Cách bảo vệ tài liệu và tệp PDF bằng mật khẩu của chủ sở hữu và người dùng trong LibreOffice

Có hai cách để bảo vệ tệp PDF: mật khẩu chủ sở hữu và mật khẩu người dùng. Chúng tôi sẽ giải thích mục đích của từng mục và chỉ cho bạn cách áp dụng chúng cho các tệp PDF của mình.

Chủ sở hữu hoặc quyền, mật khẩu cho phép bạn áp dụng quyền đối với tệp PDF. Ví dụ: nếu bạn không muốn cho phép in tệp PDF hoặc trích xuất các trang, bạn có thể chọn những gì bạn muốn cho phép và không cho phép và áp dụng mật khẩu chủ sở hữu cho tệp PDF. Mật khẩu chủ sở hữu cũng có thể được gọi là mật khẩu chủ. Đó là những gì cho phép bạn thay đổi các quyền đó.

Mật khẩu Người dùng hoặc Mở, cho phép bạn yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để thậm chí xem PDF. Nếu họ không nhập đúng mật khẩu, tệp PDF sẽ không mở.

Có một số dịch vụ trực tuyến để bảo vệ các tệp PDF, chẳng hạn như PDFProtect, nhưng nếu bạn muốn thêm mật khẩu vào một tài liệu nhạy cảm, có lẽ bạn không thoải mái khi tải nó lên một dịch vụ mà bạn không biết. Vì vậy, chúng tôi sẽ tập trung vào tùy chọn ngoại tuyến tốt nhất trong hướng dẫn này.

Chúng tôi đã đề cập đến cách tạo một tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Word, nhưng điều đó chỉ thêm mật khẩu người dùng. Không có tùy chọn để thêm mật khẩu chủ sở hữu. Chúng tôi đã thực hiện một số nghiên cứu và tìm thấy tùy chọn tốt nhất để bảo vệ các tệp PDF của bạn ngoại tuyến là bộ ứng dụng văn phòng miễn phí LibreOffice. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bảo vệ tài liệu Microsoft Word hoặc LibreOffice Writer bằng mật khẩu và cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu từ tài liệu.

LƯU Ý: Chúng tôi sử dụng một tệp Word trong ví dụ của chúng tôi, nhưng bạn có thể làm điều tương tự với các tài liệu LibreOffice Writer (các tệp .odt). Bạn cũng có thể mở tệp PDF trong LibreOffice. Chúng mở trong LibreScript Draw, ngay cả khi bạn ở trong Nhà văn, Calc hoặc Ấn tượng, nhưng quy trình bảo vệ mật khẩu trong Draw cũng giống như trong các chương trình LibreScript khác và được mô tả trong Cách cách chuyển đổi tài liệu sang Mật khẩu được bảo vệ tệp PDF Phần bên dưới. Bạn sẽ chuyển đổi tệp PDF không được bảo vệ thành mật khẩu được bảo vệ.

Cách thêm mật khẩu mở và quyền vào tài liệu

Trước khi bạn bắt đầu, hãy tải xuống LibreOffice và cài đặt nó, hoặc bạn có thể tải xuống phiên bản di động nếu bạn không muốn cài đặt LibreOffice. Mở LibreScript Writer và sau đó mở tệp Word. Nhấp vào mũi tên xuống trên nút Lưu Lưu trên Thanh công cụ và chọn Lưu Lưu dưới dạng từ menu thả xuống.

Trên hộp thoại Lưu với tên, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tài liệu được bảo vệ. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay thế tài liệu gốc. Nếu bạn muốn lưu tài liệu được bảo vệ dưới dạng một tệp mới, hãy nhập một tên khác cho tệp trong hộp Tên tệp Tên tệp. Để bảo vệ mật khẩu tài liệu, hãy đánh dấu vào hộp Save Save với mật khẩu. Sau đó, nhấp vào Lưu Lưu.

Nếu bạn đang thay thế tệp gốc, hộp thoại Xác nhận Lưu dưới dạng sẽ hiển thị. Nhấp vào Có Có ngay để thay thế tệp.

Trên hộp thoại Đặt mật khẩu, bạn có thể chỉ định hai loại mật khẩu, giống như mật khẩu người dùng và chủ sở hữu cho các tệp PDF. Để yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để xem tài liệu (như mật khẩu người dùng), hãy nhập mật khẩu vào mật khẩu Enter Enter để mở hộp mật khẩu và hộp mật khẩu Xác nhận mật khẩu trong Hộp mật khẩu mã hóa mật khẩu. Nếu bạn cũng muốn bảo vệ tài liệu khỏi việc chỉnh sửa (như mật khẩu của chủ sở hữu), hãy nhấp vào Tùy chọn tùy chọn ở giữa hộp thoại và nhập mật khẩu vào mật khẩu Enter Enter để cho phép chỉnh sửa hộp Hộp thư và Xác nhận mật khẩu Mật khẩu chia sẻ tệp.

LƯU Ý: Mật khẩu chia sẻ tệp chỉ hoạt động đối với tài liệu LibreOffice Writer, không phải tài liệu Word. Nếu bạn muốn sử dụng Mật khẩu chia sẻ tệp, hãy lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp .odt, đây là tùy chọn đầu tiên trong danh sách thả xuống của Lưu Lưu dưới dạng loại trên hộp thoại Lưu dưới dạng trong hình trên.

Nhập mật khẩu để cho phép chỉnh sửa tự động khiến tài liệu mở ở chế độ chỉ đọc. Nếu bạn muốn mở tệp ở chế độ chỉ đọc theo mặc định mà không cần mật khẩu, hãy đánh dấu vào hộp Mở tệp của tệp Open Open và để trống các hộp mật khẩu trong Mật khẩu chia sẻ tệp.

Nhấp vào OK OK OK.

Nếu bạn áp dụng mật khẩu mở cho tài liệu, lần sau khi bạn mở tệp, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mở.

Nếu tệp của bạn là tài liệu LibreOffice Writer (.odt) và bạn đã gán Mật khẩu chia sẻ tệp cho nó, tài liệu sẽ được mở ở chế độ chỉ đọc. Để chỉnh sửa tài liệu, nhấp vào nút Chỉnh sửa tài liệu Chỉnh sửa trong thanh màu vàng.

Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu chia sẻ tệp để có thể sửa đổi tệp.

Cách chuyển đổi tài liệu thành tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Bạn cũng có thể chuyển đổi tài liệu Word hoặc tài liệu LibreScript thành tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu và áp dụng mật khẩu người dùng và chủ sở hữu cho nó. Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu và sau đó chọn Xuất khẩu dưới dạng PDF. Từ menu Tệp.

Trên hộp thoại Tùy chọn PDF, nhấp vào tab Bảo mật của Tiếng Đức.

Trong phần Mã hóa và Cấp phép Tệp, ban đầu, không có mật khẩu mở nào được cài đặt mật khẩu (mật khẩu người dùng) và mật khẩu Không có mật khẩu được đặt mật khẩu (mật khẩu chủ sở hữu). Để đặt các mật khẩu này, nhấp vào Cài đặt mật khẩu.

Trên hộp thoại Đặt mật khẩu, bên dưới Đặt mật khẩu mở, nhập mật khẩu người dùng hai lần sẽ được yêu cầu để xem tệp PDF. Trong Đặt mật khẩu quyền, hãy nhập mật khẩu chủ sở hữu sẽ ngăn tệp PDF được in, chỉnh sửa hoặc trích xuất nội dung từ nó. Nhấp vào OK OK OK.

LƯU Ý: Bạn không phải sử dụng cả hai mật khẩu, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên làm để bảo mật hơn. Một tệp PDF chỉ có một trong hai mật khẩu được áp dụng (một trong hai) không an toàn như một mật khẩu được áp dụng. Planet PDF giải thích tại sao hai mật khẩu tốt hơn một khi bảo mật các tệp PDF.

Bạn được đưa trở lại hộp thoại Tùy chọn PDF và trạng thái của (các) mật khẩu bạn đặt hiển thị bên dưới nút Đặt mật khẩu. Nếu bạn chọn đặt mật khẩu cho phép (chủ sở hữu), các tùy chọn ở bên phải hộp thoại sẽ hoạt động. Nếu bạn không muốn bất cứ ai in tài liệu hoặc thực hiện bất kỳ loại thay đổi nào đối với tài liệu, hãy chọn loại Không được phép dùng trong mục In và Thay đổi. Nếu bạn chỉ muốn giới hạn loại in và những thay đổi có thể được thực hiện, hãy chọn một tùy chọn khác trong phần In và Thay đổi. Nếu bạn không muốn bất kỳ ai sao chép nội dung từ tệp PDF của mình, hãy đảm bảo rằng hộp Bật cho phép sao chép nội dung Hộp sọ được bỏ chọn. Đối với mục đích truy cập, bạn nên bỏ quyền truy cập văn bản Bật Bật cho các công cụ trợ năng. Nhấp vào Xuất khẩu.

Trên hộp thoại Xuất dữ liệu, hãy điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu. Nhập tên cho tập tin vào hộp Tên tập tin tên chèn và bấm vào Lưu Lưu.

Nếu bạn đã gán mật khẩu (người dùng) mở cho tệp PDF, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu đó vào lần tiếp theo bạn mở nó.

Bạn sẽ thấy một người khác (được bảo đảm) ở bên phải tên tệp trong thanh tiêu đề, cho biết đó là một tệp PDF được mã hóa.

Nếu bạn đã áp dụng mật khẩu cấp phép (chủ sở hữu) cho tệp PDF và chọn không cho phép in, bạn sẽ thấy tùy chọn In In ra bị mờ đi khi bạn nhấp vào tab Tệp File..

Các quy trình thêm mật khẩu mở và cấp phép vào tài liệu và để chuyển đổi tài liệu thành tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu giống nhau trong LibreScript Calc, Impress và Draw..