vào Tùy chọn Cấm trong danh sách các mục bên trái.

Nhấp vào nâng cao Advanced Advanced trong danh sách các mục ở bên trái hộp thoại Tùy chọn Excel.

Trong bảng điều khiển bên phải, cuộn xuống phần Chung và nhấp vào nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh.

Khi bạn đang ở trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, có hai cách để điền vào một loạt các mục tùy chỉnh. Bạn có thể căn cứ chuỗi vào danh sách mới các mục bạn tạo trực tiếp trên hộp thoại Danh sách tùy chỉnh hoặc trên danh sách hiện có trên một bảng tính trong sổ làm việc hiện tại của bạn. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai phương pháp.

Phương pháp thứ nhất: Điền vào một chuỗi tùy chỉnh dựa trên danh sách mới của các mặt hàng

Trên hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, đảm bảo DANH SÁCH MỚI được chọn trong hộp Danh sách tùy chỉnh. Nhấp vào danh sách các mục trong danh sách của hộp Hộp và nhập các mục trong danh sách tùy chỉnh của bạn, một mục vào một dòng. Hãy chắc chắn nhập các mục theo thứ tự bạn muốn chúng được điền vào các ô. Sau đó, nhấp vào Thêm Thêm.

Danh sách tùy chỉnh được thêm vào hộp Danh sách tùy chỉnh, nơi bạn có thể chọn nó để bạn có thể chỉnh sửa nó bằng cách thêm hoặc xóa các mục khỏi hộp Danh sách và nhấp vào một lần nữa, hoặc bạn có thể xóa danh sách bằng cách nhấp vào Xóa Xóa. Nhấp vào OK OK OK.

Nhấp vào "OK OK" trên hộp thoại Tùy chọn Excel.

Bây giờ, bạn có thể nhập mục đầu tiên vào danh sách tùy chỉnh của mình, chọn ô chứa mục đó và kéo núm điều khiển điền vào các ô bạn muốn điền vào danh sách. Danh sách tùy chỉnh của bạn được tự động điền vào các ô.

Phương pháp hai: Điền vào một chuỗi tùy chỉnh dựa trên danh sách các mặt hàng hiện có

Có thể bạn lưu trữ danh sách tùy chỉnh của bạn trên một bảng tính riêng trong sổ làm việc của bạn. Bạn có thể nhập danh sách của mình từ bảng tính vào hộp thoại Danh sách tùy chỉnh. Để tạo danh sách tùy chỉnh dựa trên danh sách hiện có trên bảng tính, hãy mở hộp thoại Danh sách tùy chỉnh và đảm bảo DANH SÁCH MỚI được chọn trong hộp Danh sách tùy chỉnh, giống như trong phương pháp đầu tiên. Tuy nhiên, đối với phương pháp này, nhấp vào nút phạm vi ô ở bên phải danh sách Nhập khẩu từ hộp Ô..

Chọn tab cho bảng tính chứa danh sách tùy chỉnh của bạn ở cuối cửa sổ Excel. Sau đó, chọn các ô chứa các mục trong danh sách của bạn. Tên của bảng tính và phạm vi ô được tự động nhập vào hộp chỉnh sửa Danh sách tùy chỉnh. Nhấp vào nút phạm vi ô một lần nữa để trở về hộp thoại đầy đủ.

Bây giờ, bấm vào Nhập Nhập.

Danh sách tùy chỉnh được thêm vào hộp Danh sách tùy chỉnh và bạn có thể chọn nó và chỉnh sửa danh sách trong hộp Danh sách, nếu bạn muốn. Click vào OK OK. Bạn có thể điền vào các ô với danh sách tùy chỉnh của mình bằng cách sử dụng núm điều khiển điền, giống như bạn đã làm với phương pháp đầu tiên ở trên.

Xử lý điền vào Excel là một tính năng rất hữu ích nếu bạn tạo các bảng tính lớn chứa nhiều dữ liệu tuần tự. Bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và tedium. Chúc mừng!