Cách tạo, chỉnh sửa và áp dụng chữ ký trong Microsoft Outlook
Outlook cho phép bạn áp dụng chữ ký mặc định cho tin nhắn mới, trả lời và chuyển tiếp - thậm chí bạn có thể có chữ ký mặc định khác nhau cho tin nhắn mới và trả lời / chuyển tiếp. Bạn cũng có thể tạo thêm chữ ký mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ tin nhắn nào khi đang di chuyển. Đây là cách họ làm việc.
Chữ ký thư là một cách hữu ích bao gồm thông tin về bạn là ai, bạn làm gì và làm thế nào để liên lạc với bạn. Ở nhiều công ty, đó là một yêu cầu và chữ ký của bạn có thể đã được thiết lập cho bạn trước khi bạn tham gia.
Tuy nhiên, Outlook không cung cấp chữ ký mặc định ngoài hộp, vì vậy nếu công ty của bạn chưa tạo một chữ ký cho bạn hoặc bạn đã cài đặt Outlook trên máy chủ của mình, bạn phải tự tạo một chữ ký. Để thực hiện việc này, nhấp chuột vào Tệp> Tùy chọn> Thư và sau đó nhấn nút Chữ ký của người dùng.
Điều này sẽ mở ra cửa sổ Chữ ký và Văn phòng phẩm, nơi bạn có thể thêm, chỉnh sửa và xóa chữ ký. Để thêm chữ ký mới, nhấp vào Mới.
Đặt tên cho chữ ký mới của bạn và sau đó nhấp vào OK OK.
Chữ ký mới của bạn sẽ được hiển thị trong danh sách chữ ký và bạn có thể thêm nội dung của chữ ký trong khu vực Chữ ký Chỉnh sửa.
Có đầy đủ các công cụ định dạng, bao gồm khả năng chèn ảnh, siêu liên kết và danh thiếp từ danh bạ của bạn.
Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng này để thêm tất cả các loại thông tin, nhưng đối với chữ ký chính thức, có lẽ bạn nên bao gồm ít nhất những điều sau đây:
- Tên đầy đủ của bạn
- Số điện thoại của bạn (điện thoại bàn VÀ điện thoại di động)
- địa chỉ email của bạn
- Trang web của công ty bạn
Nếu bạn đang tạo một chữ ký cho chính mình, thì tùy thuộc vào những gì bạn đặt trong đó. Nếu bạn đang thiết lập chữ ký cho một địa chỉ email của công ty, có lẽ bạn nên kiểm tra xem liệu có bất kỳ điều gì cụ thể mà bạn dự kiến sẽ bao gồm không.
Khi bạn đã có chữ ký của mình được thiết lập theo cách bạn muốn, đã đến lúc biến nó thành mặc định. Trước tiên, hãy chọn đúng hộp thư (nếu bạn đã thiết lập Outlook để truy cập nhiều hơn một hộp thư), sau đó chọn một chữ ký cho tin nhắn mới Tin nhắn mới và một chữ ký cho Trả lời / Chuyển tiếp.
Bạn cũng không cần phải có chữ ký mặc định. Nếu bạn muốn bắt đầu mà không có chữ ký, hãy chọn tên (không có) nào trên menu thả xuống.
Bạn có thể tạo bao nhiêu chữ ký mà bạn muốn, theo lý do - chúng tôi đã tạo 15 chữ ký riêng biệt mà không gặp vấn đề gì. Có nhiều bằng chứng cho thấy số chữ ký tối đa bạn có thể sử dụng là 128, nhưng chúng tôi không thể tìm thấy xác minh về điều này và hầu như mọi người sẽ không gặp phải vấn đề này.
Khi bạn tạo một tin nhắn mới hoặc trả lời / chuyển tiếp một tin nhắn hiện có, Outlook sẽ áp dụng chữ ký mặc định mà bạn đã chọn. Nhưng bạn có thể chọn một số khác bằng cách nhấp vào Tin nhắn> Chữ ký và sau đó chọn thư bạn muốn.
Chọn một chữ ký mới sẽ thay thế chữ ký mặc định. Nếu bạn đã chọn Dịch vụ (không có), làm mặc định, thì Outlook sẽ thêm chữ ký vào cuối phần email.
