Cách gửi tệp lớn qua email

Nhiều máy chủ email từ chối chấp nhận tệp đính kèm email trên một kích thước nhất định. Mặc dù kích thước tệp đính kèm không theo kịp thời đại, có nhiều cách dễ dàng khác để gửi cho ai đó các tệp lớn qua email.

Ngay cả khi bạn đang sử dụng một ứng dụng email trực tuyến hiện đại, kích thước thư bị giới hạn. Gmail, ví dụ, cho phép thư có dung lượng tối đa 25 MB, bao gồm văn bản của thư và mọi tệp đính kèm. Outlook.com chỉ cho phép 10 MB. Khi gửi tin nhắn qua các dịch vụ này, họ sẽ tự động cung cấp cho bạn trợ giúp và đề xuất các lựa chọn thay thế - chẳng hạn như sử dụng ổ đĩa Google cho tệp đính kèm Gmail và OneDrive cho Outlook.com. Điều đó rất tiện dụng, tất nhiên, nhưng nếu bạn đang sử dụng ứng dụng email máy tính để bàn hoặc dịch vụ khác, bạn có thể cần phải tự biết về những thủ thuật này.

Kích thước tối đa của một tệp đính kèm email là gì?

Về lý thuyết, không có giới hạn về lượng dữ liệu bạn có thể đính kèm vào email. Tiêu chuẩn email không chỉ định bất kỳ loại giới hạn kích thước. Trong thực tế, hầu hết các máy chủ email - và một số khách hàng email - thực thi giới hạn kích thước của riêng họ.

Nói chung, khi đính kèm tệp vào email, bạn có thể chắc chắn chắc chắn rằng tối đa 10 MB tệp đính kèm là ổn. Một số máy chủ email có thể có giới hạn nhỏ hơn, nhưng 10MB thường là tiêu chuẩn.

Gmail cho phép bạn đính kèm tối đa 25 MB vào một email, nhưng điều này chỉ được đảm bảo để hoạt động nếu bạn gửi email cho những người dùng Gmail khác. Ngay khi email rời khỏi máy chủ của Gmail, nó có thể bị máy chủ email khác từ chối. Nhiều máy chủ được cấu hình để không chấp nhận hơn 10 MB tệp đính kèm.

Thậm chí không đơn giản như nhìn vào kích thước tệp đính kèm tối đa của dịch vụ bạn sử dụng và dịch vụ bạn đang gửi email - email thường đi qua một số đại lý chuyển thư khi chúng được gửi, do đó bạn có thể bị máy chủ từ chối từ chối cách nếu bạn đính kèm quá nhiều dữ liệu.

Bạn cũng nên nhớ rằng các tệp đính kèm email thường được mã hóa MIME, giúp tăng kích thước của chúng lên khoảng 33%. Vì vậy, 10 MB tệp trên đĩa của bạn sẽ trở thành khoảng 13 MB dữ liệu khi được đính kèm vào email.

Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây

Cho đến nay, tùy chọn đơn giản nhất của bạn là lưu trữ các tệp bạn muốn chia sẻ trên dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tệp với ai đó và thông báo cho họ qua email rằng bạn đã làm như vậy. Sau đó, họ có thể nhấp vào một liên kết và tải tệp trực tiếp vào máy tính của họ.

Nếu bạn sử dụng Gmail hoặc Outlook.com, bạn sẽ thấy rằng Google và Microsoft đã tích hợp Google Drive và OneDrive vào các dịch vụ email tương ứng của họ. Chỉ cần nhấp vào nút Google Drive hoặc SkyDrive khi gửi email và bạn sẽ có thể chia sẻ tệp qua email. Gmail và Outlook sẽ hướng dẫn bạn qua việc chọn một tệp đã tồn tại trong ổ lưu trữ đám mây của bạn hoặc tải lên một tệp mới.

Nếu bạn sử dụng một cái gì đó như Dropbox, bạn có thể chia sẻ tệp từ trang web của dịch vụ lưu trữ đám mây. Ví dụ: nhấp chuột phải vào tệp trên trang web của Dropbox và chọn Liên kết chia sẻ nếu bạn sử dụng Dropbox. Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng Dropbox trên máy tính của mình, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào trong thư mục Dropbox của mình và bạn cũng sẽ thấy lệnh Lệnh Share Share ở đó.

Đây là tùy chọn mà nhiều nhà cung cấp email đang thúc đẩy chúng tôi hướng tới - nếu bạn cố gắng đính kèm một tệp lớn trong Gmail hoặc Outlook.com, trước tiên bạn sẽ được nhắc tải nó lên Google Drive hoặc SkyDrive.

Tạo và gửi tài liệu lưu trữ nhiều phần

Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp tự làm truyền thống hơn, bạn có thể chia tệp của mình thành các phần nhỏ hơn. Ví dụ: nếu bạn có tệp 50 MB bạn muốn gửi email - hoặc thậm chí là tập hợp các tệp lớn - bạn có thể sử dụng chương trình nén tệp như 7-Zip để tạo tệp lưu trữ, sau đó chia tệp lưu trữ thành năm phần 10 MB.

Sau khi tách kho lưu trữ, bạn có thể đính kèm tất cả các phần riêng biệt vào các email riêng biệt. Người nhận sẽ cần tải xuống từng tệp đính kèm, sau đó sử dụng chương trình trích xuất tệp để trích xuất tệp hoàn chỉnh lớn hơn từ các kho lưu trữ riêng biệt.

Mặc dù có thể hơi cồng kềnh, phương pháp truyền thống này vẫn hoạt động tốt như mọi khi. Một số người nhận có thể bị nhầm lẫn bởi các tệp đính kèm riêng biệt - hoặc ít nhất sẽ không thích nhảy qua các vòng để lắp ráp lại chúng. Nếu bạn không chắc chắn liệu người nhận của bạn có biết cách thực hiện việc này hay không, có lẽ tốt hơn là chọn một phương pháp dễ dàng hơn.

Sử dụng dịch vụ gửi tệp lớn

Để giúp trả lời các vấn đề đính kèm lớn, một số dịch vụ gửi tệp đã xuất hiện trực tuyến trong nhiều năm qua. Các dịch vụ này cho phép bạn tải lên một tệp và sau đó cung cấp cho bạn một liên kết đến tải lên của bạn. Sau đó, bạn có thể dán liên kết đó vào email và người nhận có thể nhấp vào liên kết và tải xuống tệp.

Tất nhiên, các dịch vụ này phải kiếm tiền bằng cách nào đó. Họ có thể làm điều đó bằng cách hiển thị quảng cáo, giới hạn kích thước tệp tối đa có sẵn cho người dùng miễn phí hoặc yêu cầu phí đăng ký. Chúng tôi đã bao gồm nhiều dịch vụ trực tuyến này để gửi và chia sẻ các tệp lớn trước đó. Và lưu ý rằng khi bạn sử dụng một dịch vụ trực tuyến, bạn sẽ giao phó nó với các tệp của mình. Điều đó có thể ổn nếu các tệp của bạn không đặc biệt nhạy cảm, nhưng có lẽ bạn sẽ muốn tránh việc tải dữ liệu nhạy cảm lên một dịch vụ miễn phí mà bạn chưa từng nghe thấy trước đây. Tất nhiên, bạn có thể mã hóa các tệp trước khi tải chúng lên - nhưng điều đó cũng sẽ gây thêm rắc rối cho người nhận.

Các dịch vụ gửi tệp này hoạt động tốt, miễn là bạn ổn với bất kỳ quảng cáo hoặc giới hạn nào tồn tại và bạn hiểu các rủi ro - đặc biệt là với các tệp nhạy cảm. Tuy nhiên, chúng tôi thường khuyên bạn chỉ nên sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây thay thế.