Cách sử dụng Dọn dẹp hộp thư để dọn dẹp thư mục rác của bạn
Dọn dẹp hộp thư trong Outlook là một bộ công cụ được thiết kế để loại bỏ rác khỏi hộp thư của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để xem lại kích thước hộp thư của mình, tự động xóa các mục theo kích thước và ngày và thực hiện một số chức năng khác. Hãy đi qua chúng và xem xét.
Đầu tiên, bạn cần mở công cụ. Đi tới Tệp> Công cụ và nhấp vào Dọn dẹp Hộp thư.
Có một số công cụ có sẵn và chúng tôi sẽ bắt đầu bằng cách xem lượng dữ liệu trong hộp thư của bạn.
Xem lại kích thước của hộp thư của bạn
Hộp thư Outlook của bạn được tạo thành từ các thư mục - Hộp thư đến, Mục đã gửi, Lưu trữ, v.v. - và biết kích thước của các thư mục giúp bạn xem tất cả các email của mình ở đâu. Để tìm hiểu, hãy nhấp vào Kích thước Xem Hộp thư.
Điều này sẽ mở ra cửa sổ Kích thước thư mục, cho bạn thấy kích thước của mỗi thư mục. Theo mặc định, nó sẽ mở ra trong tab Dữ liệu cục bộ. Dữ liệu cục bộ là dữ liệu được lưu trữ trên máy tính của bạn trong các tệp .pst and.ost của bạn.
Các cột hiển thị tên, kích thước và tổng kích thước của thư mục (là kích thước bao gồm mọi thư mục con). Phần tốt nhất của chế độ xem này là nó hiển thị cho bạn các thư mục mà bạn có thể không thường xem xét, như lịch. Nếu bạn có vài năm yêu cầu cuộc hẹn và cuộc họp, bạn có thể dễ dàng có một lượng kilobyte kha khá trong lịch mà bạn có thể dọn sạch bằng cách xóa các sự kiện cũ.
Nếu bạn muốn xem kích thước của các thư mục trên máy chủ thư, hãy nhấp vào tab Dữ liệu Máy chủ của Máy tính. Lần đầu tiên bạn mở tab này, có thể sẽ mất một chút thời gian để dữ liệu được điền. Điều này là do Outlook đang liên hệ với máy chủ Exchange, yêu cầu dữ liệu trên các tệp của bạn (được tính khi đang di chuyển), sau đó tải xuống và hiển thị kết quả.
Mỗi lần bạn mở tab này, việc truy xuất dữ liệu sẽ nhanh hơn rất nhiều, vì Exchange chỉ phải thực hiện phân tích khác biệt và hầu hết các thư mục không thay đổi kích thước nhiều như vậy. Khi tab được tải, bạn sẽ thấy kích thước thư mục trên máy chủ Exchange. Giá trị này có thể không giống với kích thước trong tab Dữ liệu cục bộ vì Outlook không nhất thiết phải tải tất cả thư xuống máy tính của bạn.
Ví dụ: trên tab Dữ liệu cục bộ của tôi, Tổng kích thước của thư mục Lưu trữ là 116805 kb, nhưng trên tab Dữ liệu máy chủ, Tổng kích thước là 363399 kb - chênh lệch 246594 kb (265 MB). Đó là rất nhiều thư không thể nhìn thấy trong dữ liệu địa phương. Chuyện gì đang xảy ra vậy?
Theo mặc định, Outlook chỉ giữ một lượng thư nhất định trên máy khách cục bộ của bạn để đảm bảo email của bạn không chiếm quá nhiều dung lượng. Trên các máy tính có ổ cứng lớn hơn 64gb (hầu hết là hiện nay), Outlook sẽ chỉ giữ email từ năm ngoái trên máy tính của bạn. Các thư cũ hơn được giữ trên máy chủ email và bạn có thể truy cập chúng. Bạn có thể tải xuống các thư cũ hơn và thay đổi mặc định này nếu bạn muốn. Hãy nhớ rằng bạn có thể thay đổi mặc định để nó tải xuống ít hơn thư cũng vậy, vì vậy nếu bạn gặp khó khăn về không gian, bạn có thể muốn thay đổi mặc định từ 1 năm thành 6 tháng (hoặc ít hơn).
(Lưu ý: Điều này chỉ ảnh hưởng đến các tài khoản sử dụng máy chủ Microsoft Exchange, như Hotmail, live.com, O365 và một số tài khoản công ty. Nếu bạn đang sử dụng Outlook để tải xuống thư từ các nhà cung cấp khác như Google hoặc Yahoo, cài đặt này sẽ bị bỏ qua và tất cả thư được tải xuống.)
Bây giờ bạn đã biết thư mục của mình chứa bao nhiêu dữ liệu, bạn có thể ưu tiên những thư mục nào bạn dọn sạch.
Tìm kiếm thư cũ hoặc lớn
Nếu bạn đã nhận được thư trong nhiều thư mục khác nhau, bạn có thể tìm kiếm trên toàn bộ hộp thư của mình để tìm thư cũ hơn hoặc lớn hơn.
Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn tìm thư có tệp đính kèm lớn mà bạn có thể xóa hoặc chuyển từ Outlook sang ổ cứng hoặc dịch vụ đám mây. Ví dụ: nếu bạn muốn tìm tất cả các thư trên 5 MB, bạn có thể thay đổi các mục Tìm kiếm lớn hơn trường phạm vi thành 5000 kb và sau đó nhấp vào nút Tìm Tìm.
Bảng tìm kiếm Outlook tiêu chuẩn trở lại với một danh sách các thư có ít nhất 5 MB.
Các kết quả này chỉ trả về email, nhưng bạn có thể thay đổi trường Nhìn Trăm vào bất kỳ loại tệp cụ thể nào nếu bạn muốn truyền mạng rộng hơn.
Từ kết quả tìm kiếm, bạn có thể mở từng email và xóa chúng hoặc xóa tệp đính kèm. Đừng quên lưu tệp đính kèm trước khi xóa hoặc xóa chúng nếu bạn cần lưu chúng.
Khởi động một AutoArchive
Bạn có thể đặt các tham số tự động lưu cho mọi thư mục riêng lẻ trong Outlook, một cái gì đó chúng tôi đã đề cập trước đây như là một phần của cái nhìn rộng hơn về việc giữ cho Outlook chạy trơn tru. Nếu bạn đã thiết lập quy tắc tự động lưu trữ, bạn có thể loại bỏ chúng trong Dọn dẹp hộp thư bằng cách nhấp vào nút Tự động lưu lại.
Quá trình này dao động qua tất cả các thư mục trong Outlook và áp dụng mọi quy tắc lưu trữ tự động mà bạn đã thiết lập. Nếu bạn chưa thiết lập bất kỳ thì bạn có thể lo lắng về việc nhấn nút này một cách tình cờ, nhưng đừng lo lắng - quy tắc tự động mặc định là không làm gì cả.
Xem và làm trống các mục đã xóa
Nếu bạn muốn xóa mềm mềm, hãy xóa thư của bạn bằng cách di chuyển chúng vào thư mục Các mục đã xóa và bạn hiếm khi làm trống nó, tùy chọn này là dành cho bạn.
chú thích: Một số người thích sử dụng thư mục Các mục đã xóa của họ như một loại lưu trữ, ném mọi thứ vào đó và không bao giờ làm trống thư mục. Đây không phải là một ý tưởng tốt, bởi vì có rất nhiều cách bạn có thể làm trống thư mục Các mục đã xóa quá dễ dàng. Thay vào đó, nếu bạn cần giữ một tin nhắn, hãy thiết lập một kho lưu trữ!
Nhấp vào Chế độ xem các mục đã xóa Kích thước Kích thước để xem dung lượng các mục đã xóa của bạn đang chiếm bao nhiêu, sau đó hít một hơi thật sâu và nhấp vào Trống rỗng.
Điều này sẽ xóa tất cả các mục từ thư mục Các mục đã xóa. Nếu điều đó làm bạn sợ thì bằng mọi cách hãy dành một chút thời gian để di chuyển bất kỳ thư quan trọng nào vào Lưu trữ của bạn trước tiên, nhưng bạn thực sự nên làm trống các mục đã xóa của mình thường xuyên và không phải sử dụng nó như một kho lưu trữ.
Xem và xóa thư xung đột
Tùy chọn cuối cùng trong Dọn dẹp hộp thư là xóa các tin nhắn xung đột. Đây là những email mà Outlook cho rằng xung đột với một email hiện có vì chúng có cùng thông tin tiêu đề. Thông thường, điều này là do sự cố đồng bộ hóa tạm thời với máy chủ Exchange và bạn sẽ có thể xóa các email này mà không gặp sự cố. Để xem bạn đã có email nào trong thư mục Xung đột chưa, hãy nhấp vào nút Kích thước xung đột của Chế độ xem xung đột để xem phiên bản được lọc của cửa sổ Kích cỡ thư mục.
Nếu có bất kỳ email nào ở đó, hãy đóng cửa sổ Kích thước thư mục và sau đó nhấp vào nút Xóa Xóa Xóa trong cửa sổ Dọn hộp thư.
Đó là công cụ dọn dẹp hộp thư. Nó không đặc biệt hào nhoáng, nhưng nó hiệu quả và hữu ích.
