Cách gửi và nhận fax trực tuyến mà không cần máy fax hoặc đường dây điện thoại

Một số doanh nghiệp và cơ quan chính phủ chậm tiến độ có thể không chấp nhận tài liệu qua email, buộc bạn phải fax chúng. Nếu bạn buộc phải gửi fax, bạn có thể làm điều đó từ máy tính của mình miễn phí.

Trước đây chúng tôi đã đề cập đến các cách để ký điện tử tài liệu mà không cần in và quét chúng. Với quy trình này, bạn có thể ký điện tử một tài liệu và gửi fax cho doanh nghiệp - tất cả trên máy tính của bạn và không cần in ấn.

Máy Fax hoạt động như thế nào (và tại sao chúng quá bất tiện)

Điều này không dễ như nó phải vậy. Tất cả các máy fax được kết nối với các đường dây điện thoại cũ đơn giản. Khi bạn sử dụng máy fax tiêu chuẩn, máy fax đó sẽ thực hiện cuộc gọi điện thoại đến số bạn chỉ định. Máy fax tại câu trả lời số đích và tài liệu được truyền qua một cuộc gọi điện thoại.

Quá trình này đã được phát minh ra trước Internet và có vẻ buồn cười cổ xưa vào thời điểm này. Để thực hiện fax, một người có thể nhập tài liệu, in ra và quét vào máy fax gửi qua đường dây điện thoại. Người nhận fax sau đó có thể quét tài liệu đã fax và biến nó trở lại thành một tệp kỹ thuật số. Họ đã đến vòng tròn đầy đủ - tài liệu được gửi từ máy tính này sang máy tính khác với nhiều công việc bổ sung và chất lượng hình ảnh bị mất.

Lý tưởng nhất là bạn có thể gửi tài liệu qua email hoặc phương thức trực tuyến an toàn hơn. Nhiều doanh nghiệp coi fax là một phương thức truyền tài liệu an toàn, nhưng thực sự không phải vậy - nếu ai đó rình mò trên đường dây điện thoại, họ có thể dễ dàng chặn tất cả các tài liệu được fax.

Không có cách nào để kết nối với máy fax trực tiếp qua Internet, vì máy fax chỉ được kết nối với đường dây điện thoại. Để thực hiện fax trực tuyến, chúng tôi sẽ cần một số loại cổng chấp nhận tài liệu qua Internet và truyền tài liệu đến máy fax. Đó là nơi các dịch vụ dưới đây xuất hiện. Đưa cho họ một tài liệu và họ sẽ thực hiện công việc khó chịu là quay số máy fax và gửi tài liệu của bạn qua đường dây điện thoại.

Bạn có thể Fax chỉ với máy tính của mình, nhưng

Bạn có thể bỏ qua các dịch vụ dưới đây, tất nhiên. Microsoft Windows thậm chí còn chứa ứng dụng Fax và Quét cho phép bạn gửi fax. Điều hấp dẫn là bạn cần máy tính của mình kết nối với đường dây điện thoại - vâng, điều này có nghĩa là bạn cần modem fax quay số. Bạn cũng cần kết nối điện thoại cố định và bạn phải bảo mọi người tắt điện thoại khi bạn gửi fax, giống như trong những ngày Internet quay số cũ. Tất nhiên, nếu bạn đã fax nhiều, bạn có thể trả tiền cho một đường dây điện thoại fax chuyên dụng - điều này thậm chí có thể cần thiết nếu bạn nhận được nhiều fax.

Điều này rõ ràng không lý tưởng. Chắc chắn, nếu bạn cần gửi khá nhiều bản fax, hãy tiếp tục và mua một máy fax hoặc modem và nối nó với điện thoại cố định của bạn. Nhưng có lẽ bạn không cần phải gửi và nhận fax thường xuyên - bạn hy vọng chỉ cần gửi fax thường xuyên bất cứ khi nào bạn va vào một tổ chức bị mắc kẹt trong quá khứ.

Quét tài liệu hoặc sử dụng tệp kỹ thuật số hiện có

Quá trình cơ bản là đơn giản. Trước tiên, bạn sẽ cần quét tài liệu bạn muốn fax, giống như bạn sẽ gửi tài liệu đó qua email. nếu bạn không có máy quét nằm xung quanh, bạn có thể muốn thử quét nó bằng điện thoại thông minh của mình. Nếu tài liệu đã là một tệp trên máy tính của bạn, xin chúc mừng - bạn không phải quét bất cứ thứ gì.

Với tài liệu hiện ở dạng kỹ thuật số, bạn có thể gửi nó đến một dịch vụ sẽ thực hiện công việc fax khó chịu cho bạn.

Gửi Fax trực tuyến, miễn phí

Có rất nhiều dịch vụ fax trực tuyến ngoài đó thật khó để đưa ra quyết định sáng suốt về việc nên chọn dịch vụ nào. Điều đầu tiên cần xem xét là bạn là loại người dùng nào, tần suất bạn sẽ fax và những tính năng bạn cần.

Người dùng quyền lực: RingCentral Fax

Nếu bạn sẽ gửi fax nhạy cảm mọi lúc hoặc bạn làm việc cho một công ty và bạn đang cố gắng chọn một dịch vụ, RingCentral Fax, được sở hữu một phần bởi Cisco và AT & T, có lẽ là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn, đặc biệt là vì chúng có rất nhiều tính năng bảo mật tuyệt vời và hỗ trợ cho nhiều người dùng với các dòng fax riêng biệt.

Nó có tất cả các tính năng bạn có thể tưởng tượng, bao gồm tích hợp với Outlook, Google Drive, Dropbox, Box và thậm chí bạn có thể nhận được một số điện thoại miễn phí. Nó cũng có nhiều tính năng bảo mật sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp hoặc những người đang truyền thông tin an toàn.

Tất nhiên, nếu bạn chỉ muốn gửi một vài bản fax, bạn có thể đăng ký một trong những gói giá rẻ của họ bắt đầu dưới $ 13 mỗi tháng và sau đó chỉ cần hủy sau một hoặc hai tháng.

Người dùng thường xuyên

Nếu bạn cần gửi fax thường xuyên, chúng tôi khuyên dùng MyFax, cho phép bạn gửi tối đa 10 trang miễn phí mà không phải trả tiền. Điều này không có vẻ nhiều, nhưng nó nhiều trang hơn mỗi tháng so với hầu hết mọi người phải fax mỗi năm. Nếu bạn cần gửi thêm trang mỗi tháng, bạn có thể nâng cấp lên gói thông thường.

Bạn sẽ cần xác nhận địa chỉ email của mình để gửi fax miễn phí.

Nhận fax

Nếu bạn cần nhận fax, bạn sẽ phải đăng ký dịch vụ trả phí. Dịch vụ sẽ cần thiết lập một số điện thoại chuyên dụng cho đường dây fax của bạn và điều đó sẽ tốn tiền. RingCentral, MyFax và nhiều dịch vụ khác sẽ làm điều này nếu bạn trả tiền.

May mắn thay, ít nhất bạn sẽ có thể dùng thử miễn phí - RingCentral cung cấp 30 ngày nhận fax miễn phí, ví dụ:.

Có nhiều dịch vụ fax để sử dụng và nếu bạn chỉ cần gửi fax thường xuyên, bạn có thể quản lý để làm điều đó miễn phí, nhưng nếu bạn muốn nhận fax, cuối cùng bạn sẽ cần phải đăng ký tài khoản dùng thử . Bạn luôn có thể hủy nếu bạn muốn.

Tín dụng hình ảnh: Matt Jiggins trên Flickr, David Voegussy trên Flickr