Cách chia sẻ hoặc cộng tác trên một tài liệu Word với người khác
Tìm kiếm cách cộng tác với người khác trên tài liệu Word? Nếu vậy, bạn có thể làm điều đó rất dễ dàng trong chính Word. Tính năng này đã xuất hiện cho một vài phiên bản Office và nó hoạt động ngay cả khi bên nhận không cài đặt Word trên hệ thống của họ.
Lưu ý rằng để bắt đầu chia sẻ tài liệu trong Word, bạn phải lưu tài liệu của mình vào đám mây. Không phải tất cả các tài liệu của bạn, nhưng ít nhất là tài liệu sẽ được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là bạn cần thiết lập tài khoản OneDrive trước rồi đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn từ bên trong Word.
Chia sẻ từ tài liệu
Khi bạn đã thiết lập OneDrive đúng cách trong Word, hãy tiếp tục và nhấp vào Chia sẻ nút ở trên cùng bên phải của màn hình.
Điều này sẽ đưa ra một khung ở phía bên tay phải của màn hình. Nếu tài liệu chưa được lưu vào đám mây, bạn sẽ phải nhấp vào Lưu vào đám mây nút.
Điều này sẽ mang đến Lưu thành hộp thoại, đã được đặt thành OneDrive. Đặt tên cho tệp của bạn và lưu nó.
Khi nó đã được lưu và tải lên đám mây, hãy quay lại Chia sẻ và bây giờ bạn sẽ có thể mời mọi người tham gia. Nhập địa chỉ email, chọn xem họ có thể chỉnh sửa địa chỉ đó hay chỉ xem và sau đó bao gồm một thông báo tùy chọn.
Vào cuối nhận, một email sẽ đến bao gồm một liên kết đến tài liệu được lưu trữ trong tài khoản OneDrive của bên gửi:
Khi người dùng nhấp vào liên kết, nó sẽ đưa họ đến phiên bản trình duyệt của Word có tên là Word Online, nơi tài liệu có thể được chỉnh sửa.
Nhấn vào Chỉnh sửa trong Trình duyệt và bạn sẽ có giao diện ruy băng quen thuộc của chương trình Word trên máy tính để bàn. Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu mà không cần cài đặt Word hoặc cần phải có tài khoản OneDrive.
Tài liệu tự động lưu, vì vậy người dùng không phải lo lắng về việc cố gắng tự lưu tài liệu. Cuối cùng, bạn sẽ thấy một thông báo bật lên nói rằng những người khác đang chỉnh sửa tài liệu và hỏi bạn có muốn tự động chia sẻ các thay đổi khi chúng xảy ra không. Tôi khuyên bạn nên nhấp Vâng đây.
Lưu ý rằng bạn sẽ không thấy các thay đổi từ người dùng khác cho đến khi bạn lưu tài liệu. Nếu bạn nhấp vào Tệp, bạn sẽ thấy một thông báo mới trên tab Thông tin cho biết Cập nhật tài liệu có sẵn.
Hãy tiếp tục và lưu tài liệu của bạn và bạn sẽ nhận được một thông báo khác giải thích rằng những thay đổi mới do người khác thực hiện sẽ được hiển thị với lớp phủ màu xanh lá cây.
Nhấn OK và duyệt qua tài liệu của bạn. Bất cứ điều gì trong màu xanh lá cây là những gì đã được thay đổi hoặc thêm bởi người khác. Trong thử nghiệm của tôi, nếu ai đó xóa một cái gì đó khỏi tài liệu, nó sẽ không hiển thị bất cứ thứ gì có màu xanh lá cây.
Lưu ý rằng một khi bạn lưu tài liệu, phần tô sáng màu xanh lá cây sẽ biến mất cho đến khi những thay đổi mới được thực hiện. Nếu bạn muốn theo dõi những thay đổi đang được thực hiện, bạn nên kích hoạt Theo dõi thay đổi trên tài liệu trước khi bạn chia sẻ nó, nếu không thì thật khó để biết chuyện gì đang xảy ra, đặc biệt là nếu nhiều người đang chỉnh sửa tài liệu.
Ở trên, tôi đã kích hoạt Theo dõi thay đổi trên Ôn tập tab và bây giờ ngoài văn bản được tô sáng màu xanh lá cây, tôi cũng có các thanh dọc màu đỏ ở cột bên trái. Vì các thao tác xóa không hiển thị màu xanh lục, bạn chỉ có thể nhìn thấy chúng bằng cách theo dõi các thay đổi. Nhấp vào dòng màu đỏ và nó sẽ hiển thị cho bạn nội dung bị xóa trong cuộc đình công.
Nhìn chung, Word là một công cụ tuyệt vời để cộng tác trong thời gian thực với nhiều tác giả hoặc biên tập viên và khía cạnh đồng bộ hóa hoạt động rất tốt. Một tính năng tôi nhận thấy là khi người khác đang chỉnh sửa một đoạn nhất định, nó sẽ ngăn người khác chỉnh sửa phần đó cho đến khi người đầu tiên kết thúc. Điều này đảm bảo rằng mọi người không ghi đè lên các phần giống nhau cùng một lúc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Thưởng thức!
