Cách liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel trong tài liệu Word

Đôi khi, bạn muốn bao gồm dữ liệu trên bảng tính Excel trong tài liệu Microsoft Word của mình. Có một số cách để làm điều này, tùy thuộc vào việc bạn có muốn duy trì kết nối với bảng Excel nguồn hay không. Chúng ta hãy xem.

Sự khác biệt giữa liên kết và nhúng?

Bạn thực sự có ba tùy chọn để bao gồm một bảng tính trong tài liệu Word. Đầu tiên là bằng cách sao chép dữ liệu đó từ bảng tính, sau đó dán nó vào tài liệu đích. Đối với hầu hết các phần, điều này chỉ hoạt động với dữ liệu thực sự đơn giản vì dữ liệu đó chỉ trở thành một bảng cơ bản hoặc tập hợp các cột trong Word (tùy thuộc vào tùy chọn dán bạn chọn).

Mặc dù đôi khi có thể hữu ích, hai tùy chọn khác của bạn - liên kết và nhúng - mạnh hơn nhiều và là những gì chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm trong bài viết này. Cả hai đều khá giống nhau, cuối cùng bạn sẽ chèn một bảng tính Excel thực tế vào tài liệu mục tiêu của mình. Nó sẽ trông giống như một bảng tính Excel và bạn có thể sử dụng các công cụ của Excel để thao tác với nó. Sự khác biệt đến từ cách hai tùy chọn này xử lý kết nối của chúng với bảng tính Excel gốc đó:

• nếu bạn liên kết một bảng tính Excel trong một tài liệu, tài liệu đích và bảng Excel gốc duy trì kết nối. Nếu bạn cập nhật tệp Excel, các cập nhật đó sẽ tự động được phản ánh trong tài liệu đích.
• nếu bạn nhúng một bảng tính Excel trong một tài liệu, kết nối đó bị hỏng. Cập nhật bảng Excel gốc không tự động cập nhật dữ liệu trong tài liệu đích.

Có những lợi thế cho cả hai phương pháp, tất nhiên. Một lợi thế của việc liên kết tài liệu (ngoài việc duy trì kết nối) là nó giữ kích thước tệp tài liệu Word của bạn xuống, vì dữ liệu chủ yếu vẫn được lưu trữ trong trang tính Excel và chỉ được hiển thị trong Word. Một nhược điểm là tệp bảng tính gốc cần ở cùng một vị trí. Nếu không, bạn sẽ phải liên kết lại. Và vì nó phụ thuộc vào liên kết đến bảng tính gốc, nên sẽ không hữu ích nếu bạn cần phân phối tài liệu cho những người không có quyền truy cập vào vị trí đó.

Mặt khác, việc nhúng tài liệu sẽ tăng kích thước của tài liệu Word của bạn, vì tất cả dữ liệu Excel đó thực sự được nhúng vào tệp Word. Có một số lợi thế khác biệt để nhúng, mặc dù. Ví dụ: nếu bạn đang phân phối tài liệu đó cho những người có thể không có quyền truy cập vào trang tính Excel ban đầu hoặc nếu tài liệu cần hiển thị trang tính Excel đó tại một thời điểm cụ thể (thay vì được cập nhật), hãy nhúng (và ngắt kết nối với trang tính gốc) có ý nghĩa hơn.

Vì vậy, với tất cả những điều đó, hãy xem cách liên kết và nhúng Bảng tính Excel trong Microsoft Word.

Cách liên kết hoặc nhúng bảng tính Excel trong Microsoft Word

Liên kết hoặc nhúng một bảng tính Excel vào Word thực sự khá đơn giản và quá trình thực hiện gần như giống hệt nhau. Bắt đầu bằng cách mở cả bảng tính Excel và tài liệu Word bạn muốn chỉnh sửa cùng một lúc.

Trong Excel, chọn các ô bạn muốn liên kết hoặc nhúng. Nếu bạn muốn liên kết hoặc nhúng toàn bộ trang tính, nhấp vào hộp ở điểm nối của các hàng và cột ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ trang tính.

Sao chép các ô đó bằng cách nhấn CTRL + C trong Windows hoặc Command + C trong macOS. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọn, sau đó chọn tùy chọn Sao chép Sao chép trên menu ngữ cảnh.

Bây giờ, chuyển sang tài liệu Word của bạn và nhấp để đặt điểm chèn nơi bạn muốn tài liệu được liên kết hoặc nhúng đi. Trên tab Trang chủ của Dải băng, nhấp vào mũi tên xuống bên dưới nút Dán Dán, và sau đó chọn lệnh Dán Dán Đặc biệt từ trên menu thả xuống.

Điều này sẽ mở cửa sổ Paste Special. Và đây là nơi bạn sẽ tìm thấy chức năng duy nhất khác nhau trong các quá trình liên kết hoặc nhúng một tệp.

Nếu bạn muốn nhúng bảng tính của bạn, chọn tùy chọn Paste Paste ở phía bên trái. Nếu bạn muốn liên kết thay vào đó, hãy chọn tùy chọn của bạn. Nghiêm túc mà nói, đó là nó. Quá trình này là giống hệt nhau.

Cho dù bạn chọn tùy chọn nào, tiếp theo bạn sẽ chọn Đối tượng trang tính Microsoft Excel trong hộp ở bên phải, sau đó nhấp vào nút OK OK..

Và bạn sẽ thấy bảng Excel của bạn (hoặc các ô bạn đã chọn) trong tài liệu Word của bạn.

nếu bạn liên kết dữ liệu Excel, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp trong Word, nhưng bạn có thể nhấp đúp vào bất cứ nơi nào trên đó để mở tệp bảng tính gốc. Và mọi cập nhật bạn thực hiện cho bảng tính gốc đó sẽ được phản ánh trong tài liệu Word của bạn.

nếu bạn nhúng dữ liệu Excel, bạn có thể chỉnh sửa nó trực tiếp trong Word. Bấm đúp vào bất cứ nơi nào trong bảng tính và bạn sẽ ở trong cùng một cửa sổ Word, nhưng Dải băng Word được thay thế bằng Dải băng Excel và bạn có thể truy cập tất cả các chức năng của Excel. Nó thật tuyệt.

Và khi bạn muốn dừng chỉnh sửa bảng tính và quay lại điều khiển Word, chỉ cần nhấp vào bất kỳ nơi nào bên ngoài bảng tính.

Lưu ý: Nếu bạn làm việc trên một tài liệu Word và muốn bao gồm một bảng tính mà bạn chưa tạo, bạn có thể. Bạn thực sự có thể chèn Bảng tính Excel ngay từ menu thả xuống Bảng trên Dải băng.