Cách giảm kích thước của tài liệu Microsoft Word
Tài liệu Word có thể nhận được các tài liệu phức tạp, dài bất thường, với vô số hình ảnh nhúng, phông chữ và các đối tượng khác. Nhưng có vẻ như các tài liệu có thể phát triển ngoài tầm tay mà dường như không có lý do nào cả. Nếu bạn đang xử lý một tài liệu khổng lồ, đây là một số điều bạn có thể thử để giảm kích thước tệp của nó.
Khi bạn có một tài liệu Word quá lớn, điều đầu tiên bạn sẽ thử là nén các hình ảnh trong đó. Điều này một phần là do các trang web như How-To Geek đã viết các bài viết toàn diện giải thích cách thực hiện điều này và một phần bởi vì, tốt, hình ảnh dường như luôn tăng kích thước của một tài liệu Word vượt quá lý do. Bạn vẫn nên tiếp tục và làm theo các mẹo chúng tôi đã viết trong bài viết đó bởi vì nếu bạn có hình ảnh, họ sẽ giúp bạn.
Nhưng nếu bạn chưa có hình ảnh hoặc bạn đã làm theo những lời khuyên đó và cần giảm kích thước tệp nhiều hơn, chúng tôi đã bảo vệ bạn. Chúng tôi đã có rất nhiều mẹo để chia sẻ, vì vậy chúng tôi đã chia chúng thành những điều chắc chắn sẽ giúp giảm kích thước của tài liệu Word, những điều có thể giúp ích và một số mẹo thường được đề xuất mà bạn không nên bận tâm.
Băt đâu nao.
Các mẹo chắc chắn sẽ giúp giảm kích thước của tài liệu
Không phải mọi mẹo bạn tìm thấy sẽ hữu ích cho bạn. Đôi khi điều này là do chúng không áp dụng cho tình huống của bạn (nếu bạn không có hình ảnh thì mẹo nén hình ảnh sẽ không được sử dụng) nhưng đôi khi các mẹo chỉ đơn giản là sai. Chúng tôi đã thử nghiệm tất cả các mẹo trong phần này, vì vậy chúng tôi biết chúng hoạt động.
Chuyển đổi tài liệu của bạn sang định dạng DOCX
Microsoft đã phát hành định dạng DOCX trong Office 2007, vì vậy nếu bạn vẫn đang sử dụng định dạng .doc, đã đến lúc chuyển đổi. Loại tệp .docx mới hơn về cơ bản hoạt động như một tệp ZIP bằng cách nén nội dung của tài liệu, do đó, chỉ cần chuyển đổi tệp .doc sang định dạng .docx sẽ làm cho tài liệu của bạn nhỏ hơn. (Điều này cũng áp dụng cho các định dạng Office khác như Excel (.xls đến .xslx), PowerPoint (.ppt đến .pptx) và Visio (.vsd đến .vsdx) bằng cách này.)
Để chuyển đổi tệp .doc của bạn, hãy mở tệp đó trong Word và nhấp vào Tệp> Thông tin> Chuyển đổi.
Nhấp vào, OK OK trên dấu nhắc xuất hiện, nhấp vào nút Lưu Lưu và Word chuyển đổi tài liệu của bạn thành .docx. Word thực hiện chuyển đổi này bằng cách tạo phiên bản hoàn toàn mới của tài liệu ở định dạng mới, vì vậy bạn vẫn có sẵn phiên bản .doc cũ của mình.
Chúng tôi đã thử nghiệm điều này với một tệp .doc 20 trang mẫu có chứa sáu hình ảnh, các bảng khác nhau và các dấu định dạng. Tệp .doc ban đầu là 6,001KB, nhưng tệp .docx được chuyển đổi chỉ nặng 721KB. Đó là 12% kích thước ban đầu. Không có gì khác chúng tôi đề xuất dưới đây sẽ làm nhiều hơn để giảm kích thước tệp của bạn, vì vậy nếu bạn có tệp .doc, bạn có thể chuyển đổi sang .docx, công việc của bạn có thể được thực hiện.
Chèn ảnh của bạn thay vì sao chép và dán chúng
Khi bạn sao chép và dán hình ảnh vào tài liệu của mình, Word sẽ đưa ra một số giả định nhất định về cách xử lý. Một trong những giả định này là bạn muốn hình ảnh được dán ở định dạng BMP, là loại tệp lớn, hoặc đôi khi là PNG, vẫn còn khá lớn. Một cách khác đơn giản là dán hình ảnh của bạn vào một chương trình chỉnh sửa thay vào đó, lưu nó dưới định dạng nhỏ hơn như JPG, sau đó sử dụng Chèn> Hình ảnh để chèn hình ảnh vào tài liệu của bạn.
Việc dán trực tiếp ảnh chụp màn hình nhỏ bên dưới vào tài liệu Word trống khiến kích thước của tài liệu đó tăng từ 22 KB lên 548 KB.
Việc dán ảnh chụp màn hình đó vào Paint, lưu nó dưới dạng JPG và sau đó chèn JPG đó vào một tài liệu trống khiến tài liệu nhảy lên chỉ còn 331 KB. Điều đó chỉ nhỏ hơn 40%. Thậm chí tốt hơn, sử dụng định dạng GIF dẫn đến một tài liệu nhỏ hơn 60%. Thu nhỏ lại, đó là sự khác biệt giữa tài liệu 10 MB và tài liệu 4 MB.
Tất nhiên, bạn không thể luôn luôn tránh xa điều này. Đôi khi, bạn sẽ cần chất lượng hình ảnh tốt hơn mà các định dạng như BMP và PNG có thể cung cấp. Nhưng nếu đó là một hình ảnh nhỏ hoặc bạn không cần chất lượng siêu cao, sử dụng định dạng trọng lượng nhẹ hơn và chèn hình ảnh có thể giúp ích.
Trong khi bạn đang lưu hình ảnh của mình, hãy chỉnh sửa
Khi bạn chỉnh sửa một hình ảnh trong Word, nó sẽ lưu trữ tất cả các chỉnh sửa hình ảnh của bạn như một phần của tài liệu. Có nghĩa là nếu bạn cắt một hình ảnh trong tài liệu của mình, Word vẫn giữ nguyên hình ảnh gốc. Thay đổi hình ảnh thành đen trắng và Word vẫn giữ nguyên hình ảnh đầy đủ màu gốc.
Điều này làm tăng kích thước tài liệu của bạn một cách không cần thiết, vì vậy khi bạn thực hiện thay đổi cho hình ảnh của mình và bạn chắc chắn rằng bạn không cần phải hoàn nguyên những hình ảnh đó, bạn có thể yêu cầu Word loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa.
Nhưng tốt hơn là xóa dữ liệu không cần thiết khỏi tài liệu của bạn không có dữ liệu không cần thiết đó trong tài liệu của bạn ngay từ đầu. Mọi chỉnh sửa bạn có thể thực hiện, ngay cả những chỉnh sửa đơn giản như cắt xén hoặc thêm mũi tên, được thực hiện tốt nhất trong trình chỉnh sửa hình ảnh trước khi bạn chèn hình ảnh vào tài liệu.
Nén tất cả hình ảnh của bạn trong một lần
Vâng, chúng tôi đã nói khi bắt đầu bài viết này là về khác cách để giảm kích thước tệp của bạn, nhưng hầu hết các bài viết về chủ đề này cho bạn biết cách nén từng hình ảnh của bạn (bao gồm cả bài viết của chúng tôi) và ở đây tại How-To Geek, tất cả chúng ta đều tìm cách tốt hơn để làm mọi thứ.
Bấm vào Tệp> Lưu dưới dạng> Tùy chọn khác. (Bạn có thể có Lưu Lưu một Bản sao chứ không phải Lưu Lưu dưới dạng nếu bạn đã bật OneDrive khi bật Tự động lưu.)
Thao tác này sẽ mở hộp thoại Lưu Lưu Như As, nơi bạn truy cập một số tùy chọn bổ sung. Nhấp vào Công cụ> Nén hình ảnh.
Thao tác này sẽ mở bảng điều khiển hình ảnh nén của nén nén, nơi bạn có thể quyết định nén mà bạn muốn áp dụng cho tất cả các hình ảnh của mình cùng một lúc.
Ứng dụng chỉ áp dụng cho hình ảnh này Tùy chọn của bạn có màu xám vì đây là công cụ toàn bộ hoặc không có gì - tất cả các hình ảnh của bạn sẽ có các tùy chọn này được áp dụng khi bạn lưu tài liệu hoặc không ai trong số chúng sẽ. Vì vậy, nếu bạn muốn chọn các tùy chọn khác nhau cho các hình ảnh khác nhau, điều này sẽ không phù hợp với bạn. Nhưng nếu bạn đang tìm cách nén tất cả hình ảnh của mình trong một lần, đây là tùy chọn để sử dụng.
Chọn các lựa chọn của bạn, nhấp vào OK, OK, sau đó lưu phiên bản mới của tài liệu của bạn với tất cả các hình ảnh được nén.
Dừng nhúng phông chữ trong tài liệu của bạn
Trừ khi bạn đang sử dụng một phông chữ khác thường từ một thiên hà ở rất xa, gần như chắc chắn rằng bất kỳ ai bạn chia sẻ tài liệu của bạn đều có thể đọc nó bằng bản sao Word của họ (hoặc một thay thế miễn phí như Libre Office). Vậy tại sao bạn muốn lãng phí không gian trong tệp của mình bằng cách nhúng phông chữ? Ngăn chặn điều này xảy ra bằng cách đi tới Tệp> Tùy chọn> Lưu và tắt phông chữ Nhúng trong tệp Tùy chọn tập tin.
Bạn có thể nghĩ rằng điều này sẽ không tạo ra nhiều khác biệt, nhưng bạn đã sai. Nếu bạn đã bật chức năng nhúng phông chữ và có chế độ xóa phông chữ chung, không tắt phông chữ hệ thống, thì sự khác biệt về kích thước tệp là gần 2 MB. Ngay cả khi không được nhúng phông chữ hệ thống chung, bật phông chữ (có nghĩa là các phông chữ như Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, v.v. không bao gồm), tệp vẫn lớn hơn gần 1,3 MB.
Vì vậy, có, ngừng nhúng phông chữ trong tài liệu của bạn.
Dừng nhúng các tệp khác nếu bạn có thể
Gần đây chúng tôi đã chỉ cho bạn cách nhúng hoặc liên kết bảng tính Excel trong tài liệu Word (và bạn cũng có thể thực hiện việc này với các tệp khác, như bản trình bày PowerPoint hoặc sơ đồ Visio). Nếu bạn có thể liên kết với bảng tính thay vì nhúng nó, bạn sẽ tự tiết kiệm phần lớn kích thước của tệp Excel. Bạn sẽ không lưu tất cả, vì bảng tính được liên kết vẫn sẽ thêm một số kích thước, nhưng tài liệu của bạn sẽ nhỏ hơn nhiều với một liên kết so với nhúng hoàn toàn. Tất nhiên, có những hạn chế trong việc liên kết cũng như lợi ích, vì vậy hãy chắc chắn đọc bài viết đó để hiểu chúng trước khi bạn làm điều này.
Dừng lưu trữ một hình thu nhỏ cho tài liệu
Trước đây, Word cho phép bạn lưu trữ hình ảnh thu nhỏ của tài liệu để Windows có thể hiển thị cho bạn bản xem trước trong File Explorer. Ngày nay, File Explorer có thể tự làm điều này và không cần trợ giúp từ Word, nhưng tùy chọn vẫn còn đó trong tài liệu của bạn. Trong tài liệu thử nghiệm 721KB của chúng tôi, bật tùy chọn này khi tăng kích thước tệp lên 3247 KB. Đó là 4,5 lần kích thước của tệp gốc - không có gì. Bạn sẽ tìm thấy cài đặt này tại Tệp> Thông tin> Thuộc tính> Thuộc tính nâng cao.
Tắt hình thu nhỏ Lưu lại cho tất cả các tài liệu Word Hộp kiểm và nhấp vào OK OK.
Tên của tùy chọn này hơi sai lệch vì tắt nó ở đây chỉ ảnh hưởng đến tài liệu bạn đã mở, mặc dù nó nói, tất cả các tài liệu Word. Nếu điều này được bật theo mặc định khi bạn tạo tài liệu, thì bạn Sẽ cần phải tắt nó trong mẫu Normal.dotx và Microsoft đã cung cấp các hướng dẫn tuyệt vời để thực hiện việc này nếu bạn không chắc chắn làm thế nào.
Bạn cũng có thể tắt cài đặt này trong đoạn hội thoại Lưu Lưu Như As, trong đó nó được gọi là hình thu nhỏ chính xác hơn một chút Lưu Lưu.
Xóa thông tin cá nhân và ẩn khỏi tài liệu của bạn
Thông tin cá nhân không chỉ bổ sung vào kích thước tài liệu của bạn mà còn có khả năng cung cấp cho độc giả thông tin mà bạn không muốn họ có. Cũng có thể có thông tin được định dạng là ẩn và nếu bạn không cần văn bản ẩn này trong tài liệu, tại sao không loại bỏ nó?
Xóa thông tin không cần thiết này khỏi tài liệu của bạn bằng cách đi tới Tệp> Thông tin> Kiểm tra sự cố và sau đó nhấp vào nút Tài liệu Kiểm tra Tài liệu.
Đảm bảo các thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân của người dùng được bật và sau đó nhấp vào Kiểm tra dữ liệu. Khi thanh tra đã chạy xong, hãy nhấp vào Xóa Xóa tất cả các mục trong phần Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân.
Hành động này đã giảm kích thước tệp thử nghiệm của chúng tôi xuống 7 KB, do đó không phải là một số lượng quá lớn. Tuy nhiên, đó là cách tốt để xóa thông tin cá nhân khỏi tệp của bạn, vì vậy bạn có lẽ nên làm điều này bằng mọi cách. Được cảnh báo rằng bạn không thể khôi phục dữ liệu này sau khi xóa dữ liệu, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn hài lòng với dữ liệu đó trước khi xóa. Bạn có thể thực hiện điều tương tự cho các tùy chọn Nội dung vô hình của Nhà cung cấp và Nội dung ẩn, nhưng điều này sẽ chỉ làm cho tệp của bạn nhỏ hơn nếu bạn có nội dung bị ẩn.
Tắt AutoRecover (Nếu bạn dám)
Một trong những tính năng tuyệt vời của Word - trên thực tế, một trong những tính năng tuyệt vời của mọi ứng dụng Office - là AutoRecover. Tính năng này giúp sao lưu thường xuyên tệp của bạn khi bạn làm việc, vì vậy nếu Word gặp sự cố hoặc máy tính của bạn khởi động lại bất ngờ (chẳng hạn như khi Windows cập nhật hệ thống qua đêm), bạn sẽ được cung cấp các phiên bản tài liệu mở được khôi phục tự động vào lần tiếp theo Lời. Tất nhiên, tất cả các phiên bản này đều thêm vào kích thước tệp của bạn, vì vậy nếu bạn tắt AutoRecover, tệp của bạn sẽ nhỏ hơn.
Chuyển đến Tệp> Tùy chọn> Lưu và tắt thông tin Tự động Lưu lại Tự động Phục hồi mỗi [x phút] Tùy chọn.
Điều này sẽ không tạo ra sự khác biệt ngay lập tức, nhưng nó sẽ ngăn các phiên bản AutoRecover mới được thêm vào tệp khi bạn làm việc với nó.
Chỉ cần cảnh báo rằng bạn sẽ không còn phiên bản AutoRecover nữa nên nếu Word gặp sự cố hoặc đóng bất ngờ, bạn sẽ mất tất cả công việc kể từ lần cuối bạn lưu nó.
Sao chép mọi thứ vào một tài liệu hoàn toàn mới
Khi bạn làm việc trên một tài liệu, Word sẽ lưu những thứ khác nhau trong nền để giúp bạn. Chúng tôi đã chỉ cho bạn cách tắt những thứ này khi có thể và cách xóa dữ liệu mà Word thu thập, nhưng có thể vẫn sẽ có những thứ trong tài liệu của bạn mà bạn không cần. Nếu bạn thấy mình phải chịu loại kích thước tài liệu này, bạn có thể tạo một tài liệu mới và sau đó sao chép mọi thứ vào đó.
Bắt đầu bằng cách tạo một tài liệu trống mới. Chọn tất cả nội dung trong tài liệu hiện tại của bạn bằng cách nhấn Ctrl + A. Trong tài liệu mới, nhấn Ctrl + V để dán mọi thứ. Điều này sao chép tất cả văn bản, phần, định dạng, tùy chọn bố cục trang, đánh số trang - mọi thứ bạn cần.
Tài liệu mới của bạn sẽ không có bất kỳ lưu nền nào trước đó, thông tin AutoRecover hoặc các phiên bản trước đó và điều này sẽ làm giảm kích thước tệp.
Hãy nhớ rằng việc này sẽ sao chép mọi dữ liệu chỉnh sửa trong ảnh của bạn, vì vậy bạn có thể muốn xóa dữ liệu đó khỏi tài liệu gốc trước khi sao chép mọi thứ sang tài liệu mới của bạn. Nếu bạn không, nó không phải là vấn đề lớn. Bạn vẫn có thể xóa nó khỏi tài liệu mới của bạn.
Chúng tôi không thể cho bạn biết số tiền này sẽ tiết kiệm được bao nhiêu, bởi vì nó có thể là bất cứ thứ gì từ vài kilobyte đến rất nhiều megabyte, nhưng sẽ luôn đáng làm nếu bạn muốn loại bỏ càng nhiều chất béo càng tốt từ tài liệu của bạn.
Như một phần thưởng, chúng tôi cũng đã thấy bản sao / dán này vào một thủ thuật tài liệu mới giải quyết các lỗi lạ trong các tài liệu Word khó theo dõi nếu không.
Lời khuyên rằng Có thể Giúp giảm kích thước tài liệu
Một số mẹo có vẻ như chúng sẽ giúp ích, nhưng chúng tôi không thể có kết quả tích cực với chúng. Chúng tôi sẽ không nói rằng họ sẽ không giúp giảm kích thước tệp của bạn, nhưng có vẻ như bạn sẽ cần một tập hợp hoàn cảnh cụ thể để nhận được bất kỳ lợi ích nào từ họ. Chúng tôi khuyên bạn nên thử các mẹo từ phần trước trước, sau đó thử thực hiện nếu bạn cần.
Tắt lưu nền
Tài liệu càng phức tạp và càng lâu kể từ khi bạn lưu nó, bạn càng mất nhiều thời gian để lưu khi bạn nhấp vào nút Lưu Lưu. Để giúp giải quyết vấn đề này, Word có một cài đặt tại Tệp> Tùy chọn> Nâng cao có tên là Cho phép lưu nền.
Cài đặt này được bật theo mặc định và lưu tài liệu ở chế độ nền khi bạn đang làm việc với nó. Ý tưởng là khi bạn nhấp vào Save Save, thì sẽ có ít thay đổi hơn để lưu và do đó nó sẽ tiết kiệm nhanh hơn rất nhiều. Điều này phần lớn là sự trở lại cho đến ngày khi Word chiếm một lượng tài nguyên hệ thống lớn hơn tương ứng và trên các hệ thống hiện đại, có lẽ không cần thiết, đặc biệt là nếu bạn không chỉnh sửa các tài liệu quá dài hoặc phức tạp.
Ban giám khảo không biết liệu điều này có làm thay đổi kích thước tập tin hay không. Để một tài liệu mở với cài đặt này sẽ không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào đối với kích thước của tài liệu thử nghiệm của chúng tôi (trong khi bật AutoRecover đã làm tăng kích thước tập tin). Việc sửa đổi trong khoảng thời gian khoảng 30 phút cũng không làm cho kích thước tài liệu thay đổi đáng kể, bất kể việc cho phép nền của Cho phép lưu hay không. Không có nó đã tắt thay đổi tài liệu được lưu nhanh như thế nào.
Tóm lại: cái này là tùy thuộc vào bạn. Nếu tắt nó không làm giảm kích thước tệp của bạn thì hãy bật nó lên, bởi vì bất cứ điều gì Word làm để lưu tài liệu của bạn tự động là một điều tốt.
Chuyển đổi sang RTF và sau đó Chuyển đổi trở lại DOCX
RTF là viết tắt của Định dạng văn bản có định dạng và đó là một tiêu chuẩn mở cho các tài liệu cung cấp định dạng nhiều hơn một chút so với văn bản thuần túy, nhưng không phải tất cả các chuông và còi của DOCX. Ý tưởng chuyển đổi DOCX sang RTF là nó loại bỏ tất cả các định dạng bổ sung và bất kỳ dữ liệu ẩn nào để khi bạn lưu RTF trở lại dưới dạng tệp DOCX, kích thước tệp sẽ nhỏ hơn.
Chuyển đổi trang 20 tài liệu thử nghiệm 721 KB của chúng tôi sang RTF đã chuyển kích thước tệp thành 19,5 MB (vì vậy đừng sử dụng RTF nếu bạn muốn một tệp nhỏ). Chuyển đổi nó trở lại DOCX dẫn đến một tệp là 714 KB. Đó là mức tiết kiệm 7 KB - ít hơn 1% - và vì RTF không thể xử lý một số định dạng bảng đơn giản mà chúng tôi đã sử dụng, chúng tôi phải định dạng lại. Cách đưa kích thước trở lại lên tới 721 KB.
Điều này dường như không có nhiều lợi ích cho tài liệu của bạn, đặc biệt là khi DOCX hiện đại có rất nhiều khả năng định dạng mà RTF không thể xử lý.
Chuyển đổi sang HTML và sau đó Chuyển đổi trở lại DOCX
Đây là ý tưởng tương tự như chuyển đổi sang RTF, ngoại trừ HTML là định dạng web. Thử nghiệm chuyển đổi của chúng tôi cho thấy kết quả gần như giống hệt với việc sử dụng RTF.
Chúng tôi đã thử điều này trên tệp DOCX 721 KB của chúng tôi và nó đã chuyển đổi nó thành tệp HTML 383 KB. Chuyển đổi nó trở lại DOCX dẫn đến tệp 714 KB. Đó là tiết kiệm 1%, nhưng nó đã gây rối với định dạng, đặc biệt là các tiêu đề và những thứ này sẽ phải được làm lại.
Giải nén tài liệu và nén nó
Tài liệu DOCX là một tệp nén, giống như một kho lưu trữ bạn tạo bằng 7-Xip hoặc WinRar. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở nó bằng một trong những công cụ đó và xem tất cả nội dung. Một mẹo bạn có thể thấy là trích xuất tất cả các tệp từ DOCX của bạn, thêm chúng vào kho lưu trữ nén và sau đó đổi tên tệp lưu trữ đó thành phần mở rộng tệp DOCX. Xin chào, bạn đã có một tài liệu Word đã được nén! Về lý thuyết, điều này nghe có vẻ hợp lý nhưng sử dụng cả 7-Zip và WinRar và các định dạng lưu trữ khác nhau, chúng tôi thấy rằng mỗi khi chúng tôi cố gắng mở tệp .docx mà chúng tôi đã tạo, Word đã nói với chúng tôi rằng tệp bị hỏng.
Có thể có một số giá trị trong ý tưởng này - tệp 721 KB của chúng tôi đã kết thúc chỉ có 72 KB - nhưng chúng tôi không khuyên dùng trừ khi bạn muốn dành nhiều thời gian chơi với nó để thử và làm cho nó hoạt động. Ngoài ra, việc lưu có thể chỉ đơn thuần là do quá trình nén đã xóa / nén thứ gì đó ngăn Word mở tài liệu, nhưng chúng tôi không thể chắc chắn.
Những lời khuyên thường được đề xuất có khả năng sẽ không tạo ra bất kỳ sự khác biệt nào
Có một vài gợi ý trôi nổi trên internet âm thanh hợp lý nhưng sẽ không có nhiều tác dụng. Điều đó không có nghĩa là bạn không nên thử chúng, chỉ là bạn không nên mong đợi nhiều tác động đến kích thước tài liệu của bạn.
Xóa các phiên bản trước của tài liệu
Word giữ các phiên bản trước của tài liệu của bạn khi bạn làm việc với nó. Đây là chức năng Tự động lưu và một số người khuyên bạn nên xóa chúng bằng cách đi tới Tệp> Thông tin> Quản lý tài liệu và xóa mọi phiên bản cũ.
Tuy nhiên, không có lý do gì để làm điều này vì các phiên bản cũ đó được lưu trữ trong hệ thống tệp Windows, không phải trong tài liệu Word của bạn. Xóa chúng sẽ không làm cho tài liệu của bạn nhỏ hơn. Nếu bạn muốn xóa bất kỳ thông tin phiên bản trước nào trong tài liệu, hãy sao chép nội dung vào tài liệu hoàn toàn mới hoặc thực hiện Tệp> Lưu dưới dạng để lưu vào tài liệu mới, như chúng tôi đã đề xuất trước đây.
Chỉ dán văn bản, không phải định dạng
Khi bạn muốn sao chép và dán từ một tài liệu vào tài liệu hiện tại của mình, bạn có thể sử dụng các tùy chọn dán khác nhau.
Tùy chọn mặc định được sử dụng nếu bạn nhấp vào nút Dán Dán Dán (hoặc nhấn Ctrl + V) là Định dạng nguồn Keep. Định dạng này sao chép phông chữ không mặc định và định dạng như in đậm, in nghiêng, v.v. Nhưng thay vào đó, nếu bạn nhấp vào tùy chọn Keep Keep Only Only, điều này sẽ - hoặc vì thế lý thuyết sẽ đi - giảm kích thước tệp bằng cách xóa định dạng.
Chúng tôi đã thử điều này với một tài liệu 20 trang có định dạng khác nhau được áp dụng cho văn bản trên mỗi trang và chênh lệch kích thước trung bình chỉ dưới 2 KB mỗi trang. Điều này có thể có ý nghĩa nếu bạn có một tài liệu 250 trang, trong đó tổng tài liệu lên tới khoảng 0,5 MB, nhưng bạn có thực sự sẽ có một tài liệu Word 250 trang không có định dạng không? Có lẽ là không, vì nó hầu như không thể đọc được, vì vậy bạn sẽ mất khoản tiết kiệm của mình khi bạn thêm định dạng lại vào.
Bất kỳ lợi ích nào cho phương pháp này có thể nằm ở mẹo mà chúng tôi đã đưa ra ở trên - sao chép và dán toàn bộ tài liệu vào tài liệu mới để xóa các phiên bản trước, thay đổi chỉnh sửa cũ, v.v..
Thay đổi kích thước của trang
Word cung cấp cho bạn tùy chọn thay đổi kích thước trang bằng cách đi tới Bố cục> Kích thước và thay đổi từ kích thước mặc định của Letter Letter. Có nhiều lời khuyên về việc bạn nói rằng nếu bạn chọn một kích thước nhỏ hơn, nhưng tương tự như của A4 A4 thì các độc giả khác sẽ không chú ý và bạn sẽ tiết kiệm được kích thước nhỏ.
Chúng tôi đã thử điều này với một tài liệu 20 trang sử dụng kích thước Thư Letter có kích thước 721 KB. Chúng tôi đã thay đổi kích thước thành Chế độ A4, Thời gian A5, A5 (bằng một nửa kích thước của A4 A4), và B Biên và tài liệu của chúng tôi vẫn duy trì ổn định 721 KB mỗi lần. Nói cách khác, nó không có sự khác biệt nào đối với kích thước tệp.
Ngừng nhúng dữ liệu ngôn ngữ
Có một cài đặt trong Tệp> Tùy chọn> Dữ liệu ngôn ngữ nhúng nhúng có tên nâng cao, và bạn sẽ thấy các mẹo ở nhiều nơi khác nhau bảo bạn tắt nó đi. Nhìn bề ngoài, điều này nghe có vẻ hợp lý - dữ liệu ngôn ngữ sẽ không làm tăng kích thước của tài liệu?
Nói tóm lại, câu trả lời là không nếu bạn đang sử dụng tệp .docx hiện đại. Word xử lý dữ liệu ngôn ngữ đằng sau hậu trường và nó không chiếm bất kỳ phòng nào trong tài liệu.
Tắt tùy chọn này có thể tạo ra một chút khác biệt so với các tệp .doc cũ hơn, nhưng ngay cả khi chỉ khi bạn đã sử dụng một công cụ viết tay và Word có một số thông tin sửa lỗi nhận dạng chữ viết tay của Wap để lưu trữ. Mặt khác, nó không có sự khác biệt nào cả.
Đó là danh sách khá đầy đủ của chúng tôi về các cách bạn có thể cắt các tệp Word của mình xuống kích thước, nhưng chúng tôi luôn tìm kiếm các phương pháp mới để thử (hoặc gỡ lỗi). Hãy bình luận nếu bạn biết một kỹ thuật mà chúng tôi đã bỏ lỡ và chúng tôi sẽ kiểm tra nó!
