Cách tạo, chỉnh sửa và xem tài liệu Microsoft Word miễn phí

Đã có lúc bạn phải cài đặt Microsoft Office để tạo, chỉnh sửa hoặc thậm chí xem tài liệu Microsoft Word. Rất may, đó không còn là trường hợp. Có một số lựa chọn thay thế miễn phí để làm việc với những tài liệu Word mà mọi người thỉnh thoảng gửi cho bạn.

Từ trực tuyến

Word Online là giải pháp dựa trên đám mây của riêng Microsoft để làm việc với các tệp Word. Đây là một phần của bộ Microsoft Office Online và bạn có thể truy cập nó mà không cần đăng ký. Bạn chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft miễn phí.

Giao diện của Word Online tương tự như phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn, vì vậy nếu bạn quen thuộc với Word, bạn sẽ cảm thấy như ở nhà.

Tài liệu bạn tạo bằng Word Online được lưu tự động vào các thư mục OneDrive của bạn. Word Online cũng tích hợp với phiên bản Microsoft Word dành cho máy tính để bàn và bạn có thể chuyển đổi liền mạch sang ứng dụng máy tính để bàn chỉ bằng một nút bấm. Tất cả các thay đổi bạn thực hiện cho một phiên bản sẽ được tự động đồng bộ hóa với phiên bản khác. Tuy nhiên, bạn không thể làm việc trong ứng dụng web và ứng dụng máy tính để bàn cùng một lúc.

Word Online cũng có tính năng cộng tác theo thời gian thực cho phép nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Tính năng này hoạt động với Word Online, ứng dụng máy tính để bàn Windows và Mac và ứng dụng di động. Ứng dụng iOS và Android cũng miễn phí và cho phép bạn xem và chỉnh sửa tài liệu khi đang di chuyển.

Word Online có lẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn để làm việc với các tài liệu Word (ngoài việc thực sự sử dụng ứng dụng máy tính để bàn), bởi vì nó hoạt động tốt trong việc duy trì định dạng ban đầu của các tài liệu Word. Để xem và chỉnh sửa tài liệu, đó là một giải pháp tuyệt vời.

Điều đó nói rằng, có một vài nhược điểm. Bạn phải trực tuyến để nó hoạt động; không có cách nào để chỉnh sửa tệp cục bộ ngoại tuyến. Không phải tất cả các tính năng của phiên bản Word dành cho máy tính để bàn. Tất cả những điều cơ bản đều có, nhưng bạn sẽ không thể sử dụng một số nội dung nâng cao hơn như tạo chú thích và thư mục, tạo hoặc áp dụng kiểu hoặc sử dụng các công cụ đánh giá nâng cao. Bạn có thể xem tất cả những điều đó nếu chúng đã có trong tài liệu; bạn không thể làm việc với họ.

Word Online cũng có một vài hạn chế đối với việc in và bạn có thể không thể tinh chỉnh bản in của mình như trong ứng dụng máy tính để bàn.

Tài liệu Google

Giống như Word Online, Google Docs hoạt động trong trình duyệt của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để tạo các tệp tài liệu mới và cộng tác với những người dùng khác. Theo mặc định, bạn không thể làm việc trực tiếp với tệp Word trong Google Docs. Thay vào đó, bạn phải tải tệp lên Google Drive, sau đó mở tệp đó trong Google Docs - một quá trình chuyển đổi nó thành tệp Google Docs.

Đối với các tài liệu đơn giản, chủ yếu là văn bản, điều đó có thể ổn, đặc biệt nếu tài liệu là thứ bạn sẽ tự sử dụng. Tuy nhiên, Google Docs không làm tốt công việc giữ lại hầu hết các định dạng có thể đi cùng với tài liệu Word. Và, nếu đó là tài liệu bạn cần chỉnh sửa và trả lại cho người khác sử dụng Word, chuyển đổi nó và sau đó chuyển đổi lại thành tài liệu không lý tưởng.

Tin vui là nếu bạn sử dụng trình duyệt Chrome, Google sẽ tạo một tiện ích mở rộng cho phép bạn mở các tệp Microsoft Office (Word, Excel và PowerPoint) trực tiếp vào các đối tác Google của họ (Docs, Sheets và Slides) mà không cần chuyển đổi chúng. Tiện ích mở rộng có tên Chỉnh sửa Office cho Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày - một chút trên mũi, nhưng bất cứ điều gì - và nó miễn phí từ Cửa hàng Chrome trực tuyến.

Thật không may, điều đó khiến người dùng của các trình duyệt khác bị lạnh, trừ khi họ có thể cài đặt các tiện ích mở rộng của Chrome. Nếu bạn cần chỉnh sửa tài liệu Word một cách thường xuyên và muốn sử dụng Google Docs để làm điều đó, có thể đáng để cài đặt Chrome chỉ với mục đích đó.

Về mặt tính năng, Google Docs không thua một chút so với Word Online, nhưng chỉ những người dùng có quyền lực mới cảm thấy khó chịu.

Theo mặc định, Google Docs chỉ hoạt động khi bạn trực tuyến. Nếu bạn muốn truy cập ngoại tuyến, thì bạn sẽ cần cài đặt tiện ích mở rộng Chrome cho phép xem và chỉnh sửa tệp ngoại tuyến. Để truy cập di động, Google cung cấp ứng dụng cho cả thiết bị iOS và Android. Cả hai ứng dụng đều hỗ trợ truy cập tệp ngoại tuyến với các tính năng chỉnh sửa.

Nhà văn Zoho

Nếu bạn không phải là người thích sử dụng Word Online hoặc Google Docs, nhưng vẫn muốn có giải pháp trực tuyến, Zoho Writer là trình xử lý văn bản trực tuyến miễn phí cho phép bạn nhập tài liệu Word mà không cần phải chuyển đổi chúng. Điều hấp dẫn thực sự duy nhất với Zoho Writer là bạn chỉ có thể tải lên các tài liệu Word có kích thước tối đa 10 MB. Nó đủ lớn để chứa hầu hết các tài liệu, nhưng nếu bạn có thứ gì đó lớn hơn thế, bạn sẽ cần một giải pháp khác.

Zoho Writer hỗ trợ tất cả các định dạng tệp Word gần đây và thực sự rất tốt trong việc duy trì bố cục của tệp Word gốc. Bạn cũng có thể lưu và xuất tài liệu sang nhiều định dạng khác, chẳng hạn như ODT, RTF, txt, HTML, ePub và PDF.

Ngoài ứng dụng web, Zoho còn cung cấp các ứng dụng di động cho Writer có sẵn cho Android và iOS. Cả hai ứng dụng cũng hỗ trợ các tính năng cộng tác và chỉnh sửa ngoại tuyến.

Văn phòng Libre

Cho đến nay, chúng tôi đã xem xét một số dịch vụ trực tuyến miễn phí để làm việc với các tài liệu Word. LibreOffice là bộ ứng dụng dành cho máy tính để bàn đầy đủ nhằm mục đích trở thành một sự thay thế nguồn mở miễn phí cho Microsoft Office. Và đó là một ứng dụng có khả năng. Bản thân nó không hoàn toàn đầy đủ tính năng như Word, nhưng nó dễ dàng vượt qua mọi giải pháp trực tuyến mà chúng tôi đã nói đến. Nó có sẵn cho các hệ điều hành Windows, Mac và Linux.

Mặc dù LibreOffice được thiết kế chủ yếu để làm việc với các tài liệu cục bộ, nhưng nó cũng hỗ trợ các dịch vụ mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa các tài liệu từ xa..

Trừ khi bạn là người dùng Word thực sự (trong trường hợp đó, dù sao bạn cũng có thể có Word) hoặc bạn có nhu cầu rất cụ thể, bạn sẽ thấy rằng LibreOffice có thể làm hầu hết tất cả những gì bạn cần khi chỉnh sửa tài liệu Word. Nó thậm chí còn giữ định dạng khá tốt và hỗ trợ các định dạng Word gốc - vì vậy, không cần chuyển đổi. Điều đó nói rằng, đôi khi nó có thể có vấn đề với vị trí hình ảnh trong tài liệu Word, đặc biệt là những tài liệu được tạo trong các phiên bản Word mới hơn.

Libre Office có một ứng dụng di động, nhưng chỉ dành cho Android và nó chỉ có thể được sử dụng để xem tài liệu. Ứng dụng này khá thô xung quanh các cạnh, do đó, mong đợi một số lỗi và sự cố trải nghiệm người dùng.

Tất nhiên, có những lựa chọn thay thế khác mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa Tài liệu Word, nhưng đây là những lựa chọn mà chúng tôi tin rằng cung cấp bộ tính năng đa dạng nhất. Nếu bạn thích một ứng dụng cụ thể, hãy cho chúng tôi biết!