Tệp CSV là gì và làm cách nào để tôi mở nó?

Tệp Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) là tệp văn bản thuần có chứa danh sách dữ liệu. Những tệp này thường được sử dụng để trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Ví dụ: cơ sở dữ liệu và trình quản lý liên hệ thường hỗ trợ tệp CSV.

Các tệp này đôi khi có thể được gọi là Giá trị phân tách ký tự hoặc tệp được phân cách bằng dấu phẩy. Họ chủ yếu sử dụng ký tự dấu phẩy để phân tách (hoặc phân định) dữ liệu, nhưng đôi khi sử dụng các ký tự khác, như dấu chấm phẩy. Ý tưởng là bạn có thể xuất dữ liệu phức tạp từ một ứng dụng sang tệp CSV, sau đó nhập dữ liệu trong tệp CSV đó vào một ứng dụng khác.

Cấu trúc của tệp CSV

Một tệp CSV có cấu trúc khá đơn giản. Đây là danh sách dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Ví dụ: giả sử bạn có một vài liên hệ trong trình quản lý liên hệ và bạn xuất chúng dưới dạng tệp CSV. Bạn sẽ nhận được một tệp chứa văn bản như thế này:

Tên, email, số điện thoại, địa chỉ

Bob Smith, bob @ example.com, 123-456-7890,123 Phố giả

Mike Jones, mike @ example.com, 098-765-4321,321 Đại lộ giả

Đó thực sự là một tệp CSV. Chúng có thể phức tạp hơn thế và có thể chứa hàng ngàn dòng, nhiều mục trên mỗi dòng hoặc chuỗi văn bản dài. Một số tệp CSV thậm chí có thể không có tiêu đề ở trên cùng và một số tệp có thể sử dụng dấu ngoặc kép để bao quanh từng bit dữ liệu, nhưng đó là định dạng cơ bản.

Sự đơn giản đó là một tính năng. Các tệp CSV được thiết kế để trở thành một cách dễ dàng xuất dữ liệu và nhập dữ liệu vào các chương trình khác. Dữ liệu kết quả có thể đọc được bằng con người và có thể dễ dàng xem bằng trình chỉnh sửa văn bản như Notepad hoặc chương trình bảng tính như Microsoft Excel.

Cách xem tệp CSV trong Trình chỉnh sửa văn bản

Để xem nội dung của tệp CSV trong Notepad, bấm chuột phải vào tệp trong File Explorer hoặc Windows Explorer, sau đó chọn lệnh Chỉnh sửa Chỉnh sửa.

Notepad có thể gặp sự cố khi mở tệp CSV nếu nó rất lớn. Trong trường hợp này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng trình chỉnh sửa tệp văn bản thuần có khả năng hơn như Notepad ++. Để xem tệp CSV trong Notepad ++ sau khi cài đặt, nhấp chuột phải vào tệp CSV và chọn lệnh Chỉnh sửa bằng Notepad Chỉnh sửa Notepad ++..

Bạn sẽ thấy danh sách dữ liệu rõ ràng trong tệp CSV. Ví dụ: nếu tệp CSV được xuất từ ​​chương trình liên hệ, bạn sẽ thấy thông tin về từng liên hệ tại đây, với các chi tiết của liên hệ được sắp xếp trên một dòng mới. Nếu nó được xuất từ ​​một trình quản lý mật khẩu như LastPass, bạn sẽ thấy các mục đăng nhập trang web khác nhau trên dòng riêng của họ ở đây.

Trong Notepad, tính năng Gói Word Word có thể làm cho dữ liệu khó đọc hơn. Nhấp vào Định dạng> Word Wrap để vô hiệu hóa nó và làm cho mỗi dòng dữ liệu nằm trên dòng riêng của nó để cải thiện khả năng đọc. Bạn sẽ cần cuộn theo chiều ngang để đọc các dòng đầy đủ.

Cách mở tệp CSV trong chương trình bảng tính

Bạn cũng có thể mở tệp CSV trong các chương trình bảng tính, giúp chúng dễ đọc hơn. Ví dụ: nếu bạn đã cài đặt Microsoft Excel trên máy tính của mình, bạn chỉ cần nhấp đúp vào tệp .csv để mở tệp đó trong Excel theo mặc định. Nếu nó không mở trong Excel, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp CSV và chọn Mở bằng> Excel.

Nếu bạn không có Excel, bạn có thể tải tệp lên một dịch vụ như Google Sheets hoặc cài đặt bộ công cụ văn phòng miễn phí như LibreOffice Calc để xem nó.

Excel và các chương trình bảng tính khác trình bày nội dung của tệp .CSV như thể nó là một bảng tính, sắp xếp nó thành các cột.

Cách nhập tệp CSV vào ứng dụng

Nếu bạn chỉ muốn xem nội dung của tệp CSV hoặc làm việc với nó dưới dạng bảng tính, đó là tất cả những gì bạn cần làm. Tuy nhiên, nhiều tệp CSV được tạo để nhập vào các chương trình khác. Bạn có thể xuất danh bạ của mình từ Danh bạ Google, mật khẩu đã lưu từ LastPass hoặc một lượng lớn dữ liệu từ chương trình cơ sở dữ liệu. Các tệp CSV kết quả sau đó có thể được nhập vào các ứng dụng hỗ trợ loại dữ liệu đó.

Tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn đang xuất dữ liệu, bạn có thể cần chọn định dạng CSV phù hợp cho ứng dụng đích. Ví dụ: Danh bạ Google có thể xuất danh bạ theo định dạng Google CSV (cho Danh bạ Google) hoặc Outlook CSV (cho Microsoft Outlook). Dù bằng cách nào, bạn nhận được một tệp CSV chứa dữ liệu, nhưng nó được tổ chức theo một cách hơi khác.

Trong một ứng dụng thích hợp, hãy tìm tùy chọn Nhập khẩu CSV hoặc hoặc Nhập CSV CSV, cho phép bạn chọn tệp CSV để nhập. Ví dụ: trong Microsoft Outlook, bạn có thể nhấp vào Tệp> Mở & Xuất> Nhập / Xuất> Nhập từ Chương trình khác hoặc Tệp> Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy để nhập danh bạ từ tệp CSV.

Tệp CSV là thứ mà hầu hết mọi người không bao giờ cần phải bận tâm. Nhưng, nếu bạn đã từng cần lấy thông tin từ một ứng dụng này sang một ứng dụng khác, thì đó là những gì họ đang ở đó.