Cách thiết lập Trả lời ngoài văn phòng trong Apple Mail cho Mac

Nếu bạn sẽ rời khỏi văn phòng một lúc, cho dù là đi nghỉ hay đi công tác, bạn có thể tự động cho mọi người biết bạn sẽ không đọc hoặc trả lời email trong thời gian đó bằng cách sử dụng trả lời ngoài văn phòng.

Apple Mail không có tính năng tích hợp để trả lời ngoài văn phòng, nhưng bạn có thể thiết lập một hoặc nhiều quy tắc để tự động gửi trả lời tùy chỉnh cho các email đến. Ở đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập quy tắc để tự động gửi trả lời cho bất kỳ email nào nhận được trong một tài khoản cụ thể làm ví dụ.

Để bắt đầu, hãy mở Apple Mail và truy cập Mail> Preferences.

Trên hộp thoại Tùy chọn, nhấp vào Quy tắc quy mô trên thanh công cụ ở trên cùng.

Nhấp vào nút Thêm Thêm quy tắc trên màn hình Quy tắc.

Nhập tên cho quy tắc trong hộp Mô tả trực tuyến. Lựa chọn bất kỳ ai trong danh sách thả xuống tiếp theo và chọn Tài khoản trực tuyến trong danh sách thả xuống bên dưới. Có nhiều điều kiện trong danh sách thả xuống mà bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như kiểm tra xem người gửi có ở trong danh bạ của bạn hay không hoặc kiểm tra xem trường Đến có địa chỉ email cụ thể không.

Chọn tài khoản mà bạn muốn gửi trả lời tự động từ danh sách thả xuống bên phải. Bất kỳ email nào vào tài khoản chúng tôi chọn sẽ được trả lời bằng một câu trả lời tự động.

Trong phần Thực hiện các hành động sau, hãy chọn Trả lời tin nhắn cho tin nhắn từ danh sách thả xuống.

Sau đó, nhấp vào nút Trả lời tin nhắn văn bản Nút nút.

Nhập tin nhắn vào ô mà bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động cho các tin nhắn email đến và nhấp vào nút OK OK..

Nhấp vào nút OK OK trên hộp thoại Rules để đóng nó.

Một hộp thoại hiển thị hỏi bạn có muốn chạy quy tắc mới trên các thư hiện có trong hộp thư của mình không. Nhấp vào nút Không được áp dụng trên mạng. Nếu bạn nhấp vào nút Đăng ký ứng dụng, ứng dụng trả lời tự động sẽ được gửi cho tất cả các tin nhắn đã có trong hộp thư đến của bạn và bạn không muốn làm điều đó. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn nhấp vào nút Don Do not Áp dụng.

Quy tắc được thêm vào danh sách và hộp trong cột Hoạt động được chọn, cho biết quy tắc đang hoạt động. Nếu bạn chưa ra khỏi văn phòng, hãy bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc mới bạn vừa tạo. Khi bạn đã sẵn sàng để gửi trả lời tự động, bạn có thể quay lại cửa sổ này và kiểm tra nó.

Đóng hộp thoại Tùy chọn bằng cách nhấp vào nút Xx ở góc trên bên trái.

Miễn là quy tắc được kích hoạt, bất kỳ email nào nhận được trong tài khoản Email HTG của chúng tôi đều được trả lời bằng thông báo tùy chỉnh mà chúng tôi thiết lập. Mỗi người gửi sẽ nhận được trả lời tự động mỗi khi họ gửi email cho bạn.

LƯU Ý: Bạn phải để Apple Mail mở trên máy Mac để chạy quy tắc. Nếu bạn đóng Apple Mail, các phản hồi tự động sẽ không được gửi đi, nhưng chúng sẽ là một khi bạn mở lại Apple Mail và nhận email trong hộp thư đến của bạn cho tài khoản được chọn trong quy tắc. Điều đó có nghĩa là nếu bạn đóng Apple Mail với quy tắc được kích hoạt trước khi bạn rời đi, khi bạn quay lại và mở lại Apple Mail, tất cả các email bạn nhận được trong hộp thư đến của bạn sẽ tự động được trả lời tại thời điểm đó.

Bạn vẫn nhận được tất cả các email được gửi cho bạn và mỗi người sẽ có một biểu tượng trả lời ở bên trái của dòng chủ đề, cho biết một câu trả lời tự động đã được gửi cho tin nhắn đó.

Vì bạn không thể đặt phạm vi ngày cho quy tắc, bạn phải tắt quy tắc theo cách thủ công khi bạn không muốn chạy quy tắc đó nữa. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn bỏ chọn hộp cho quy tắc khi bạn quay trở lại từ kỳ nghỉ hoặc chuyến công tác.