Làm thế nào để không bao giờ fax tài liệu một lần nữa

Máy fax vẫn đang vận chuyển dọc theo các văn phòng trên khắp thế giới. Các cơ quan chính phủ, luật sư, bác sĩ và các tổ chức chuyển động chậm khác thường vẫn yêu cầu fax - tốt nhất, đó là một điều ác cần thiết.

Fax thường được coi là an toàn hơn email, mặc dù thực sự không phải vậy. Máy fax liên lạc qua các đường dây điện thoại mà không có bất kỳ mã hóa nào và máy fax thường được giữ ở những khu vực bận rộn, nơi mọi người có thể dễ dàng lấy tài liệu.

Các lựa chọn thay thế cho Fax

Có rất nhiều lựa chọn thay thế cho fax. Nếu bạn không bị giới hạn bởi luật pháp hoặc bởi vì người ở đầu bên kia yêu cầu bạn sử dụng fax, hãy thử một trong những lựa chọn thay thế sau:

• Tài liệu email: Có, email khiêm tốn có thể thay thế nhiều bản fax. Có thể bạn đang fax tài liệu được nhập từ máy tính, vậy tại sao phải sử dụng máy fax? Đính kèm tệp vào email hoặc chỉ bao gồm văn bản quan trọng trong chính email.
• Quét và gửi email: Nếu bạn có một máy fax cũng có chức năng như một máy quét, bạn có thể sử dụng nó để quét các tài liệu giấy vào máy tính của bạn dưới dạng tệp PDF. Đính kèm các tệp PDF đó vào một email để gửi chúng cùng. Bạn thậm chí có thể thử sử dụng điện thoại của mình để quét tài liệu - chắc chắn, đó sẽ không phải là chất lượng tốt nhất, nhưng chúng tôi đã thấy một số bản fax chất lượng khá thấp.
• Tải lên Tài liệu: Một số tổ chức có thể cho phép bạn tải lên các tệp tài liệu được quét này trên web thay vì chỉ gửi email cho họ.
• Sử dụng thư điện tử: Snail mail là một cách thay thế chậm hơn để gửi fax tệ hơn theo nhiều cách, nhưng nó không phải lúc nào cũng xấu. Nếu bạn không có máy fax và tài liệu không khẩn cấp, bạn thường có thể gửi tài liệu cho hầu hết các tổ chức thay vì gửi fax. Chắc chắn, bạn phải đối phó với hệ thống bưu chính, nhưng ít nhất bạn không phải fax bất cứ điều gì.

Ký tài liệu mà không cần in chúng

Bạn có thể phải ký các tài liệu và gửi chúng cho ai đó, và một khi chúng được in ra, bạn có thể muốn gửi fax chúng. Rốt cuộc, phương án thay thế sẽ là in tài liệu, ký tên, quét lại vào máy tính của bạn và gửi email. Thay vì lãng phí thời gian của bạn để làm điều này, bạn có thể sử dụng phần mềm để áp dụng chữ ký thực của bạn cho một tài liệu trên máy tính của bạn. Chỉ cần chụp chữ ký của bạn một lần và nó sẽ được lưu dưới dạng hình ảnh bạn có thể áp dụng cho các tài liệu. Bạn có thể dễ dàng ký các tài liệu trong tương lai mà không cần in chúng.

Nếu bạn có một máy tính bảng có bút stylus, bạn thậm chí có thể sử dụng bút stylus để ký một tài liệu trực tiếp trên màn hình của bạn.

Fax tài liệu trực tuyến

Dịch vụ fax trực tuyến cho phép bạn fax tài liệu mà không cần máy fax của riêng bạn hoặc thậm chí là một đường dây điện thoại. Bạn sử dụng giao diện dựa trên web để tải lên tài liệu và nhập số điện thoại của người nhận. Bản thân dịch vụ sẽ chăm sóc tất cả những thứ ở dặm cuối, fax tài liệu của bạn đến máy fax từ xa thông qua đường dây điện thoại của họ.

Nếu bạn chỉ cần gửi fax hiếm khi, các dịch vụ này sẽ cho phép bạn gửi một vài trang ở đây và ở đó mà không tốn một xu. Nếu bạn phải fax tài liệu thường xuyên hơn, bạn có thể phải trả tiền - nhưng dù sao bạn cũng phải trả tiền cho máy fax và đường dây điện thoại.

Các dịch vụ này về mặt kỹ thuật liên quan đến fax, nhưng ít nhất họ không cảm thấy muốn sử dụng máy fax cũ kỹ và không yêu cầu bạn phải có điện thoại cố định.

Nhận Fax trực tuyến

Nhận fax có thể là một vấn đề đau đầu nếu bạn có một văn phòng tại nhà. Máy fax của bạn cần được bật và nghe fax mọi lúc. Bạn cần một đường dây chuyên dụng để nhận fax để bạn không bỏ lỡ bất kỳ bản fax nào khi bạn sử dụng điện thoại. Bạn có thể thử yêu cầu mọi người fax cho bạn một tài liệu vào một thời điểm cụ thể khi bạn chắc chắn rằng điện thoại cố định của bạn không bị trói.

Thay vì đối phó với tất cả những điều vô nghĩa này, hãy yêu cầu mọi người quét và gửi email tài liệu cho bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác nếu bạn không muốn dựa vào email - ví dụ: bạn có thể sử dụng JotForm cùng với Dropbox để tạo một trang web nơi mọi người có thể tải lên các tệp PDF và chúng sẽ xuất hiện trong một thư mục trong Dropbox của bạn.

Bạn cũng có thể thử sử dụng một dịch vụ cung cấp cho bạn số fax chuyên dụng và cho phép bạn nhận fax ở đó. Chúng thường có chi phí - sau tất cả, dịch vụ fax phải trả tiền cho một số điện thoại cố định chuyên dụng và theo dõi nó cho bạn. eFax cung cấp 10 trang đến miễn phí mỗi tháng, mặc dù họ không cung cấp cho bạn bất kỳ trang gửi đi miễn phí nào. HelloFax cho phép bạn gửi năm trang miễn phí, nhưng đó là nó. Mọi dịch vụ gửi fax trực tuyến miễn phí đều có một ưu điểm như thế này - ưu đãi miễn phí tồn tại để thu hút bạn, trong khi bạn phải trả tiền cho các tính năng quan trọng nhất. Fax liên quan đến việc can thiệp vào máy fax và số điện thoại cố định, và điều đó không miễn phí. Nó cũng thường được sử dụng cho mục đích kinh doanh và các doanh nghiệp sẵn sàng chi tiền cho việc này..

Phương pháp cuối cùng: Sử dụng máy Fax thực tế mà không cần sở hữu

Nếu bạn không muốn giao dịch với các dịch vụ trực tuyến hoặc thư điện tử và bạn hoàn toàn không có lựa chọn nào khác ngoài việc gửi tài liệu không thường xuyên dưới dạng fax, vẫn có một cách khác để mua máy fax của riêng bạn và sử dụng điện thoại cố định. Bạn có thể có thể ghé thăm một cửa hàng địa phương cung cấp sao chép và họ sẽ cho phép bạn trả một vài xu để gửi fax. Điều này không lý tưởng nếu bạn thường xuyên gửi fax, nhưng nếu bạn phải fax một cái gì đó mỗi năm một lần, đây có thể là một lựa chọn ổn.

Tất nhiên, điều này vẫn liên quan đến việc sử dụng máy fax. Một số tổ chức chỉ yêu cầu fax và bạn có thể không cảm thấy thoải mái khi tải các tài liệu cực kỳ nhạy cảm lên dịch vụ fax dựa trên web. Bạn không thể làm gì nhiều nếu bạn phải đối phó với một tổ chức yêu cầu fax.

Fax vẫn sẽ ở với chúng tôi trong một thời gian, nếu chỉ vì các quy định khuyến khích các tổ chức y tế và pháp lý tiếp tục sử dụng hệ thống fax cũ thay vì các giải pháp thay thế hiện đại.

Tín dụng hình ảnh: Abhisek Sarda trên Flickr, những câu chuyện về một yêu quái lang thang trên Flickr, AuthenticEccentric trên Flickr