Hệ thống phong bì đơn giản để lưu giữ hồ sơ tài chính
Ảnh của ollily
Đừng băn khoăn về việc không có thời gian để nhập tất cả các giao dịch tài chính của bạn vào một bảng tính hoặc chương trình phức tạp. Hệ thống phong bì để lưu giữ hồ sơ tài chính là bảo trì thấp, hiệu quả chi phí và dễ thực hiện trong thời gian ngắn. Tất cả những gì bạn cần là một số phong bì, dây cao su, bút, bút sắc, bút tô màu, hộp lưu trữ, một giờ vào cuối tháng và tất cả các biên lai của tháng.
Hệ thống phong bì là một cách đơn giản và thú vị để lưu, sắp xếp và lưu trữ biên lai của bạn và giữ hồ sơ tài chính đáng tin cậy.
Bước 1: Lưu tất cả các khoản thu của bạn trong tháng
Trong suốt tháng, nhận được biên lai cho mỗi lần mua hàng bạn thực hiện. Nếu một nhân viên thu ngân không đưa cho bạn biên lai của bạn, đừng quên hỏi. Khi mua hàng trực tuyến, hãy đảm bảo in ra biên lai ngay lập tức. Nếu bạn có thể, hãy in chúng ra giấy mỏng và định dạng chúng sao cho chúng có hình dạng và kích thước tương tự như hóa đơn thông thường.
Giữ biên lai của bạn trong ví của bạn cho đến khi chúng bắt đầu tràn, sau đó đổ chúng vào một phong bì được chỉ định ở nhà. Hãy chắc chắn để dán nhãn cho phong bì một cái gì đó như Biên lai hiện tại, Nhận và giữ nó ở nơi an toàn dễ truy cập.
Bước 2: Sắp xếp Biên lai của bạn vào cuối tháng
Trước khi bạn có thể lưu trữ hồ sơ của mình một cách có trật tự, bạn cần tổ chức các biên lai. Và trước khi bạn có thể sắp xếp chúng, bạn cần hoàn tất từng biên lai.
Đi qua từng cái và tô sáng:
- Cuộc hẹn
- Tổng số tiền chi tiêu (hoặc hoàn lại)
- Loại giao dịch (ví dụ: tiền mặt, ghi nợ, séc, thẻ quà tặng)
Đảm bảo sử dụng công cụ tô sáng màu sáng để mực từ hóa đơn vẫn hiển thị xuyên suốt. Một số hóa đơn có mực rất nhạt dần đi khi được tô sáng. Trong trường hợp đó, chỉ cần tô sáng bên dưới thông tin theo một đường thẳng để nó không bị chảy vào thông tin.
Sau khi tô sáng, viết ghi chú trực tiếp lên biên lai nếu cần:
- Lưu ý các chi phí được khấu trừ thuế có thể liên quan đến kinh doanh hoặc cho từ thiện
- Lưu ý trả lại, tại sao chúng được tạo ra, số tiền được hoàn lại và tổng số ròng mới
- Dán nhãn cho bất kỳ biên lai nào mà không rõ ràng ngay lập tức nơi mua hàng được thực hiện, cho ai được thực hiện hoặc tại sao nó được thực hiện
- Viết ra bất kỳ ghi chú linh tinh nào sẽ giúp bạn lưu giữ hồ sơ tốt hơn, có thể tạo ra lợi nhuận trong tương lai, ngân sách trong tương lai và trở thành người tiêu dùng tốt hơn (ví dụ: sử dụng một phiếu giảm giá nhất định giúp bạn tiết kiệm được một nửa, khi xảy ra bán hàng lớn, v.v. )
Nếu bạn thấy rằng không có đủ không gian trên một hóa đơn cụ thể để ghi các ghi chú này, thì hãy viết chúng lên một tờ giấy nhỏ và ghim nó vào mặt sau của hóa đơn tương ứng. Đảm bảo viết một lời nhắc trên chính biên lai để tham khảo các ghi chú thêm trên trang tiếp theo.
Đây là một biên nhận đã hoàn thành sẽ trông như thế nào (lưu ý rằng đó là chủ yếu đối với các biên lai khác bên dưới nó):
Khi bạn đã hoàn tất ghi chú, hãy sắp xếp lô theo thứ tự thời gian và ghim nó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một cái kẹp giấy. Thay vào đó, không có vấn đề gì nếu bạn sử dụng thứ tự thời gian đảo ngược thay vào đó (với các biên lai gần đây nhất ở trên cùng) nhưng bất cứ điều gì bạn chọn - hãy giữ nó nhất quán. Mặt khác, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc định vị các biên lai riêng lẻ sau này khi bạn phải chuyển đổi giữa hai hệ thống đặt hàng khác nhau.
Bước 3: Lưu trữ biên lai của bạn bằng phong bì và hộp
Sau khi bạn chuẩn bị lô biên lai hàng tháng, hãy đặt nó vào một phong bì. Bạn có thể phải gấp một số biên lai để lô sẽ phù hợp. Xem xét mã hóa màu một phong bì cho mùa hoặc tháng nếu điều đó giúp bạn giữ ngăn nắp.
Sau đó gấp phong bì đóng lại (không niêm phong nó) và lật nó lên. Sử dụng một sắc nét màu đen hoặc màu tối để dán nhãn phong bì. Thực hiện theo ví dụ bên dưới, với tháng và năm ở phía trên bên trái hoặc gắn nhãn theo cách dễ dàng hơn để bạn làm việc với.
Khi bạn đã thu thập được hơn một tháng, hãy xếp các phong bì lại với nhau theo thứ tự thời gian (giữ cho nó phù hợp với thứ tự bạn có cho các hóa đơn thực tế). Đặt một dải cao su xung quanh bó.
Vào cuối năm, bạn sẽ có tất cả các hồ sơ tài chính của bạn được gói trong vòng mười hai phong bì. Trong nhiều năm, bạn sẽ thu thập nhiều gói.
Giữ các gói phong bì của bạn được lưu trữ trong một hộp. Giữ hộp ở một nơi nào đó an toàn và dễ dàng truy cập. Theo thời gian, bạn có thể tích lũy nhiều hộp, sẽ dễ dàng xếp chồng và lưu trữ. Và bất cứ khi nào bạn cần tham khảo hồ sơ tài chính của mình, họ sẽ dễ dàng tìm thấy và truy cập.
Thật lý tưởng khi sử dụng hộp hấp dẫn trực quan thể hiện các mục tiêu tài chính của bạn. Chiếc hộp trong ví dụ dưới đây trưng bày những chiếc ghế thoải mái trong khung cảnh bãi biển thư giãn, vì thời gian nghỉ hè nhiều hơn là một thước đo thành công tài chính.
Với hệ thống phong bì dễ thực hiện, bạn có thể giữ tất cả các hồ sơ tài chính của mình ở một nơi với ít rắc rối. Và bạn có thể giữ cho nó vui vẻ bằng cách sử dụng bút màu, tô sáng và phong bì, và một hộp hấp dẫn trực quan giúp bạn tập trung vào thành công tài chính!
