Cách không bao giờ mất tệp được lưu trữ trong Dropbox và các dịch vụ đồng bộ hóa tệp khác

Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive và các dịch vụ đồng bộ hóa tệp khác đều thuận tiện, nhưng chúng cũng đồng bộ xóa và thay đổi. Bạn có thể thường xuyên khôi phục các tệp đã xóa hoặc hoàn tác các thay đổi, nhưng chúng không nên là phương thức sao lưu duy nhất của bạn.

Hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây cung cấp một cách để phục hồi các tệp qua web và nhiều dịch vụ cho phép bạn hoàn tác các thay đổi đối với các tệp của mình và lấy lại các phiên bản cũ hơn. Nhưng họ chỉ giữ những tập tin cũ này quá lâu.

Xóa và thay đổi đồng bộ hóa ngay lập tức

Khi bạn sử dụng một dịch vụ như Dropbox để lưu trữ các tệp quan trọng của mình, một bản sao chính của Cameron được lưu trữ trên các máy chủ của dịch vụ. Mỗi khi bạn xóa hoặc sửa đổi tệp, chương trình sẽ đồng bộ hóa các thay đổi của bạn với máy chủ và những thay đổi đó đồng bộ hóa trên các máy tính khác của bạn.

Càng xa càng tốt. Nhưng điều này có nghĩa là, nếu bạn vô tình xóa một tệp, nó sẽ bị xóa ngay lập tức khỏi các máy tính khác của bạn. Nếu bạn sửa đổi một tệp, nó sẽ thay đổi trên tất cả các máy tính khác của bạn. Nếu máy tính của bạn bị nhiễm phần mềm độc hại và phần mềm độc hại đó ngăn chặn các tệp của bạn, các phiên bản bị giả mạo sẽ đồng bộ hóa với các máy tính khác của bạn. Nếu chương trình đồng bộ hóa có lỗi và vô tình xóa một số tệp, chúng cũng sẽ bị xóa trên các máy tính khác của bạn..

Bản sao các tệp của bạn trên các máy chủ từ xa đủ điều kiện là bản sao lưu ngoại vi và chúng sẽ giúp bảo vệ các tệp của bạn nếu tất cả phần cứng của bạn bị hỏng hoặc bị đánh cắp. Nhưng những thay đổi xảy ra ngay lập tức và các tệp cũ chỉ được lưu giữ quá lâu.

Có nhiều cách để lấy lại những tệp đã xóa và trở lại các bản sao cũ của tệp của bạn, nhưng chúng bị giới hạn.

Bao lâu bạn có thể lấy lại các tập tin đã xóa

Khi bạn xóa các tệp khỏi dịch vụ lưu trữ đám mây, chúng sẽ được gửi đến Thùng rác (trên Windows) hoặc Thùng rác (trên máy Mac). Đó là tin tốt - nếu khách hàng đồng bộ hóa tệp của bạn quyết định xóa một số tệp, chúng sẽ ở trên máy tính của bạn, sẵn sàng để được phục hồi.

Nhưng bạn có thể sẽ dọn sạch Thùng rác hoặc Thùng rác mà không nhận thấy. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải khôi phục chúng từ trang web của dịch vụ lưu trữ đám mây.

Dropbox chỉ giữ các tệp đã bị xóa trong 30 ngày, vì vậy bạn sẽ phải chú ý rằng tệp đã bị xóa và khôi phục nó trước đó. Những người đăng ký chuyên nghiệp với Lịch sử Phiên bản mở rộng của Cameron có thể khôi phục các tệp trong tối đa một năm.

Các dịch vụ khác hào phóng hơn. Google Drive dường như không bao giờ tự động xóa các tệp đã xóa khỏi thùng rác. OneDrive xóa các tệp sau một năm nhưng sẽ tự động bắt đầu xóa các tệp cũ nhất sau ba ngày nếu Thùng rác đầy.

Apple iCloud Drive không cung cấp bất kỳ cách nào để lấy lại tệp đã bị xóa - thậm chí không phải thùng rác hoặc thùng rác. Nó chỉ phụ thuộc vào việc bạn có bản sao lưu Time Machine cục bộ.

Bao lâu bạn có thể hoàn nguyên các tệp đã sửa đổi

Dịch vụ lưu trữ đám mây cũng giữ các phiên bản trước của tệp. Nếu bạn - hoặc một chương trình trên máy tính của bạn - sửa đổi các tệp này, bạn có thể lấy lại chúng bằng cách quay lại phiên bản cũ hơn của tệp. Bạn cũng có thể làm điều này từ trang web của dịch vụ - nhấp chuột phải vào tệp và chọn tùy chọn thích hợp để xem danh sách các phiên bản cũ hơn của tệp bạn có thể sử dụng.

Như với thùng rác hoặc thùng rác, vấn đề là các dịch vụ sẽ không giữ các phiên bản cũ này mãi mãi. Rốt cuộc, chúng chiếm không gian.

Dropbox chỉ giữ ảnh chụp nhanh các phiên bản trước của tệp trong 30 ngày. Bạn sẽ cần tính năng Lịch sử Phiên bản mở rộng đã trả tiền để có được các phiên bản trước đó tồn tại lâu hơn. Google Drive cũng giữ các phiên bản cũ hơn của tệp của bạn trong 30 ngày.

OneDrive của Microsoft chỉ cung cấp điều này cho các tài liệu Office và iCloud Drive của Apple hoàn toàn không cung cấp nó. Cả hai đều phụ thuộc vào bạn có bản sao lưu cục bộ.

Thực hiện sao lưu cục bộ thường xuyên để giữ an toàn cho tệp của bạn

Giải pháp thực sự ở đây - một giải pháp sẽ đảm bảo bạn sẽ luôn có một bản sao lưu của bất kỳ tệp quan trọng nào bạn có thể vô tình xóa hoặc sửa đổi, ngay cả khi dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn không chọn - cũng là tạo bản sao lưu cục bộ.

Bạn không cần bất cứ điều gì lạ mắt hoặc phức tạp. Chỉ cần kết nối ổ cứng ngoài mỗi tuần một lần hoặc lâu hơn và chạy công cụ sao lưu của hệ điều hành. Trên Windows 7, đó là Windows Backup. Trên Windows 8, 8.1 hoặc 10, đó là Lịch sử tệp - nếu bạn đang sử dụng Lịch sử tệp, hãy chắc chắn rằng nó cũng sao lưu thư mục lưu trữ đám mây của bạn. Trên máy Mac, đó là cỗ máy thời gian. Miễn là bạn đồng bộ hóa nội dung của bộ lưu trữ đám mây với PC, công cụ sao lưu sẽ tạo một bản sao của các tệp đó và lưu trữ chúng trên ổ đĩa sao lưu.

Bạn có thể không bao giờ phải chạm vào các bản sao lưu này nếu dịch vụ lưu trữ đám mây của chúng tôi không bao giờ có vấn đề gì, nhưng bạn sẽ biết ơn về bản sao lưu bổ sung nếu bạn cần. Nếu bạn lưu trữ các tệp quan trọng trong bộ nhớ đám mây, hãy đảm bảo bạn có bản sao lưu cục bộ - chỉ trong trường hợp.