Cách ký điện tử Tài liệu PDF mà không cần in và quét chúng

Bạn đã được gửi email một tài liệu và bạn phải ký tên và gửi lại. Bạn có thể in tài liệu ra, ký tên và sau đó quét lại và gửi email. Nhưng có một cách tốt hơn, nhanh hơn.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nhanh chóng thêm chữ ký của bạn vào bất kỳ tài liệu PDF nào, lưu nó dưới dạng tệp PDF tiêu chuẩn có thể đọc được ở bất cứ đâu. Bạn có thể làm điều này trên Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - bất kỳ nền tảng nào bạn thích.

Chữ ký điện tử, không phải chữ ký số

1. các cửa sổ: Mở tệp PDF trong Adobe Reader và nhấp vào nút Fill Fill & Sign 'ở khung bên phải.
2. Mac: Mở tệp PDF trong Bản xem trước, nhấp vào nút Hộp công cụ, sau đó nhấp vào Đăng nhập
3. iPhone và iPad: Mở tệp đính kèm PDF trong Mail, sau đó nhấp vào Mark Markup và Trả lời 'để ký.
4. iPhone và Android: Tải xuống Adobe Fill & Sign, mở tệp PDF và nhấn nút Chữ ký.
5. Chrome: Cài đặt tiện ích mở rộng HelloSign, tải lên tệp PDF của bạn và nhấp vào nút Chữ ký.

Đầu tiên, chúng ta hãy nói thẳng ra một số thuật ngữ. Bài viết này đề cập đến điện tử chữ ký, không kỹ thuật số chữ ký, đó là một cái gì đó khác hoàn toàn. Chữ ký điện tử được bảo mật bằng mật mã và xác minh rằng ai đó có khóa ký riêng của bạn (nói cách khác, bạn) đã xem tài liệu và ủy quyền nó. Nó rất an toàn, nhưng cũng phức tạp..

Mặt khác, chữ ký điện tử chỉ là hình ảnh chữ ký của bạn được phủ lên trên một tài liệu PDF. Bạn có thể làm điều đó với tất cả các loại ứng dụng và đó là điều mà hầu hết mọi người sẽ yêu cầu khi họ gửi cho bạn một tài liệu để ký. Gửi cho họ tệp PDF có chữ ký điện tử và họ sẽ không biết phải làm gì với nó. Đối với nhiều doanh nghiệp, chỉ cần chấp nhận các tài liệu đã ký bằng email thay vì buộc bạn phải fax chúng là một bước nhảy vọt về công nghệ.

Vì vậy, chắc chắn, các phương pháp dưới đây không hoàn toàn an toàn - nhưng cũng không in một cái gì đó, viết nguệch ngoạc bằng bút và sau đó quét lại. Ít nhất cái này nhanh hơn!

Windows: Sử dụng Adobe Reader

Mặc dù Adobe Reader không phải là trình xem PDF nhẹ nhất, nhưng nó là một trong những tính năng được đóng gói nhiều nhất và thực sự có hỗ trợ tuyệt vời để ký các tài liệu PDF. Các trình đọc PDF của bên thứ ba khác có thể cung cấp tính năng này, nhưng họ thường yêu cầu bạn mua phiên bản trả phí trước khi sử dụng các tính năng chữ ký của họ.

Để ký tài liệu bằng Adobe Reader, trước tiên hãy mở tài liệu PDF trong ứng dụng Adobe Acrobat Reader DC. Nhấp vào nút Điền và Đăng nhập vào ô bên phải.

Nhấp vào nút Đăng nhập của Nhật ký trên thanh công cụ và chọn Thêm Thêm chữ ký để thêm chữ ký của bạn vào Adobe Acrobat Reader DC.

Nếu bạn cần thêm thông tin khác vào tài liệu, bạn có thể sử dụng các nút khác trên thanh công cụ để làm như vậy. Ví dụ: bạn có thể nhập văn bản hoặc thêm dấu kiểm để điền vào biểu mẫu bằng các nút trên thanh công cụ Điền & Ký.

Bạn có thể tạo chữ ký theo một trong ba cách. Theo mặc định, Adobe Reader chọn Kiểu Kiểu Nhật để bạn có thể nhập tên của mình và chuyển nó thành chữ ký. Điều này sẽ không giống như chữ ký thực của bạn, vì vậy nó có thể không lý tưởng.

Thay vào đó, có lẽ bạn sẽ muốn chọn Rút thăm bản vẽ và sau đó vẽ chữ ký của mình bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng. Bạn cũng có thể chọn hình ảnh trực tuyến nếu bạn muốn ký một mảnh giấy, quét nó bằng máy quét và sau đó thêm chữ ký viết của bạn vào Adobe Reader. (Có, điều này yêu cầu quét, nhưng bạn chỉ phải thực hiện việc này một lần, sau đó bạn có thể sử dụng chữ ký đó trên bất kỳ tài liệu nào bạn ký điện tử trong tương lai.)

Sau khi tạo chữ ký, nhấp vào Áp dụng Quảng cáo để áp dụng nó vào tài liệu. Để lại chữ ký Save Save Chữ ký và bạn có thể nhanh chóng thêm chữ ký này trong tương lai.

Định vị chữ ký của bạn ở nơi bạn muốn bằng chuột và nhấp để áp dụng. Nếu bạn chọn lưu chữ ký của mình, bạn sẽ thấy nó dễ dàng truy cập trong menu Sign Sign trong tương lai.

Để lưu tài liệu PDF đã ký của bạn, nhấp vào Tệp> Lưu và chọn vị trí cho tệp.

Mac: Sử dụng Xem trước

Người dùng Mac may mắn hơn người dùng Windows. Ứng dụng Preview có trong macOS có các tính năng ký tài liệu tích hợp. Nhờ các trackpad tuyệt vời được tích hợp trong MacBook, bạn thực sự có thể vẽ chữ ký của mình trên trackpad bằng một trong những ngón tay của bạn để nhập nó vào Preview. Trên một chiếc MacBook mới với bàn di chuột của Force Force Touch, điều này thậm chí còn nhạy với áp lực, cho phép chữ ký chính xác hơn nữa.

Bạn cũng có thể chỉ cần ký một mẩu giấy và quét Quét nó bằng webcam của mình, nếu bạn muốn tạo chữ ký của mình theo cách cũ (hoặc nếu bạn có iMac không có bàn di chuột).

Để ký tài liệu, hãy mở tài liệu PDF trong Bản xem trước (đây phải là ứng dụng mặc định mở khi bạn nhấp đúp vào tệp PDF, trừ khi bạn đã thay đổi nó). Nhấp vào nút Hiển thị Thanh công cụ Markup hình hộp công cụ, và sau đó nhấp vào nút Đăng ký Đăng ký trên thanh công cụ xuất hiện.

Bạn sẽ được nhắc tạo chữ ký bằng cách kéo ngón tay trên bàn di chuột hoặc bằng cách ký một mảnh giấy và quét nó bằng webcam của bạn. Chụp chữ ký của bạn một lần và Xem trước sẽ ghi nhớ nó cho tương lai.

Khi bạn đã bắt được một chữ ký, bạn có thể chọn nó trong menu xuất hiện sau khi bạn nhấp vào nút Đăng nhập. Chữ ký của bạn được áp dụng dưới dạng hình ảnh có thể được kéo xung quanh và thay đổi kích thước để phù hợp với tài liệu.

Các tùy chọn khác trên thanh công cụ cho phép bạn nhập văn bản và vẽ hình trên tài liệu, cho phép bạn điền vào biểu mẫu, nếu cần.

Khi bạn hoàn tất, nhấp vào Tệp> Lưu để lưu tệp PDF, áp dụng chữ ký của bạn cho tệp. Thay vào đó, bạn cũng có thể nhấp vào Tệp> Sao y để tạo bản sao của PDF và lưu các thay đổi của bạn vào bản sao mới của tệp mà không sửa đổi bản gốc.

Nếu bạn không thích Xem trước vì bất kỳ lý do gì, bạn cũng có thể sử dụng Adobe Reader DC trên máy Mac. Nó sẽ hoạt động giống như ký một tài liệu trên Windows, vì vậy hãy xem hướng dẫn trong phần Windows để biết thông tin về điều đó.

iPhone và iPad: Sử dụng Mail hoặc Adobe Fill & Sign

Trên iPhone hoặc iPad, bạn có thể ký các tài liệu bằng tính năng đánh dấu trong ứng dụng Thư của iOS. Nếu bạn có máy Mac và sử dụng Bản xem trước để ký tài liệu, chữ ký của bạn sẽ thực sự đồng bộ hóa từ máy Mac của bạn sang iPhone hoặc iPad để bạn không phải tạo lại lần thứ hai.

Tính năng này rất tiện lợi, nhưng nó chỉ hoạt động nếu bạn muốn ký các tài liệu trong ứng dụng Thư. Ví dụ: bạn có thể được gửi qua email một tài liệu PDF và bạn có thể cần phải ký tên và gửi lại email ngay.

Để thực hiện việc này, bạn sẽ cần nhận email có tệp PDF được đính kèm, chạm vào tệp đính kèm PDF và nhấp vào biểu tượng Mark Markup và Trả lời hình hộp công cụ ở góc dưới bên phải của màn hình trong khi xem PDF.

Sau đó, bạn sẽ có thể thêm chữ ký bằng cách nhấn vào nút chữ ký ở góc dưới bên phải màn hình của bạn. Bạn cũng có thể nhập văn bản và vẽ trên tài liệu, nếu bạn thích.

Khi bạn nhấn vào Xiên Xỏ, ứng dụng Thư sẽ tự động tạo một trả lời email với tài liệu đã ký của bạn được đính kèm. Bạn có thể nhập một email và sau đó gửi tài liệu đã ký.

 

Mặc dù điều này thuận tiện, nhưng nó chỉ hoạt động trong ứng dụng Mail, vì vậy nó rất hạn chế. Nếu bạn muốn làm điều này từ bất kỳ ứng dụng nào khác, bạn sẽ cần một ứng dụng ký tên của bên thứ ba.

Có khá nhiều tùy chọn ở đây, nhưng chúng tôi thích ứng dụng Adobe Fill & Sign của Adobe, cho phép bạn ký miễn phí số lượng tài liệu không giới hạn. Nó thậm chí có thể chụp ảnh tài liệu giấy bằng máy ảnh của bạn, vì vậy bạn có thể tạo các bản sao kỹ thuật số của các biểu mẫu giấy. Bạn có thể ký một tài liệu bằng cách viết trên màn hình cảm ứng bằng ngón tay hoặc bút stylus và chúng cũng cho phép bạn nhập văn bản vào tài liệu PDF để điền chúng vào.

Để nhận tài liệu PDF từ một ứng dụng khác vào Adobe Fill & Sign, hãy tìm tệp PDF trong một ứng dụng khác, nhấn nút nút Share Share và chọn ứng dụng Adobe Fill & Sign. Sau đó, bạn có thể nhấn vào nút chữ ký để dễ dàng ký tài liệu. Khi bạn đã hoàn tất, hãy chạm vào nút Chia sẻ của người dùng trong Adobe Fill & Sign để gửi tài liệu đã ký đến một ứng dụng khác.

 

Nếu bạn là doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ đầy đủ tính năng hơn hoặc nếu bạn không thích Adobe Sign & Fill, chúng tôi cũng đặc biệt thích SignNow. Nó hoạt động rất tốt và cho phép bạn ký các tài liệu bằng ngón tay của bạn. Bạn có thể đăng ký tối đa năm tài liệu một tháng miễn phí, nhưng sau đó, nó yêu cầu phí đăng ký hàng tháng. Đó là một lựa chọn tốt, mặc dù.

Android: Sử dụng Adobe Fill & Sign

Android không đi kèm với một ứng dụng tích hợp có thể làm điều này. Thay vào đó, bạn sẽ cần sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Giống như trên iPhone và iPad, chúng tôi thích Adobe Fill & Sign, cho phép bạn ký miễn phí số lượng tài liệu không giới hạn một tháng. Nó cũng có thể chụp ảnh tài liệu giấy bằng máy ảnh của bạn để bạn có thể ký chúng bằng điện tử.

Sau khi cài đặt ứng dụng, bạn có thể mở tài liệu PDF trong ứng dụng và nhấn nút chữ ký để ký chúng. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu đã ký với một ứng dụng khác bằng cách nhấn vào nút Share Share.

 

Giống như trên iOS, chúng tôi cũng khuyên dùng SignNow nếu bạn muốn thứ gì đó có nhiều tính năng hơn và sẵn sàng trả tiền (vì nó chỉ cung cấp tối đa năm chữ ký một tháng).

Chromebook: Sử dụng HelloSign

Trên Chromebook, bạn sẽ tìm thấy nhiều dịch vụ ký web phù hợp với mình. Chúng tôi thích HelloSign, nơi cung cấp giao diện web tốt cũng như ứng dụng Chrome tích hợp với Google Drive. Nó cho phép bạn đăng ký tối đa ba tài liệu một tháng.

Giao diện web cơ bản của HelloSign cho phép bạn dễ dàng tải lên các tài liệu PDF và ký chúng bằng cách vẽ chữ ký của bạn hoặc tải lên một hình ảnh. Sau đó, bạn có thể gửi email tài liệu đã ký trực tiếp cho ai đó hoặc tải xuống tài liệu và làm bất cứ điều gì bạn muốn với nó.

Nếu bạn không thích HelloSign, thì DocuSign cũng hoạt động tốt trên Chromebook, cung cấp ứng dụng tích hợp với Google Drive để ký và tiện ích mở rộng trình duyệt cho phép bạn ký tài liệu từ Gmail. Nhưng DocuSign không cung cấp bất kỳ chữ ký miễn phí nào. SignNow cũng cung cấp ứng dụng Chrome cho Google Drive và tiện ích mở rộng cho Gmail, nhưng ứng dụng và tiện ích mở rộng không được đánh giá tốt.

Linux: Nó phức tạp

Đây là một chút khó khăn hơn trên Linux, vì phiên bản chính thức của Adobe Reader cho Linux đã bị ngừng. Ngay cả các phiên bản cũ, lỗi thời có sẵn cho Linux cũng không có chức năng này, cũng như các trình xem PDF tích hợp phổ biến như Evince và Okular.

Bạn có thể muốn dùng thử một công cụ dựa trên web như HelloSign, được thảo luận trong phần Chromebook ở trên, để có trải nghiệm dễ dàng nhất.

Nếu bạn muốn sử dụng một ứng dụng máy tính để bàn, Xournal có lẽ là công cụ thuận tiện nhất để ký các tệp PDF trên Linux. Nó có thể chú thích các tệp PDF, thêm hình ảnh vào chúng. Trước tiên, bạn sẽ cần tạo một hình ảnh chữ ký của mình - ký một mẩu giấy, quét nó vào hệ thống Linux của bạn và dọn sạch nó. Bạn cũng có khả năng có thể chụp ảnh bằng camera hoặc điện thoại thông minh của mình. Bạn có thể muốn điều chỉnh nó trong GIMP để nó có nền trong suốt hoặc chỉ cần đảm bảo rằng bạn ký một mảnh giấy trắng và nền đó hoàn toàn trắng.

Cài đặt Xournal từ công cụ cài đặt phần mềm phân phối Linux của bạn, mở tệp PDF và nhấp vào tùy chọn menu Công cụ> Hình ảnh. Điều này sẽ cho phép bạn chèn hình ảnh chữ ký của mình và bạn có thể định vị lại và thay đổi kích thước nó khi cần thiết để phù hợp với trường chữ ký.

Việc thực sự phải quét và tạo một tệp hình ảnh hơi khó chịu một chút, nhưng bạn có thể sử dụng phương pháp này để nhanh chóng ký các tài liệu trong tương lai sau khi bạn đã có được một hình ảnh tốt về chữ ký của mình.

Tín dụng hình ảnh: Tim Pierce trên Flickr