Quản lý hộp thư đến và nhãn
Trong bài học hôm nay, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu cách phân loại hộp thư đến tốt hơn và sắp xếp thư của bạn bằng nhãn và một số tab được xác định trước nhưng có thể định cấu hình.
CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG- Làm quen với Gmail
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động, soạn thư và trò chuyện
- Quản lý hộp thư đến và nhãn
- Bộ lọc thư và hệ thống sao
- Tệp đính kèm, Chữ ký và Bảo mật
- Lời mời và trả lời kỳ nghỉ
- Sử dụng Gmail làm Danh sách nhiệm vụ
- Nhiều tài khoản, Phím tắt và Đăng xuất từ xa
- Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
- Power Tips và Gmail Labs
Khi tài khoản Gmail của bạn có được một chút hơi thở và bạn bắt đầu nhận được một loạt thư, bạn sẽ muốn học cách chế ngự torrent thành các luồng dễ quản lý hơn. Các bộ lọc của Gmail cho phép bạn quản lý các thư email đến của mình, giúp bạn tránh email ít quan trọng hơn và được lọc thành nhãn. Trước khi bạn bắt đầu tìm hiểu về các bộ lọc trong Bài học 4, bạn sẽ cần tìm hiểu cách tạo và gắn nhãn, tương đương với Gmail của các thư mục và đó là những gì chúng ta sẽ nói về ngày hôm nay.
Trước hết, chúng ta sẽ nói về giao diện tab tự động của Gmail, Hộp thư ưu tiên và tất cả các cài đặt mà chúng chứa.
Tự động phân loại Hộp thư đến của bạn bằng cách sử dụng Tab có thể định cấu hình
Gmail hiện cung cấp các danh mục theo tab, tự động cho hộp thư đến của bạn. Tính năng này phá vỡ hộp thư đến của bạn thành Chính, Phần mềm xã hội, Chương trình khuyến mãi, Trò chơi Cập nhật, Trò chơi và Trò chơi điện tử..
Về cơ bản, tin nhắn nhận được cho một số loại trang web hoặc nội dung cụ thể, nó có thể được thu thập trong các phần khác nhau của hộp thư đến của bạn. Điều này có thể dẫn đến một hộp thư ít lộn xộn.
Chọn những tab nào có thể nhìn thấy trong Hộp thư đến của bạn
Các tab này có thể định cấu hình cho phép bạn chọn tab nào bạn muốn có sẵn trong hộp thư đến của mình. Để thay đổi tab nào hiển thị, nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở bên phải của tab.
Các tab Chọn Chọn để bật hộp thoại hiển thị. Chọn hộp kiểm cho các tab bạn muốn có sẵn trong hộp thư đến của bạn.
LƯU Ý: Nếu bạn ẩn một tab, các thông báo từ danh mục đó sẽ hiển thị trong tab Chính sơ cấp của bạn. Ngoài ra, văn bản trên các tab không thể thay đổi và bạn không thể thêm các tab tùy chỉnh. Sử dụng nhãn tùy chỉnh thay thế (được thảo luận trong phần tiếp theo) để phân loại thêm tin nhắn của bạn.
Bạn cũng có thể chọn các tab nào sẽ hiển thị trong hộp thư đến của mình trên tab Hộp thư đến của Hộp trên màn hình Cài đặt trên màn hình, trong phần Danh mục Danh mục.
Sắp xếp tin nhắn của bạn bằng cách sử dụng Kiểu và Cài đặt Hộp thư đến
Kiểu hộp thư đến cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến Gmail theo cách phù hợp nhất với bạn. Bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng các tab có thể định cấu hình, như đã đề cập trước đó trong bài học này hoặc vào các phần như không đọc được, mật vụ Star Star, Hồi và quan trọng.
Thay đổi loại hộp thư đến của bạn
Để thay đổi sang kiểu hộp thư đến khác, hãy mở màn hình Cài đặt trên mạng và nhấp vào tab Hộp thư đến.
Trong phần Loại hộp thư đến, hãy chọn loại hộp thư đến bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống.
Mỗi loại hộp thư đến có cài đặt riêng. Khi bạn chọn loại Hộp thư đến, hãy cài đặt cho loại đó hiển thị bên dưới lựa chọn loại Hộp thư đến của Hộp. Thực hiện các thay đổi của bạn đối với các cài đặt và nhấp vào Thay đổi Lưu Lưu. Thay đổi
Bạn cũng có thể nhanh chóng thay đổi một số cài đặt kiểu hộp thư đến ngay trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào mũi tên xuống nằm ở bên phải của mỗi tiêu đề của phần.
Trợ giúp Gmail cung cấp các mô tả về các loại hộp thư đến. Hãy thử nghiệm với các kiểu hộp thư đến khác nhau để xem những gì phù hợp nhất với bạn. Bạn luôn có thể chuyển về mặc định nếu bạn đổi ý.
Bạn cũng có thể nhanh chóng thay đổi kiểu hộp thư đến của mình bằng cách di chuyển chuột qua nhãn Hộp thư đến của Hộp và nhấp vào mũi tên xuống hiển thị. Chọn kiểu hộp thư đến mong muốn từ menu thả xuống Loại Hộp thư đến. Lưu ý rằng việc di chuyển chuột qua từng kiểu cung cấp một mô tả ngắn về từng loại.
Sắp xếp và phân loại tin nhắn của bạn bằng nhãn
Chúng tôi giới thiệu ngắn gọn với bạn về các nhãn trong Bài 1 của loạt bài này. Nhãn cho phép bạn sắp xếp thư email của bạn thành các danh mục. Chúng tương tự như các thư mục, tuy nhiên, không giống như các thư mục, bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một tin nhắn.
CHÚ THÍCH: Gmail hỗ trợ tối đa 5.000 nhãn, bao gồm cả nhãn phụ. Nếu bạn vượt quá giới hạn này, bạn có thể thấy rằng trải nghiệm Gmail của mình chậm hơn và bạn có thể gặp lỗi. Xóa các nhãn mà bạn có thể không sử dụng nữa. Xóa nhãn không xóa tin nhắn.
Tạo nhãn mới
Bạn có thể tạo nhãn tùy chỉnh của riêng mình để giữ hộp thư đến của bạn được sắp xếp và thậm chí di chuyển thư khỏi hộp thư đến vào nhãn của bạn (đóng vai trò là thư mục). Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo nhãn được lồng dưới nhãn khác, như thư mục con trong thư mục.
Để tạo nhãn tùy chỉnh mới sẽ là thư mục chính, hãy nhấp vào Thêm More More trong danh sách nhãn ở bên trái màn hình Gmail chính.
Khi danh sách mở rộng, hãy nhấp vào liên kết Tạo Tạo nhãn mới.
Nhập tên cho nhãn trong hộp Vui lòng nhập hộp nhãn mới Chỉnh sửa hộp trên hộp thoại Mới của Nhãn. Nhấp vào Tạo Tạo để hoàn thành việc tạo nhãn mới.
LƯU Ý: Vì đây là nhãn mẹ sẽ chứa nhãn phụ, nên chúng tôi sẽ không lồng nhãn này.
Để tạo nhãn phụ dưới nhãn gốc bạn vừa tạo, hãy nhấp vào Tạo lại nhãn mới.
Trên hộp thoại của New New Nhãn, hãy nhập tên của nhãn phụ bạn muốn tạo trong hộp Xin vui lòng nhập một hộp nhãn tên mới Chỉnh sửa hộp. Chọn nhãn của Nest Nest bên dưới hộp kiểm, chọn nhãn mẹ bạn vừa tạo từ danh sách thả xuống và nhấp vào Tạo Tạo.
Bạn cũng có thể tạo nhãn lồng nhau bằng cách nhập nhãn gốc, theo sau là dấu gạch chéo (/), sau đó nhập tên nhãn lồng nhau - tất cả trong hộp chỉnh sửa tên nhãn mới của Hoàng làng. Ví dụ: chúng tôi có thể nhập vào Cá nhân / Bạn bè trên mạng trong hộp chỉnh sửa và không chọn nhãn của Nest Nest trong hộp kiểm.
LƯU Ý: Nhãn mẹ phải tồn tại để tạo nhãn lồng bên dưới nó. Bạn không thể tạo cả hai nhãn cùng một lúc. Trong ví dụ của chúng tôi, trước tiên chúng tôi phải tạo nhãn cá nhân của Facebook cá nhân trước khi tạo nhãn.
Nhãn lồng nhau trông giống như ví dụ sau.
Nhãn mẹ mới, với nhãn lồng nhau của nó, cũng được thêm vào danh sách các nhãn có sẵn trên nút hành động Nhãn Nhãn, cũng như danh sách các nhãn có sẵn trên nút hành động Chuyển sang Chuyển sang.
Áp dụng nhãn cho tin nhắn
Có hai cách áp dụng nhãn cho tin nhắn. Bạn có thể áp dụng nhãn cho tin nhắn trong khi để lại tin nhắn trong hộp thư đến của mình. Bạn cũng có thể di chuyển tin nhắn lên nhãn khi bạn di chuyển chúng vào các thư mục. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cả hai phương pháp.
Áp dụng nhãn cho tin nhắn trong khi để chúng trong hộp thư đến của bạn.
Phương pháp này cho phép bạn dễ dàng áp dụng nhiều nhãn cho một tin nhắn.
Để áp dụng nhãn cho tin nhắn trong khi giữ tin nhắn trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp kiểm ở bên trái của tin nhắn để chọn nó (hoặc mở tin nhắn). Sau đó nhấp vào nút hành động của Nhãn Nhãn và chọn một hoặc nhiều nhãn từ menu thả xuống.
Hãy nhớ rằng, bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một tin nhắn. Menu Nhãn Nhãn không biến mất một khi bạn chọn nhãn của mình, vì vậy bạn có thể chọn nhiều nhãn cùng một lúc.
Để áp dụng các nhãn đã chọn cho các tin nhắn, hãy nhấp vào Áp dụng Quảng cáo ở cuối menu.
Các nhãn sau đó hiển thị ở bên trái của dòng chủ đề của tin nhắn.
Nếu bạn có một danh sách dài các nhãn, bạn có thể bắt đầu nhập tên của nhãn sau khi nhấp vào nút hành động Nhãn Nhãn để tìm nhãn trong danh sách.
Áp dụng Nhãn cho Tin nhắn và Di chuyển nó ra khỏi Hộp thư đến của bạn
Để áp dụng nhãn cho tin nhắn và di chuyển tin nhắn ra khỏi hộp thư đến của bạn cùng một lúc, hãy kéo tin nhắn đến nhãn mong muốn trong danh sách bên trái. Khi bạn di chuyển chuột qua danh sách, nó sẽ mở rộng để hiển thị các nhãn hiện có thể bị ẩn.
Lưu ý rằng bạn có thể sử dụng phương pháp này để xác định tin nhắn là thư rác, ngoài việc sử dụng nút hành động spam Báo cáo của Spam. Chỉ cần kéo các tin nhắn vi phạm vào nhãn Spam Spam.
Di chuyển một tin nhắn đến nhãn Trash Cảnh xóa xóa tin nhắn. Điều này giống như việc chọn một tin nhắn hoặc mở nó và nhấp vào nút hành động Xóa Xóa Xóa.
Mở nhãn
Mở nhãn cũng giống như mở thư mục. Tất cả các thông điệp liên quan đến nhãn đó được liệt kê. Để mở nhãn, hãy nhấp vào nhãn mong muốn trong danh sách nhãn ở bên trái màn hình Gmail chính. Nếu nhãn mong muốn không hiển thị, nhấp vào Thêm More More để truy cập danh sách đầy đủ.
Tất cả các thông điệp liên quan đến nhãn đó được hiển thị. Lưu ý thuật ngữ tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm trên mạng. Gmail sẽ tự động điền vào hộp Tìm kiếm trên mạng với bộ lọc thích hợp để hiển thị các tin nhắn đã chọn. Chúng ta sẽ thảo luận về các bộ lọc sau trong bài học này.
Lưu ý rằng nếu bạn áp dụng nhãn cho tin nhắn mà không di chuyển tin nhắn vào nhãn đó (và ra khỏi hộp thư đến) và sau đó bạn mở nhãn, nhãn Hộp thư đến của Hộp xuất hiện trên tin nhắn, cho biết rằng tin nhắn vẫn nằm trong hộp thư đến.
Để quay lại hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào nhãn Hộp thư đến của hộp trong danh sách bên trái.
Nếu bạn muốn chuyển tin nhắn trở lại hộp thư đến của mình, chỉ cần mở thư mục nhãn để truy cập tin nhắn và kéo tin nhắn trở lại hộp thư đến. Lưu ý rằng thông điệp vẫn có nhãn được áp dụng cho nó.
Xóa nhãn khỏi tin nhắn
Nếu bạn quyết định bạn không muốn một nhãn cụ thể được liên kết với một tin nhắn, bạn có thể dễ dàng xóa nó.
Để làm như vậy, chọn tin nhắn bằng hộp kiểm bên trái tin nhắn hoặc mở tin nhắn. Nhấp vào nút hành động của Nhãn Nhãn, chọn bỏ nhãn trong menu thả xuống mà bạn muốn xóa khỏi thư, sau đó nhấp vào Áp dụng.
LƯU Ý: Bạn có thể xóa nhiều nhãn khỏi một tin nhắn cùng một lúc. Chỉ cần chọn tất cả các nhãn bạn muốn xóa trong menu thả xuống của Nhãn Nhãn trước khi nhấp vào Áp dụng.
Thay đổi màu của nhãn
Bạn có thể chỉ định màu cho nhãn của mình để bạn có thể dễ dàng phát hiện ra chúng trong hộp thư đến của mình. Theo mặc định, tất cả các nhãn được tô màu với nền màu xám nhạt và văn bản màu xám đậm. Nhãn hiệu Cá nhân / Bạn bè trên mạng trong hình ảnh bên dưới sử dụng màu mặc định. Các nhãn khác, Trường HTG và các Quản trị viên trường trực tuyến, có các màu khác được áp dụng cho chúng.
Để thay đổi màu trên nhãn, di chuyển chuột qua nhãn mong muốn. Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải của nhãn để truy cập menu thả xuống của nó.
Di chuyển chuột qua tùy chọn Màu Nhãn Nhãn và chọn kết hợp văn bản và màu bằng cách nhấp vào tùy chọn.
Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Xóa Xóa màu sắc để xóa màu khỏi nhãn và trở về mặc định.
Nếu bạn không muốn bất kỳ kết hợp nào được hiển thị, bạn có thể chọn kết hợp tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Thêm Thêm màu tùy chỉnh. Chọn một màu nền nền và một màu văn bản khác trên hộp thoại Thêm màu tùy chỉnh.
Xem trước kết hợp đã chọn trong đó ghi là Xem trước Màu nhãn.
Thiết lập quyền truy cập bằng một lần nhấp vào Nhãn Gmail tiêu chuẩn và tùy chỉnh
Bạn có thể dễ dàng tạo quyền truy cập bằng một cú nhấp chuột vào nhãn.
Để làm điều này, hãy mở một nhãn như chúng ta đã thảo luận trước đó trong bài học này, sau đó kéo hình đại diện của trang từ thanh địa chỉ vào thanh công cụ Bookmarks. Bây giờ, bạn có thể nhấp vào dấu trang này để truy cập tất cả các tin nhắn của bạn được liên kết với nhãn này.
Ẩn và hiển thị nhãn trong Gmail
Nếu bạn có một danh sách dài các nhãn trong Gmail, bạn có thể muốn một số nhãn nhất định hiển thị mà bạn sử dụng thường xuyên hơn trong khi ẩn phần còn lại.
Ẩn nhãn
Để ẩn nhãn trong Gmail, hãy nhấp vào nhãn bạn muốn ẩn trong danh sách các nhãn bên dưới nút Compose Compose và kéo nó vào liên kết của More More bên dưới danh sách các nhãn hiển thị.
LƯU Ý: Liên kết của More More trở thành liên kết Ít Ít hơn khi bạn di chuyển nhãn đến nó.
Nhãn được di chuyển để nó được liệt kê bên dưới Danh mục, Danh sách hiển thị khi bạn nhấp vào Thêm More More để mở rộng danh sách nhãn. Nếu liên kết của Ít Ít hơn có sẵn chứ không phải là liên kết của More More, thì có thể xem đơn giản Danh mục này bằng cách di chuyển chuột qua danh sách các nhãn.
Tạo một nhãn ẩn
Để hiển thị nhãn ẩn, hãy nhấp vào Thêm More More (nếu cần) để hiển thị phần Danh mục Danh mục. Nhấp và kéo nhãn mong muốn từ phần Danh mục đầu sách vào nhãn của Hộp thư đến.
Nhãn được chuyển trở lại danh sách chính của nhãn, theo thứ tự bảng chữ cái.
Ẩn các nhãn Gmail hệ thống đặt sẵn như được gắn dấu sao, thư đã gửi, bản nháp, thư rác hoặc thùng rác
Các nhãn Gmail được đặt sẵn cũng có thể bị ẩn. Để ẩn bất kỳ nhãn nào trong số này, hãy nhấp vào Thêm More More trong danh sách các nhãn.
Nhấp vào Quản lý nhãn Nhãn trực tuyến theo Danh mục.
Màn hình Cài đặt Nhãn Nhãn hiển thị màn hình.
Trong phần Hệ thống nhãn của nhãn Phần, hãy tìm nhãn hệ thống bạn muốn ẩn và nhấp vào liên kết ẩn trong Hiển thị nhãn trong danh sách nhãn Cột cột.
LƯU Ý: Nhãn không bị ẩn hoàn toàn, thay vào đó, nhãn được di chuyển theo liên kết của More More.
Truy cập Cài đặt nhãn trên màn hình Cài đặt
Cũng có thể truy cập màn hình cài đặt của Nhãn Nhãn. Chúng tôi sẽ đề cập đến các phần khác nhau của màn hình Cài đặt trong suốt loạt bài này. Quy trình truy cập vào Cài đặt của Wikipedia, sẽ luôn giống nhau.
Để truy cập các công cụ bộ lọc trên màn hình Cài đặt trên mạng, hãy nhấp vào nút Cài đặt hình chữ nhật (bánh răng) ở góc trên bên phải của cửa sổ Gmail chính.
Sau đó chọn Cài đặt cài đặt tên lửa từ menu thả xuống.
Khi ở trên màn hình Cài đặt trên mạng, bạn có thể truy cập các cài đặt cho Nhãn Nhãn, Bộ lọc trong bộ lọc, Hộp thư đến, Hộp thư, Chủ đề và các tính năng và tính năng khác của Gmail.
Ẩn nhãn không có thư chưa đọc tự động trong Gmail
Với khả năng ẩn nhãn và tự động chuyển tin nhắn vào các nhãn đó bằng các bộ lọc (xem phần tiếp theo), bạn có thể tự hỏi làm thế nào để nhanh chóng biết nếu bạn có tin nhắn chưa đọc trong nhãn ẩn. Bạn có thể dễ dàng chọn hiển thị nhãn ẩn khi có bất kỳ tin nhắn chưa đọc nào trong đó. Bằng cách đó, bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn quan trọng.
Để thiết lập Gmail để nó ẩn nhãn trừ khi chúng chứa các tin nhắn chưa đọc, hãy truy cập vào màn hình cài đặt Nhãn Nhãn bằng cách sử dụng một trong các phương pháp được đề cập trước đó.
Đối với mỗi hệ thống và nhãn tùy chỉnh mà bạn muốn ẩn nếu nó không chứa thư chưa đọc, hãy nhấp vào Hiển thị chương trình nếu chưa đọc liên kết..
Lưu ý rằng trong danh sách các nhãn của System System, bạn chỉ có thể ẩn các nhãn của Draft và các Spam Spam nếu chúng không chứa bất kỳ tin nhắn chưa đọc nào. Tính năng này không áp dụng cho các danh mục của Nhóm
Bạn có thể nhanh chóng áp dụng cài đặt này cho tất cả các nhãn tùy chỉnh của mình bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Hiển thị trong danh sách nhãn tên ở đầu phần Nhãn Nhãn và chọn Hiển thị tất cả nếu chưa đọc ra từ menu thả xuống.
Sắp tới tiếp theo
Điều này đưa chúng ta đến cuối Bài 3. Bạn nên hiểu khá rõ về cách giữ hộp thư đến của mình được sắp xếp bằng các tab, kiểu và cài đặt khác nhau. Trên hết, bạn đang trên đường làm chủ email của mình bằng nhãn!
Trong bài học tiếp theo, chúng tôi sẽ mở rộng thảo luận về các nhãn để bao gồm các bộ lọc - chẳng hạn như cách sử dụng các bộ lọc để tự động áp dụng nhãn, cũng như cách lấy các bộ lọc hiện tại của bạn và xuất chúng sang tài khoản Gmail khác.
Sau đó, để đóng mọi thứ, chúng tôi giới thiệu hệ thống sao, giúp bạn theo dõi các email quan trọng.
