Cách chia sẻ sổ ghi chép trong Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 là một công cụ ghi chú miễn phí tuyệt vời, không chỉ cho bản thân bạn, mà còn nếu bạn muốn cộng tác trên các ghi chú và dự án với người khác, chẳng hạn như đồng nghiệp hoặc thành viên gia đình. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách khác nhau để bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép OneNote của mình.

Để chia sẻ ghi chú và sổ ghi chép của bạn trong OneNote 2016 với người khác, hãy đảm bảo sổ ghi chép của bạn được đồng bộ hóa với tài khoản OneDrive trực tuyến để những người khác có quyền truy cập vào nó. Điều này sẽ đồng bộ hóa nó với internet, nhưng không làm cho nó tự động có sẵn cho người khác. Để làm điều đó, bạn phải chia sẻ thủ công với người khác để họ có thể xem và nếu bạn muốn, hãy chỉnh sửa nó.

Để truy cập các công cụ khác nhau để chia sẻ ghi chú và sổ ghi chép trong OneNote 2016, hãy nhấp vào tab Tệp File.

Trên màn hình hậu trường, bấm vào Chia sẻ chia sẻ trong danh sách các mục bên trái.

Cách chia sẻ sổ tay với ai đó qua email

Bạn có thể mời mọi người xem hoặc chỉnh sửa sổ ghi chép của mình bằng cách gửi email cho họ tùy chọn Chia sẻ với mọi người trên màn hình Chia sẻ Sổ tay. Chỉ những người bạn đặc biệt mời mới có thể truy cập vào sổ ghi chép của bạn. Tùy chọn Chia sẻ với mọi người là mặc định, do đó, nó được chọn tự động trên màn hình Chia sẻ Sổ tay.

Nhập tên hoặc địa chỉ email vào hộp Tên Loại hoặc địa chỉ email Hộp Hộp. Nếu bạn nhập tên trong sổ địa chỉ Outlook của mình, bạn sẽ được nhắc với các liên hệ khớp với tên hoặc địa chỉ email bạn đã bắt đầu nhập, do đó bạn có thể dễ dàng chọn người bạn muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào Tìm kiếm trên Sổ địa chỉ cho danh bạ Nút ở bên phải của hộp Loại tên hoặc địa chỉ email. Để chia sẻ sổ ghi chép của bạn với nhiều người, hãy đặt dấu chấm phẩy giữa mỗi địa chỉ email.

Khi bạn chia sẻ sổ ghi chép với người khác, bạn có thể chọn cho phép họ xem sổ ghi chép hoặc cho phép họ chỉnh sửa sổ ghi chép. Để chỉ định xem họ có thể chỉnh sửa sổ ghi chép hay không, hãy chọn Có thể chỉnh sửa hoặc hoặc Có thể xem phạm vi từ danh sách thả xuống bên phải hộp Tên hoặc địa chỉ email.

Nếu bạn muốn bao gồm một tin nhắn cho người nhận email, hãy nhập một ghi chú vào ô bên dưới địa chỉ email.

Nhấp vào Chia sẻ chia sẻ để gửi một liên kết đến những người bạn đã chọn để chia sẻ sổ ghi chép với.

Người bạn đã chia sẻ sổ ghi chép được thêm vào danh sách Được chia sẻ ở cuối màn hình.

Nếu bạn quyết định thu hồi quyền truy cập cho người mà bạn đã chia sẻ sổ ghi chép, hãy nhấp chuột phải vào người trong danh sách Được chia sẻ và chọn Xóa Xóa Người dùng khỏi menu bật lên. Bạn cũng có thể thay đổi quyền cho người đó trong menu này.

Những người bạn đã gửi lời mời sẽ nhận được email có chứa Chế độ xem trong nút OneDrive.

Khi họ bấm vào nút Xem trong OneDrive trong thông báo email, sổ ghi chép sẽ mở trong OneNote Online, nơi họ có thể xem và chỉnh sửa, tùy thuộc vào sự cho phép bạn đặt cho họ.

Nếu bạn đang cho phép những người bạn đã chia sẻ sổ ghi chép của mình để chỉnh sửa nó, nút Chỉnh sửa trong Trình duyệt trên nút có sẵn trong OneNote Online.

Cách chia sẻ sổ tay bằng liên kết

Chia sẻ sổ ghi chép OneNote bằng liên kết tương tự như chia sẻ với mọi người qua email. Sự khác biệt chính là khi bạn chia sẻ sổ ghi chép với mọi người qua email và sau đó quyết định bạn muốn thu hồi quyền truy cập vào sổ ghi chép, bạn phải xóa từng người dùng riêng biệt, như đã thảo luận trong phần trước. Nhưng, chia sẻ sổ ghi chép bằng liên kết cho phép bạn thu hồi quyền truy cập vào mọi người bạn đã chia sẻ sổ ghi chép chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Để nhận liên kết chia sẻ, truy cập màn hình Chia sẻ Sổ tay như được thảo luận ở đầu bài viết. Nhấp vào Nhận được một liên kết chia sẻ trực tuyến dưới chia sẻ.

Để có được một liên kết chia sẻ sẽ cho phép người dùng xem sổ ghi chép, nhưng không chỉnh sửa nó, hãy nhấp vào Tạo Tạo Liên kết Liên kết ở bên phải của Chế độ xem Liên kết.

Một liên kết hiển thị trong một hộp bên dưới Xem Liên kết. Chọn văn bản liên kết và nhấn Ctrl + C trên bàn phím của bạn để sao chép nó.

Bạn có thể gửi email liên kết đến những người bạn muốn chia sẻ sổ ghi chép. Bạn cũng có thể chia sẻ liên kết với người khác bằng phương tiện truyền thông xã hội, phần mềm nhắn tin tức thời, phần mềm cộng tác, đăng liên kết trên trang web hoặc bất kỳ phương pháp nào khác phù hợp với bạn.

Khi họ nhấp vào liên kết trong thông báo email, sổ ghi chép sẽ mở trong OneNote Online, giống như khi chúng tôi sử dụng tùy chọn Chia sẻ với mọi người trong phần trước. Lưu ý rằng vì chúng tôi đã chia sẻ sổ ghi chép với Liên kết Xem, không có nút Chỉnh sửa trong Trình duyệt và sổ ghi chép không thể được chỉnh sửa.

Nếu bạn muốn cộng tác trên sổ ghi chép với ai đó và cho phép họ thay đổi sổ ghi chép, hãy nhấp vào nút Tạo liên kết trực tuyến ở bên phải của Chỉnh sửa Liên kết Chỉnh sửa.

Giống như với Liên kết Xem, bạn sẽ nhận được một liên kết bạn có thể sao chép và gửi cho ai đó.

Để thu hồi quyền truy cập vào sổ ghi chép, chỉ cần nhấp vào nút Tắt Vô hiệu hóa Liên kết bên cạnh loại liên kết bạn muốn dừng chia sẻ. Mọi người có liên kết đó sẽ không thể truy cập vào sổ ghi chép.

Cách chia sẻ Notebook ở định dạng PDF

Trong cả hai trường hợp trên, những người bạn chia sẻ sổ ghi chép đều có quyền truy cập vào toàn bộ sổ ghi chép. Có thể bạn chỉ muốn chia sẻ một phần nhất định hoặc chỉ một số ghi chú trong sổ ghi chép. Bạn có thể tạo tệp PDF chứa ghi chú, phần hoặc toàn bộ sổ ghi chép và gửi tệp đó cho bất kỳ ai bạn muốn chia sẻ sổ ghi chép. Nhấp vào liên kết đó để được hướng dẫn xuất ghi chú sang định dạng PDF.

Cách chia sẻ sổ ghi chép với cuộc họp

Bạn không cần phải tự ghi chú trong các cuộc họp nữa. Bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép OneNote với những người tham dự cuộc họp khác và yêu cầu họ ghi chú. Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng mình không bỏ lỡ một mục hành động quan trọng hoặc một quyết định quan trọng nào được đưa ra trong cuộc họp.

Nếu tham dự một cuộc họp trực tuyến trong Skype hoặc Lync đã được lên lịch bằng Outlook, bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép với những người tham dự cuộc họp khác bằng tùy chọn Chia sẻ với Cuộc họp trên màn hình Chia sẻ Sổ tay. Khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ với Cuộc họp và chọn cuộc họp bạn đang tham dự, một liên kết đến sổ ghi chép sẽ được gửi đến tất cả những người tham dự cuộc họp. Họ có thể truy cập vào sổ ghi chép và mọi người có thể thêm vào sổ ghi chép cùng một lúc.

Bạn cũng có thể sử dụng một trong các phương pháp được thảo luận trong các phần trước để chia sẻ sổ ghi chép OneNote với người khác trong cuộc họp.

Cách di chuyển một Notebook được chia sẻ

Nếu bạn đã chia sẻ một cuốn sổ tay và bây giờ bạn cần di chuyển cuốn sổ đó đến một vị trí khác, bạn có thể di chuyển cuốn sổ đó, nhưng không dễ như chỉ chọn một vị trí mới. Bạn sẽ cần thông báo cho tất cả mọi người mà bạn đã chia sẻ sổ ghi chép và làm theo quy trình này để thực sự di chuyển sổ ghi chép đến một vị trí mới.

OneNote là một chương trình tuyệt vời để thu thập thông tin, động não, chia sẻ ghi chú với bạn bè hoặc đồng nghiệp của bạn và để truy cập ghi chú và tài liệu của bạn trên hầu hết mọi thiết bị. Nếu bạn đã sử dụng Evernote và muốn chuyển sang OneNote do gói miễn phí hạn chế hơn hoặc các gói trả phí đắt hơn, Microsoft hiện cung cấp một công cụ miễn phí để dễ dàng chuyển từ Evernote sang OneNote.