Năm hệ thống danh sách việc cần làm tương tự cho năng suất tốt hơn

Trước đây chúng tôi đã thảo luận về sức hấp dẫn của các công cụ năng suất: chúng có thực sự hoạt động khi tăng tỷ lệ năng suất cá nhân của bạn không? Bạn có thể có tất cả các ứng dụng danh sách việc cần làm kỹ thuật số trên thị trường, miễn phí hoặc cao cấp hoặc các ứng dụng ghi chú giúp bạn ghi lại những điều bạn sợ quên (và vẫn quên dù sao), nhưng một lần nữa, câu hỏi là, bạn có năng suất hơn từ việc sử dụng các công cụ này?

Giống như độ phân giải năm mới, danh sách việc cần làm gợi ra cùng một loại phản ứng từ chúng tôi. Chúng tôi chế tạo Họ, nhưng bất chấp những nỗ lực tốt nhất của chúng tôi, cuối cùng chúng tôi quên về họ cho đến một năm mới hoặc một thời hạn tiếp cận. Nếu không có suy nghĩ đúng đắn để làm việc cùng, chúng ta sẽ không thể khai thác hết tiềm năng của họ.

Nhưng hãy nói rằng bạn là kiểu người không thể chụp ảnh mà không có ứng dụng danh sách việc cần làm, câu hỏi mới của tôi bây giờ là bạn có đi không kỹ thuật số hoặc tương tự?

Cạm bẫy của danh sách việc cần làm kỹ thuật số

Trong thời đại kỹ thuật số, bạn có thể mang theo danh sách việc cần làm trong điện thoại của mình và luôn mang theo chúng bên mình. Đồng bộ hóa nó trong tất cả các thiết bị của bạn hoặc chia sẻ nó với đồng nghiệp, vợ / chồng, bạn bè của bạn và coi bạn là Vua (hoặc Nữ hoàng) của Năng suất.

Ý tưởng này hoạt động nhưng chỉ khi bạn hoàn thành mọi thứ bạn đã đưa vào danh sách đó. Viết nó, làm nó, gạch bỏ nó, tặc lưỡi - lý tưởng này "hãy làm điều này!" quá trình khó đạt được hơn vẻ ngoài của nó.

Điều gì xảy ra với những thứ không được thực hiện vào ngày bạn thêm nó vào danh sách? Nó có được không hoãn lại? Quên? Lưu trữ? Và là những thứ bạn thêm vào danh sách của bạn khả thi cho lịch trình của bạn? Còn nó thì sao mức độ ưu tiên? Không phải tất cả mọi thứ có thể có cùng mức độ ưu tiên (không có vấn đề gì sếp của bạn nói).

Đây là nơi mà cách làm tương tự cũ tốt có ích.

Đi bằng giấy

Với danh sách việc cần làm kỹ thuật số, bạn chỉ cần liệt kê danh sách. Với giấy, bạn thực sự có thể suy nghĩ thông qua những việc bạn phải làm, đăng ký mức độ quan trọng và sự ưu tiên của từng nhiệm vụ, sắp xếp, lịch trình và kế hoạch những gì bạn có thể làm hôm nay và những gì bạn có thể làm vào thứ ba tới.

Có điều gì đó về việc viết nó xuống (so với việc gõ nó) khiến bạn cảm thấy "cam kết" hơn để hoàn thành công việc; như thể bạn là hoàn thành bài tập về nhà để giáo viên của bạn đánh dấu, hoặc ký một tài liệu quan trọng, trái ngược với đánh máy trong một hộp bình luận.

Thêm, khi bạn choáng ngợp bằng số lượng những thứ bạn cần / phải làm, lấy một cây bút và đặt mọi thứ xuống giấy, sau đó vạch ra các nhiệm vụ trong nhiều ngày và tháng, và từ từ cảm thấy gánh nặng trút khỏi vai bạn và trôi đi.

Không chỉ của bạn tâm trí thoải mái, thay vì lo lắng, bạn sẽ tự tin hơn về việc hoàn thành nhiệm vụ của mình.

Tổ chức ngày của bạn

Một vấn đề với phương pháp bút và giấy là một danh sách việc cần làm dài và đơn giản là buồn tẻ và khó theo dõi. Những gì bạn cần là cấu trúc, kỷ luật và một phương pháp hoặc hệ thống có thể giúp bạn phá vỡ những gì bạn phải làm.

Bởi phá vỡ nhiệm vụ theo loại hoặc cảm xúc hoặc tầm quan trọng, hoặc thực hiện một định dạng để đặt ra các nhiệm vụ và làm nổi bật chúng khi chúng được thực hiện, bạn có thể thấy những tác động tích cực của việc đánh dấu "thực hiện" thành tích của bạn trên giấy và trong cuộc sống thực.

Đây là năm hệ thống danh sách việc cần làm tương tự, cách bạn làm bằng tay, bằng bút và trên giấy, mà bạn có thể áp dụng để đưa năng suất trở lại cuộc sống của bạn.

1. Tạp chí Bullet

Khai thác sức mạnh thực sự của đạn trong một danh sách. Tạp chí Bullet® là đứa con tinh thần của một nhà thiết kế sản phẩm, Ryder Carroll. Ông đã phát triển nó để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách hiệu quả. Về cơ bản, cách hoạt động của Bullet Journal.

Tạp chí có bốn phần chính.

(1) Mục lục - Các Mục lục bao gồm Số trang cho tất cả các phần và chủ đề.

(2) Nhật ký tương lai - Các Nhật ký tương lai chứa các nhiệm vụ mà bạn muốn thực hiện trong tương lai.

(3) Nhật ký hàng tháng - Các Nhật ký hàng tháng chứa của bạn danh sách việc cần làm hàng tháng và sự kiện lịch.

(4) Nhật ký hàng ngày - Các Nhật ký hàng ngày mang danh sách việc cần làm hàng ngày.

Các dấu hiệu ở dạng dấu chấm, hình tròn và dấu gạch ngang được thêm vào phân loại thêm các nhiệm vụ:

• Khi một nhiệm vụ hoàn thành, viên đạn của nó được đổi thành X dấu
• Nếu nó được lên lịch lại, viên đạn sẽ trở thành >
• Nếu nó được chuyển đến nhật ký tương lai, viên đạn sẽ là <

Để biết thêm, hãy xem trang web chính thức của tạp chí đạn, hoặc xem video giới thiệu của nó bên dưới.

Nếu bạn thích tạp chí (sổ ghi chép) thú vị mà bạn thấy trong video, nó có sẵn ở đây.

2. Phương pháp năng suất kế hoạch

Bây giờ, phương pháp này cũng đi kèm với một máy tính xách tay tùy chỉnh khá đẹp, được gọi là Công cụ lập kế hoạch năng suất, nơi bạn có thể đưa ra danh sách việc cần làm của mình. Bạn không nhất thiết cần nó để sử dụng các kỹ thuật hoặc ý tưởng cơ bản mặc dù, bất kỳ giấy hoặc sổ ghi chép sẽ làm.

Được phát triển bởi nhóm tại Thay đổi thông minh, đó là một kỹ thuật kết hợp danh sách việc cần làm và Pomodoro Technique® nơi bạn làm việc trong thời gian chạy nước rút 25 phút, với thời gian nghỉ 5 phút giữa.

Xem cách Alex Ikonn, người đồng sáng lập của Productivity Planner giải thích quy trình dưới đây.

Phương pháp này đòi hỏi bạn phải đặt xuống nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trong ngày đầu tiên, làm cho bạn ưu tiên các nhiệm vụ của bạn. Nó cũng yêu cầu bạn Chỉ định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ về số lượng nước rút pomodoro nó có thể mất.

Ví dụ: nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành một nhiệm vụ trong 3 lần chạy nước rút pomodoro, bạn hãy viết ra 3.

Sau này, khi bạn thực ra hoàn thành nhiệm vụ của bạn, bạn cập nhật số lần chạy nước rút pomodoro nó đã đưa bạn để hoàn thành nó. Điều này sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn về việc bạn mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định.

Bạn cũng có thể viết đánh giá hàng tuần, làm nổi bật những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành và những gì bạn chưa làm. Bạn có thể viết ra và suy nghĩ về những gì bạn có thể đã học được từ tuần trước, về năng suất và những khía cạnh nào bạn có thể không thể hoàn thành danh sách nhiệm vụ.

3. Danh sách việc cần làm của Becky Higgins

Becky Higgins, người tạo ra Project Life®, một hệ thống đơn giản hóa việc giữ bộ nhớ chia sẻ hệ thống danh sách việc cần làm dễ dàng của cô ấy trong video dưới đây.

Hệ thống danh sách việc cần làm của cô ấy rất đơn giản, bạn thêm các tác vụ trên một trang, từ trên xuống dưới cho nhiệm vụ liên quan đến công việc, và từ dưới lên trên cho nhiệm vụ cá nhân (hoặc ngược lại). Khi bạn hết dung lượng, chỉ cần di chuyển đến trang tiếp theo.

Sau đó, sử dụng công cụ tô sáng, làm nổi bật nhiệm vụ quan trọng nhất bạn phải làm ngay trước tiên, làm nó, sau đó đánh nó ra trước khi làm nổi bật điều quan trọng tiếp theo phải làm.

4. Strikethru

Strikethru, một hệ thống rất đơn giản, ngay cả bà của bạn cũng có thể sử dụng nó. Chris Kyle, người tạo ra Strikethru đã tạo ra một hệ thống với bốn phần: các Danh sách trực tiếp, các Đổ, các Hầm và Lịch:

• Các Danh sách trực tiếp là của bạn danh sách việc cần làm điển hình mà bạn muốn thực hiện trong một ngày nhất định. Các mục trong danh sách tồn tại cho đến khi bạn hoàn thành nó.
• Các Đổ là nơi bạn bãi rác tất cả của bạn những suy nghĩ và ý tưởng phải làm rằng bạn không có một ngày cụ thể theo lịch trình, nhưng chỉ muốn ghi lại nó trước khi bạn quên.
• Các Hầm là nơi bạn giữ đúng danh sách việc cần làm cho các dự án khác nhau trong cuộc sống của bạn.
• Các Lịch chỉ đơn giản là một lịch có không gian cho hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.

Xem cách nó được thực hiện dưới đây.

Bạn có thể tùy chỉnh bốn phần theo nhu cầu của bạn hoặc theo các phương pháp được đề xuất:

• Lite - Danh sách trực tiếp và phần kết xuất
• Tiêu chuẩn - Lite + phần Vault
• Chuyên nghiệp - Tiêu chuẩn + phần Lịch

5. Danh sách việc cần làm lập dị

Neville Medhora, người sáng lập Kopy Writing Kference, nơi ông dạy viết về sao chép, đã đưa ra một định dạng danh sách công việc bằng bút giấy đơn giản, để ngừng chần chừ và hoàn thành công việc.

Bố cục khá đơn giản; ngày ở trên cùng, các cuộc hẹn và theo dõi nhiệm vụ hàng giờ ở giữa bên phải, nhiệm vụ ở trung tâm bên trái, và xem xét hàng ngày trong ngày ở dưới cùng.

Theo dõi nhiệm vụ hàng giờ khá hữu ích để gây ra một số tội lỗi, nếu bạn đang trì hoãn trong nhiều giờ.

Đây là bài đăng trên blog mà anh ấy đã viết trên hệ thống danh sách việc cần làm của mình và bên dưới bạn có thể xem phiên bản video tương tự.

Bạn sẽ áp dụng phương pháp nào trong số những phương pháp liệt kê bút và giấy này? Hay bạn có một thứ bạn tự tạo ra mà bạn nghĩ có thể đứng đầu tất cả các phương pháp này? Hãy cho chúng tôi trong các ý kiến.