Cách giảm kích thước tài liệu Microsoft Office có chứa hình ảnh

Ngay cả trong những thời điểm kết nối internet nhanh, ổ cứng lớn và vô số bộ nhớ đám mây miễn phí, kích thước tệp đôi khi cũng có vấn đề. Bạn có thể có giới hạn về kích thước tệp bạn có thể gửi hoặc nhận qua email hoặc bạn có thể sắp hết dung lượng ổ đĩa. Dù lý do là gì, nếu bạn có tài liệu Office bao gồm hình ảnh, bạn có thể giảm đáng kể kích thước của các tệp đó.

Office đã hoạt động phía sau hậu trường để giúp giữ kích thước tệp nhỏ. Loại tệp DOCX mới hơn về cơ bản hoạt động như một tệp ZIP, nén nội dung của tệp. Hình ảnh và văn bản xuất hiện nhiều lần trong một tài liệu chỉ được lưu trữ một lần trong tệp thực tế. Vì vậy, ít nhất là trong các phiên bản ứng dụng Office mới hơn, bạn sẽ thấy rằng kích thước tệp lớn thường là kết quả của việc có nhiều hình ảnh khác nhau trong tài liệu của bạn.

Tin vui là các ứng dụng Office cũng cung cấp một số công cụ tiện dụng để kiểm tra các kích thước hình ảnh đó. Trong bài viết này, chúng tôi đang sử dụng Office 2016 (cụ thể hơn là Word 2016) làm ví dụ của chúng tôi. Nhưng bạn sẽ tìm thấy các công cụ tương tự mà chúng ta thảo luận trong các ứng dụng Office khác, như Excel và PowerPoint và trong các phiên bản Office trước đó sẽ quay trở lại ít nhất là Office 2010.

Nén hình ảnh trong tài liệu văn phòng của bạn

Bước đầu tiên bạn nên thực hiện khi cố gắng giảm kích thước tệp của tài liệu bằng hình ảnh là nén những hình ảnh đó. Mỗi ứng dụng Office cung cấp một công cụ tiện dụng để làm việc đó. Chúng tôi đang sử dụng Word tại đây (và đó là những gì chúng tôi sẽ đề cập trong các bước sau), nhưng bạn sẽ tìm thấy các tính năng ở cùng một vị trí trong các ứng dụng Office khác.

Trong tài liệu của bạn, nhấp vào bất kỳ hình ảnh để chọn nó. Bấm vào menu Định dạng xuất hiện trên thanh công cụ Office khi bạn chọn ảnh.

Trên menu Định dạng, bấm vào nút Nén Ảnh.

Trong cửa sổ Nén Ảnh, bấm vào Áp dụng chỉ áp dụng cho ảnh này nếu bạn muốn chỉ nén ảnh bạn đã chọn. Khi tùy chọn này không được chọn, hành động của bạn sẽ áp dụng cho tất cả các hình ảnh trong tài liệu. Chọn vùng Xóa hình ảnh bị cắt xén Hình ảnh nếu bạn đã cắt hình ảnh trong tài liệu của mình và muốn xóa các khu vực bạn đã cắt ra. Chỉ cần lưu ý rằng nếu bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ không thể hoàn tác việc cắt xén sau trừ khi bạn đặt lại ảnh gốc. Bạn cũng có thể chọn độ phân giải để nén ảnh. Chọn độ phân giải thấp nhất sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Nhấn OK khi bạn hoàn thành.

Tùy thuộc vào số lượng hình ảnh trong tài liệu của bạn, Word có thể mất vài phút để nén tất cả chúng. Khi hoàn tất, hãy lưu tài liệu của bạn và kiểm tra kích thước tệp mới. Nếu bạn không chắc chắn muốn thực hiện các thay đổi, bạn luôn có thể lưu tài liệu của mình dưới dạng tệp mới và sau đó so sánh kích thước tệp với phiên bản gốc.

Xóa thông tin chỉnh sửa khỏi ảnh

Các ứng dụng Office cung cấp tất cả các loại công cụ chỉnh sửa hình ảnh tuyệt vời được tích hợp ngay. Khi bạn sử dụng chúng, Word sẽ giữ lại hình ảnh gốc và theo dõi các chỉnh sửa bạn đã thực hiện để bạn có thể hoàn tác chúng hoặc quay lại ảnh gốc nếu bạn cần . Nếu bạn hài lòng với cách bạn định dạng hình ảnh của mình, tất cả những thông tin chỉnh sửa đã lưu chỉ làm tăng kích thước tệp của bạn. Nếu việc nén các hình ảnh trong tài liệu của bạn không làm giảm kích thước tệp của bạn đủ xa, bạn cũng có thể xóa Word thông tin định dạng đã lưu. Một lần nữa, bạn có thể muốn lưu tài liệu dưới dạng tệp mới trước khi bắt đầu để bạn có thể trở lại bản gốc nếu cần.

Khi tài liệu của bạn mở, bấm vào menu Tệp.

Trên menu Tệp, bấm Tùy chọn.

Trong cửa sổ Tùy chọn Word, từ các lựa chọn bên trái, bấm Nâng cao.

Trong cửa sổ Tùy chọn từ nâng cao, cuộn xuống phần Kích thước hình ảnh và Chất lượng hình ảnh ở bên phải. Chọn tùy chọn Chỉnh sửa dữ liệu của Disc Disc Disc để có Word loại bỏ thông tin định dạng khi lưu tệp. Các tùy chọn khác trong phần này cho phép bạn bảo vệ tài liệu khỏi bị nén hình ảnh và chọn độ phân giải mặc định khi hình ảnh được nén (mặc dù bạn luôn có thể chọn độ phân giải mới khi thực hiện nén).

Khi bạn đã hoàn thành việc đó, hãy lưu tệp của bạn (hoặc lưu dưới dạng tệp mới) và sau đó kiểm tra kích thước tệp mới. Nó có thể sẽ đi xuống một chút tốt.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã lấy một tệp Word (Tệp File 1.docx, trong hình ảnh sau) có chứa khoảng 20 hình ảnh chất lượng tốt và có kích thước gần 48 MB. Nhiều hình ảnh trong số đó đã bị cắt, một số được thay đổi kích thước và một số được chỉnh sửa theo những cách khác. Sau khi nén hình ảnh và xóa thông tin định dạng đã lưu, tệp mới (Tệp File 2 (đã nén) .docx tựa trong hình ảnh sau) giờ chỉ còn dưới 35 MB, giảm khoảng 27% kích thước tệp. Và để minh họa nén được tích hợp ở định dạng DOCX, chúng tôi cũng đã nén tệp đó. Như bạn có thể thấy, sự khác biệt về kích thước giữa các tệp được nén và giải nén là không đáng kể.

Và đó là nó! Hình ảnh rất lớn và chúng có thể nhanh chóng tăng kích thước của tài liệu Office của bạn. Nhưng bằng cách sử dụng các công cụ nén tích hợp trong ứng dụng Office và xóa thông tin chỉnh sửa cũ, bạn có thể giảm đáng kể kích thước của tài liệu Office có chứa hình ảnh mà không cần nỗ lực nhiều.