Cách giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn
Các tệp dữ liệu Outlook có thể rất lớn theo thời gian, đặc biệt nếu bạn nhận được nhiều tệp đính kèm. Ngay cả khi bạn xóa thư cũ, kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn vẫn không bị giảm theo.
Các tệp dữ liệu Outlook của bạn (tệp .pst và .ost) bao gồm tất cả các email của bạn (trong tất cả các thư mục của bạn, bao gồm email đã gửi), danh bạ, lịch hẹn, tác vụ và ghi chú, cũng như các tệp đính kèm của chúng. Khi bạn gửi và nhận thêm email và tệp đính kèm, thêm nhiều cuộc hẹn vào lịch của bạn và tạo thêm tác vụ và ghi chú, tệp dữ liệu Outlook của bạn có thể dễ dàng tăng lên vài gigabyte. Của tôi là một gigabyte, nhưng nó vẫn còn khá lớn.
Ngay cả khi bạn làm trống thư mục Các mục đã xóa hoặc để nó tự động xóa khi bạn thoát Outlook, không gian bị chiếm trong tệp dữ liệu sẽ không được giải phóng. Tuy nhiên, bạn có thể lấy lại không gian đó bằng cách đầm tệp dữ liệu Outlook của bạn. Đây là cách để làm điều đó.
Bước một: Kiểm tra tài khoản của bạn và xóa những gì bạn không cần
Trước khi bạn trải qua quá trình nén, bạn sẽ muốn đi qua Outlook và xóa mọi thứ bạn không cần. Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra mức độ lớn của các thư mục khác nhau của bạn, để bạn biết những mục nào sẽ giải phóng không gian nhiều nhất. Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể xóa các mục lịch, tác vụ và ghi chú ngoài email. Để kiểm tra kích thước của các thư mục của bạn, hãy chọn Hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục nào khác) trong tài khoản (tệp dữ liệu Outlook) mà bạn muốn thu gọn và nhấp vào tab Tệp File..
Trên màn hình hậu trường, nhấp vào Công cụ bổ trợ và chọn Hộp thư dọn dẹp từ trên menu thả xuống.
Trên hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư, bấm vào Xem Xem Kích thước Hộp thư.
Hộp thoại Kích thước thư mục hiển thị cho bạn kích thước của từng thư mục trong tài khoản hiện được chọn. Cuộn qua và xem thư mục nào lớn hơn, nơi bạn có thể muốn xóa các mục. Nhấp vào Đóng Đóng khi bạn hoàn thành.
Để xem kích thước của thư mục Các mục đã xóa, nhấp vào Xem Chế độ đã xóa Kích thước các mục đã xóa.
Thư mục Các mục đã xóa của chúng tôi không lớn, nhưng dù sao chúng tôi cũng nên làm trống nó trước khi nén tệp dữ liệu của mình. Nhấp vào Đóng Đóng.
Bạn được đưa trở lại hộp thoại Dọn hộp thư. Nếu bạn muốn xóa nhiều mục hơn khỏi tài khoản của mình, hãy nhấp vào Đóng Đóng Đóng để quay lại tài khoản của bạn. Chọn bất kỳ email, lịch, tác vụ và ghi chú các mục bạn không muốn và nhấn Xóa. Bạn cũng có thể nhấn Shift + Delete để xóa vĩnh viễn các mục đã chọn, bỏ qua thư mục Các mục đã xóa.
Bước hai: Làm trống thư mục các mục đã xóa
Bạn cũng sẽ muốn dọn sạch thùng rác, hoặc thư mục Các mục đã xóa của xóa trước khi tiếp tục. Nếu vẫn còn các mục trong thư mục Các mục đã xóa, có hai cách bạn có thể làm trống thư mục. Một cách là bằng cách nhấp vào Trống Trống trên hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư, nếu nó vẫn mở.
Một hộp thoại xác nhận hiển thị đảm bảo bạn muốn xóa vĩnh viễn các mục trong thư mục Các mục đã xóa. Nhấp vào Có Có.
Nếu hộp thoại Dọn hộp thư không mở, bạn cũng có thể làm trống thư mục Các mục đã xóa trực tiếp trong tài khoản của bạn trên ngăn Thư. Để làm điều này, trước tiên hãy đảm bảo ngăn Thư đang hoạt động. Nhấn Ctrl + 1 để mở ngăn Thư, nếu không. Sau đó, nhấp chuột phải vào thư mục Các mục đã xóa trong tài khoản bạn muốn thu gọn và chọn Thư mục trống rỗng, từ menu bật lên. Hộp thoại xác nhận tương tự như hình trên hiển thị.
Bước ba: Nén dữ liệu Outlook của bạn
Bây giờ bạn đã xóa các mục bạn không muốn và làm trống thư mục Các mục đã xóa, đã đến lúc thu gọn tệp dữ liệu Outlook của bạn. Trong cửa sổ Outlook chính, nhấp lại vào tab File File. Sau đó, đảm bảo màn hình Thông tin tài khoản được kích hoạt. Nếu không, hãy nhấp vào Thông tin ăn vặt trong danh sách các mục bên trái. Nhấp vào Cài đặt tài khoản trên mạng, sau đó chọn Cài đặt tài khoản trên mạng từ menu thả xuống.
Trên hộp thoại Cài đặt tài khoản, nhấp vào tab Tệp dữ liệu.
Chọn tệp dữ liệu Outlook mà bạn muốn thu gọn trong danh sách, sau đó nhấp vào Cài đặt cài đặt.
Nếu tài khoản hiện được chọn là tài khoản POP3 (tệp .pst), hộp thoại sau sẽ hiển thị. Nhấp vào gọn nhẹ ngay bây giờ.
Mặt khác, nếu tài khoản được chọn là tài khoản IMAP (tệp .ost), bạn sẽ thấy hộp thoại sau. Nhấp vào gọn nhẹ ngay bây giờ.
Hộp thoại sau hiển thị trong khi tệp dữ liệu Outlook được nén.
Khi quá trình nén được hoàn tất, bạn được đưa trở lại hộp thoại Tệp dữ liệu Outlook (hoặc Cài đặt tệp dữ liệu Outlook). Nhấp vào.
Nhấp vào Đóng Đóng trên hộp thoại Cài đặt tài khoản.
Tệp dữ liệu Outlook của chúng tôi đã giảm từ khoảng 951 MB xuống còn khoảng 845 MB, vì vậy chúng tôi đã lấy lại được hơn 100 MB dung lượng đĩa. Tệp dữ liệu của bạn càng lớn, bạn càng nhận được nhiều dung lượng.
Nén các tệp dữ liệu Outlook của bạn không chỉ giúp bạn tiết kiệm dung lượng ổ đĩa mà còn có thể cải thiện hiệu suất của Outlook. Một tệp dữ liệu Outlook lớn có thể khiến Outlook mất nhiều thời gian hơn để khởi động, làm việc và tắt. Vì vậy, định kỳ nén tệp dữ liệu Outlook của bạn là một việc làm thông minh.
