Cách tốt nhất để có được số điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng điện thoại di động cá nhân của họ khi thực hiện các cuộc gọi điện thoại liên quan đến công việc. Một số thậm chí có thể đang sử dụng điện thoại cố định cũ cho nhu cầu gọi điện của họ. Mặc dù sử dụng điện thoại di động của bạn rất hợp lý và thật đáng sợ khi thực hiện thay đổi, việc sở hữu một doanh nghiệp trong thế kỷ 21 có thể cần phải nâng cấp.

Thay thế cho điện thoại di động cá nhân và điện thoại cố định là VoIP, hoặc Thoại qua IP, sẽ mang lại cho công ty của bạn cảm giác chuyên nghiệp hơn và lợi thế cạnh tranh. Nếu bạn đang tìm cách tách điện thoại cá nhân của bạn khỏi công việc, nhưng bạn không chắc đó có phải là quyết định tốt nhất hay không, đừng tìm đâu xa. Chúng tôi sẽ xem xét một số lý do tại sao bạn đã lựa chọn đúng.

Cách truyền thống: Nhận một dòng riêng

Nếu bạn đã quyết định ngừng sử dụng điện thoại cá nhân cho doanh nghiệp của mình, cách truyền thống để nhận số mới là chỉ cần lấy một dòng riêng. Điều đó có nghĩa là liên hệ với công ty điện thoại, yêu cầu họ điều hành một đường dây mới đến nhà bạn (thường bao gồm phí thiết lập) và sau đó trả thêm tiền mỗi tháng cho đường dây mới - bạn sẽ trả 20-30 đô la mỗi tháng cho cấp thấp cho một dòng dân cư, và trong phạm vi $ 60 mỗi tháng cho một dòng kinh doanh. Đây vẫn là một lựa chọn, nhưng vấn đề là bây giờ số điện thoại doanh nghiệp của bạn được gắn với địa điểm nhà hoặc văn phòng của bạn và chỉ có thể được trả lời nếu bạn thực sự ở đó. Ngay cả khi bạn có thể có được điện thoại cố định giá rẻ, tùy chọn này vẫn thiếu sự tiện lợi.

Vì đó là năm 2018 và nhiều người có điện thoại di động mà không cần sở hữu điện thoại cố định, nên lựa chọn thứ hai của bạn là chỉ cần lấy điện thoại thứ hai và mang theo bên mình. Hàng tấn chủ doanh nghiệp nhỏ làm điều này, mang theo hai chiếc iPhone và liên tục chuyển đổi giữa chúng. Giải pháp này hoạt động và cho phép bạn trả lời đường dây điện thoại doanh nghiệp từ mọi nơi, nhưng nó không rẻ lắm. Chi phí của một chiếc điện thoại đắt tiền cộng với tiền cho dòng bổ sung tăng lên rất nhanh - ví dụ, một chiếc iPhone 699 đô la cộng với khoảng 30 đô la mỗi tháng cho một dòng phụ kết thúc là hơn 1000 đô la trong một năm. Không phải là cách tốt nhất để đi.

Cách tốt hơn: Thoại qua IP hoặc VoIP

Bây giờ chúng ta đang trong thời đại truy cập internet luôn được kết nối từ mọi thiết bị, bạn không cần phải sử dụng các mạng điện thoại truyền thống nữa. Chúng tôi có thể thực hiện các cuộc gọi điện thoại qua internet không chỉ rẻ hơn và không giới hạn, mà thực sự nghe rõ hơn điện thoại truyền thống, vì vậy bạn có thể hiểu rõ hơn những gì khách hàng của bạn đang nói.

VoIP không chỉ có thể được sử dụng để cấp nguồn cho điện thoại thực trên bàn của bạn mà còn có thể được sử dụng như một ứng dụng trên điện thoại hiện tại cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ điện thoại hiện có nào và tất cả chỉ với một phần chi phí.

Cần nhiều hơn một dòng điện thoại cho doanh nghiệp của bạn? Đó không phải là vấn đề với VoIP, bạn chỉ cần nâng cấp gói của mình và cắm thêm điện thoại vào mạng hoặc cài đặt ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại của bạn.

Và nếu bạn đang nâng cấp doanh nghiệp của mình từ số điện thoại cố định hoặc số điện thoại di động, bạn thường có thể chuyển số hiện tại của mình sang hệ thống VoIP để các liên hệ của bạn có thể liên lạc với bạn.

VoIP có lợi thế rất lớn so với điện thoại truyền thống

Chi phí là lý do lớn nhất mà mọi người chọn chuyển sang VoIP, nhưng đó không phải là điều duy nhất cần xem xét - cũng có những tính năng tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc, và đơn giản là không thể với các tùy chọn đường dây điện thoại truyền thống có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ.

Các tập đoàn lớn có ngân sách để thiết lập và duy trì một hệ thống tổng đài phức tạp với nhân viên tiếp tân và tiện ích mở rộng cho mỗi bàn. Nhưng bạn không cần bận tâm đến tất cả những điều đó bằng cách sử dụng VoIP, có các tính năng đó và nhiều tính năng khác, được tích hợp ngay với mức phí hàng tháng thấp.

• Chuyển hướng cuộc gọi có thể đổ chuông trên tất cả các thiết bị của bạn, có thể đổ chuông trên nhiều điện thoại cùng một lúc và bạn có thể đặt quy tắc để chỉ chuyển tiếp cuộc gọi trong một số giờ nhất định.
• Nhân viên lễ tân làm cho doanh nghiệp của bạn nghe chuyên nghiệp hơn.
• Ghi âm cuộc gọi tự động có thể ghi lại tất cả các cuộc gọi trong và ngoài nước.
• Tiện ích mở rộng cho phép bạn sử dụng một số chính duy nhất để tiếp cận mọi người (vẫn có các đường dây trực tiếp cho mỗi người).
• Hội nghị cho phép bạn cung cấp cho khách hàng của mình một số điện thoại để mọi người có thể dễ dàng tham gia cùng một hội nghị.
• Thư thoại mạnh mẽ sẽ gửi cho bạn email bằng thư thoại và thậm chí có thể chuyển chúng thành văn bản.
• Fax Internet chỉ trong trường hợp bạn cần phải đối phó với chính phủ hoặc một số ngành công nghiệp khác không theo kịp thời đại.
• Và thực sự có hàng tá các tính năng và tích hợp khác vào phần còn lại của doanh nghiệp của bạn.

Đó là năm 2018, mọi thứ sẽ sớm xuất hiện trên đám mây, vậy tại sao điện thoại doanh nghiệp của bạn không? VoIP không phải là thứ tốt nhất trên thị trường hiện tại, đó là tương lai của tất cả các điện thoại.

Cách chọn gói điện thoại doanh nghiệp

Bây giờ bạn đã biết tất cả về những lợi thế của VoIP, đã đến lúc chọn một gói điện thoại kinh doanh và đó là điều khó khăn vì có rất nhiều giải pháp và không có giải pháp nào phù hợp với mọi người. Nhưng may mắn thay, chúng tôi đã có kinh nghiệm điều hành một doanh nghiệp, vì vậy đây là các đề xuất của chúng tôi dựa trên những gì chúng tôi biết.

Nếu bạn làm việc cho một tập đoàn lớn, có lẽ bạn sẽ kết thúc với một giải pháp từ một công ty lớn như Cisco hoặc Avaya, nhưng những hệ thống đó không hoạt động cho tất cả mọi người, và chắc chắn thường không phải là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp nhỏ.

Tổng thể tốt nhất: Văn phòng RingCentral

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tốt nhất với mức giá tốt nhất, RingCentral Office chắc chắn là giải pháp chúng tôi chọn. Và trên thực tế, RingCentral là hệ thống điện thoại mà chúng tôi đã sử dụng trong nhiều năm tại How-To Geek HQ cho các hoạt động phụ trợ của chúng tôi. Thật hiếm khi chúng tôi trực tiếp giới thiệu một dịch vụ, nhưng chúng tôi sử dụng nó.

Một trong những lợi ích khác của RingCentral là nó thực sự thuộc sở hữu của Cisco và AT & T, điều đó có nghĩa là đó không phải là một dịch vụ bay qua đêm sẽ biến mất. Họ đang ở đây để ở lại.

RingCentral có tất cả các tính năng bạn mong đợi từ một dịch vụ điện thoại, bao gồm số địa phương, cuộc gọi và văn bản không giới hạn, ứng dụng di động cho iPhone và Android, thư thoại đến email, tiện ích mở rộng, tiếp viên tự động và mọi tính năng khác mà bạn có thể cần.

Và nếu bạn muốn nâng cấp, bạn thậm chí có thể nhận được 800 số cho doanh nghiệp của mình, sử dụng điện thoại bàn và phòng hội nghị chất lượng cao từ Cisco và các nhà cung cấp khác hoặc tích hợp với Microsoft, Dropbox, Google, Box, Salesforce, Zendesk, Desk.com , và nhiều hơn nữa.

Và với các kế hoạch bắt đầu từ 20 đô la mỗi tháng với bản dùng thử miễn phí, nó thậm chí đủ rẻ cho một doanh nghiệp chỉ có một người.

Các lựa chọn khác: Vonage cho doanh nghiệp, eVoice và Skype for Business

Tất nhiên, có rất nhiều nhà cung cấp VoIP khác để lựa chọn. Vonage for Business là một giải pháp thay thế khá vững chắc, mặc dù mô hình định giá của họ khó hiểu hơn một chút và bạn sẽ cần được tư vấn. Chúng có hầu hết các tính năng giống như bạn cần và chúng là một tên thương hiệu dễ nhận biết. Chúng tôi đã sử dụng Vonage trong quá khứ và chưa bao giờ gặp sự cố với dịch vụ.

Ngoài ra còn có eVoice, không có bất kỳ tùy chọn điện thoại phần cứng nào và thực sự đắt hơn khi bắt đầu. Chúng có rất nhiều tính năng khác, như tiện ích mở rộng, tiếp viên tự động, 800 số và thư thoại để gửi email, nhưng nhìn chung bạn sẽ tốt hơn với RingCentral hoặc Vonage for Business vì các gói đó có quy mô tốt hơn và cung cấp cho bạn điện thoại thực, thay vì chỉ là một ứng dụng đơn giản trên điện thoại của bạn.

Cuối cùng, bạn có thể thử sử dụng Google Voice hoặc Skype for Business, nhưng những tính năng này không có tất cả các tính năng mà bạn mong đợi từ hệ thống điện thoại doanh nghiệp và bạn chỉ còn lại sử dụng một ứng dụng để thực hiện tất cả các cuộc gọi của mình. Bạn mất các khía cạnh chuyên nghiệp khi có một người phục vụ tự động, tiện ích mở rộng và khả năng mở rộng cho một loạt các dòng khi doanh nghiệp của bạn phát triển.