Cách liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel trong bản trình bày PowerPoint

Đôi khi, bạn muốn bao gồm dữ liệu trên bảng tính Excel trong bản trình bày Microsoft PowerPoint. Có một số cách để làm điều này, tùy thuộc vào việc bạn có muốn duy trì kết nối với bảng Excel nguồn hay không. Chúng ta hãy xem.

Sự khác biệt giữa liên kết và nhúng?

Bạn thực sự có ba tùy chọn để bao gồm một bảng tính trong bản trình bày PowerPoint. Đầu tiên là bằng cách sao chép dữ liệu đó từ bảng tính, sau đó dán nó vào tài liệu đích. Điều này hoạt động tốt, nhưng tất cả những gì nó thực sự làm là chuyển đổi dữ liệu thành một bảng đơn giản trong PowerPoint. Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng bảng cơ bản của PowerPoint trên nó, nhưng bạn không thể sử dụng bất kỳ tính năng nào của Excel sau khi chuyển đổi.

Mặc dù đôi khi có thể hữu ích, hai tùy chọn khác của bạn - liên kết và nhúng - mạnh hơn nhiều và là những gì chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm trong bài viết này. Cả hai đều khá giống nhau, cuối cùng bạn sẽ chèn một bảng tính Excel thực tế vào bản trình bày mục tiêu của mình. Nó sẽ trông giống như một bảng tính Excel và bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để thao tác với nó. Sự khác biệt đến từ cách hai tùy chọn này xử lý kết nối của chúng với bảng tính Excel gốc đó:

• nếu bạn liên kết một bảng tính Excel trong bản trình bày, bản trình bày đích và bảng Excel gốc duy trì kết nối. Nếu bạn cập nhật tệp Excel, các cập nhật đó sẽ tự động được phản ánh trong bản trình bày đích.
• nếu bạn nhúng một bảng tính Excel trong một bản trình bày, kết nối đó bị hỏng. Cập nhật bảng Excel gốc không tự động cập nhật dữ liệu trong bản trình bày đích.

Có những lợi thế cho cả hai phương pháp, tất nhiên. Một lợi thế của việc liên kết tài liệu (ngoài việc duy trì kết nối) là nó giữ kích thước tệp của bản trình bày PowerPoint của bạn xuống, vì dữ liệu chủ yếu vẫn được lưu trữ trong trang tính Excel và chỉ được hiển thị trong PowerPoint. Một nhược điểm là tệp bảng tính gốc cần ở cùng một vị trí. Nếu không, bạn sẽ phải liên kết lại. Và vì nó phụ thuộc vào liên kết đến bảng tính ban đầu, sẽ không hữu ích nếu bạn cần phân phối bản trình bày cho những người không có quyền truy cập vào vị trí đó.

Mặt khác, việc nhúng dữ liệu đó sẽ tăng kích thước của bản trình bày, vì tất cả dữ liệu Excel đó thực sự được nhúng vào tệp PowerPoint. Có một số lợi thế khác biệt để nhúng, mặc dù. Ví dụ: nếu bạn đang phân phối bản trình bày đó cho những người có thể không có quyền truy cập vào trang tính Excel gốc hoặc nếu bản trình bày cần hiển thị trang tính Excel đó tại một thời điểm cụ thể (thay vì được cập nhật), hãy nhúng (và ngắt kết nối với trang tính gốc) có ý nghĩa hơn.

Vì vậy, với tất cả những điều đó, hãy xem cách liên kết và nhúng Bảng tính Excel trong Microsoft PowerPoint.

Cách liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel trong Microsoft PowerPoint

Liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel vào bản trình bày PowerPoint thực sự khá đơn giản và quá trình thực hiện gần như giống hệt nhau. Bắt đầu bằng cách mở cả bảng tính Excel và bản trình bày PowerPoint mà bạn muốn chỉnh sửa cùng một lúc.

Trong Excel, chọn các ô bạn muốn liên kết hoặc nhúng. Nếu bạn muốn liên kết hoặc nhúng toàn bộ trang tính, nhấp vào hộp ở điểm nối của các hàng và cột ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ trang tính.

Sao chép các ô đó bằng cách nhấn CTRL + C trong Windows hoặc Command + C trong macOS. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn, sau đó chọn tùy chọn Sao chép Sao chép trên menu ngữ cảnh.

Bây giờ, chuyển sang bản trình bày PowerPoint của bạn và nhấp để đặt điểm chèn nơi bạn muốn tài liệu được liên kết hoặc nhúng đi. Trên tab Trang chủ của Dải băng, nhấp vào mũi tên xuống bên dưới nút Dán Dán, và sau đó chọn lệnh Dán Dán Đặc biệt từ trên menu thả xuống.

Điều này sẽ mở cửa sổ Paste Special. Và đây là nơi bạn sẽ tìm thấy chức năng duy nhất khác nhau trong các quá trình liên kết hoặc nhúng một tệp.

Nếu bạn muốn nhúng bảng tính của bạn, chọn tùy chọn Paste Paste ở phía bên trái. Nếu bạn muốn liên kết thay vào đó, hãy chọn tùy chọn của bạn. Nghiêm túc mà nói, đó là nó. Quá trình này là giống hệt nhau.

Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, tiếp theo bạn sẽ chọn Đối tượng trang tính Microsoft Excel trong hộp ở bên phải, sau đó nhấp vào nút OK OK..

Và bạn sẽ thấy bảng Excel của bạn (hoặc các ô bạn đã chọn) trong bản trình bày PowerPoint của bạn.

nếu bạn liên kết dữ liệu Excel, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint, nhưng bạn có thể nhấp đúp vào bất cứ nơi nào trên đó để mở tệp bảng tính gốc. Và mọi cập nhật bạn thực hiện cho bảng tính gốc đó sẽ được phản ánh trong bản trình bày PowerPoint của bạn.

nếu bạn nhúng dữ liệu Excel, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint. Bấm đúp vào bất cứ nơi nào trong bảng tính và bạn sẽ ở trong cùng một cửa sổ PowerPoint, nhưng Dải băng PowerPoint được thay thế bằng Dải băng Excel và bạn có thể truy cập tất cả các chức năng của Excel. Nó thật tuyệt.

Và khi bạn muốn dừng chỉnh sửa bảng tính và quay lại điều khiển PowerPoint của mình, chỉ cần nhấp vào bất kỳ nơi nào bên ngoài bảng tính.