Sử dụng Mẫu để Đảm bảo Bố cục và Định dạng Chung

Microsoft Word là một công cụ tuyệt vời để làm việc trên các tài liệu trong cài đặt nhóm. Có nhiều tính năng hỗ trợ cộng tác dễ dàng, bao gồm mẫu, theo dõi thay đổi và sửa đổi, nhận xét, hạn chế và bảo vệ tài liệu, so sánh và hợp nhất các tài liệu.

CHUYỂN ĐỔI TRƯỜNG

1. Sử dụng Mẫu để Đảm bảo Bố cục và Định dạng Chung
2. Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
3. Sử dụng Nhận xét để Chỉ ra Thay đổi trong Tài liệu
4. Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
5. Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu

Các công cụ cộng tác của Word cho phép bạn hoàn thành những việc mà ngay cả 20 năm trước sẽ yêu cầu in mọi thứ ra, chuyển nó cho người đánh giá hoặc người đánh giá, sau đó họ sẽ đánh dấu mọi thứ bằng mực, sau đó đưa lại cho bạn . Sau đó, bạn sẽ thực hiện các thay đổi của mình, in lại và gửi lại cho một vòng đánh giá khác. Điều này vừa tốn thời gian vừa lãng phí.

Tuy nhiên, với Word, bạn chỉ cần bình luận và chỉnh sửa tài liệu trong khi dễ dàng theo dõi mọi thay đổi để mọi người cộng tác có thể thấy nó đang diễn ra ở đâu và nó đang hình thành như thế nào. Không cần phải in hoặc đưa nó ra. Bạn chỉ có thể lưu công việc của mình vào một thư mục dùng chung hoặc gửi email để tiết kiệm hàng tấn thời gian quý báu!

Mục đích của loạt bài này là giới thiệu và làm quen với bạn về các tính năng cộng tác trong Microsoft Word 2013, mặc dù phần lớn những gì chúng ta thảo luận cũng sẽ có trong các phiên bản trước. Điều này sẽ hữu ích cho dù bạn chỉ đơn giản là một sinh viên đại học đưa giấy của bạn cho người khác để đọc lại hoặc chỉnh sửa một ấn phẩm lớn, sẽ thông qua một số sửa đổi và đánh giá.

Mẫu và Tài liệu

Khi cộng tác trong cài đặt nhóm, yêu cầu mọi người sử dụng định dạng nhất quán là điều bắt buộc. Bạn có thể dễ dàng thực hiện điều này bằng cách sử dụng các mẫu.

Ví dụ: bạn có thể xác định tất cả các kiểu và định dạng trong một mẫu, đính kèm mẫu vào tài liệu và phân phối mẫu cho mọi người làm việc trên tài liệu. Mẫu về cơ bản là hướng dẫn của Word về cách tài liệu và môi trường làm việc của bạn sẽ xuất hiện.

Mỗi tài liệu trong Word đều dựa trên một mẫu. Bất cứ khi nào bạn tạo một tài liệu mới trong Word, một mẫu sẽ được đính kèm tự động, ngay cả khi bạn tạo một tài liệu Trống Trống mới.

Tài liệu mới dựa trên mẫu chứa tất cả các kiểu và định dạng bạn cần. Nó thậm chí có thể bao gồm tiêu chuẩn, văn bản soạn sẵn, kiểu, tiêu đề, chân trang, thanh công cụ đặc biệt và bất kỳ thông tin phổ biến nào khác cần thiết cho các tài liệu tương tự dựa trên mẫu. Bạn cũng có thể đính kèm mẫu vào tài liệu hiện có, nếu bạn đã tạo mẫu sau khi bắt đầu công việc trên tài liệu.

GHI CHÚ: Khi bạn đính kèm mẫu vào tài liệu hiện có, thông tin thiết lập trang, chẳng hạn như hướng trang và lề, sẽ không được áp dụng cho tài liệu. Điều này là do thông tin thiết lập trang khác nhau đối với từng phần trong tài liệu của bạn, nếu bạn chia tài liệu của mình thành các phần. Word không biết phần nào để áp dụng thông tin thiết lập trang.

Vì lý do này, chúng tôi khuyên bạn nên lập kế hoạch trước khi làm việc trên một tài liệu trong cài đặt hợp tác và tạo một mẫu cho tài liệu mà bạn có thể áp dụng cho tài liệu mới trước khi bắt đầu làm việc với tài liệu đó.

Mẫu thông thường và Mẫu cá nhân tùy chỉnh

Word cài đặt với một mẫu bình thường và nhiều mẫu hơn có sẵn trên Office.com. Bạn cũng có thể tạo bao nhiêu mẫu cá nhân tùy chỉnh của riêng bạn tùy thích. Nếu bạn không chọn một mẫu tùy chỉnh hoặc tích hợp sẵn, Word sẽ tự động gán mẫu khuôn mẫu bình thường..

Có hai phần mở rộng được sử dụng cho các tệp mẫu, DOTX và DOTM. DOTX được sử dụng cho các mẫu không sử dụng macro và DOTM được sử dụng cho các mẫu làm.

Mẫu Bình thường được đặt trong thư mục C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Mẫu, cùng với các mẫu bạn có thể tải xuống từ Office.com. Tham khảo Hướng dẫn định dạng Word 2013 của chúng tôi để biết thêm thông tin.

LƯU Ý: Trong toàn bộ loạt bài này, bạn có thể tự hỏi tại sao hình ảnh hiển thị các tab trong Word bằng chữ in hoa và in thường (hoặc trường hợp tiêu đề) thay vì tất cả được viết hoa như trên máy tính của bạn. Có một mẹo để thay đổi cách viết hoa trên các tab mà chúng tôi giải thích trong bài viết của mình, Cách thay đổi cách viết hoa của Ribbon Bar của Office 2013.

Thay đổi vị trí của mẫu cá nhân

Các mẫu cá nhân tùy chỉnh được lưu trữ ở một vị trí khác với mẫu Thông thường và các mẫu được tải xuống từ Office.com. Word lưu trữ các mẫu cá nhân trong Tiếng C: \ Users \ Documents \ Custom Office Mẫu theo mặc định.

Tuy nhiên, vị trí này có thể được thay đổi. Để làm như vậy, hãy nhấp vào tab.

Nhấp vào Tùy chọn khác trong danh sách các mục ở phía bên trái màn hình.

Trên hộp thoại Tùy chọn Word Word, hãy nhấp vào Nâng cao nâng cao trong danh sách các mục bên trái.

Trong phần General General, nhấp vào Vị trí tập tin.

Trên hộp thoại Vị trí tập tin của Tập tin, hãy chọn các mẫu người dùng của người dùng trong danh sách các loại và vị trí của tập tin và nhấp vào Sửa đổi.

Trên hộp thoại của Mod Sửa đổi Vị trí, hãy điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu trữ các mẫu cá nhân của mình, chọn nó và nhấp vào OK OK.

Đường dẫn mới hiển thị trên hộp thoại Tập tin định vị tập tin. Nhấp vào OK OK.

Nhấp vào, OK OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word Word.

Bạn cũng cần chỉ định vị trí mặc định cho các mẫu cá nhân, vì vậy bạn sẽ có quyền truy cập vào các mẫu cá nhân của mình trên màn hình của New New New khi tạo một tài liệu mới. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Tải xuống tệp của tập tin và chọn Tùy chọn của nhóm. Lần này, trên hộp thoại Tùy chọn của Tùy chọn, hãy nhấp vào Lưu Lưu Lưu trong danh sách bên trái.

Trong phần Lưu tài liệu lưu trữ, hãy nhập cùng một đường dẫn mà bạn đã chỉ định vào hộp thoại Vị trí tập tin của Google trước đó trong hộp thư Mặc định mẫu cá nhân mặc định và bấm vào nút OK.