Cách thiết lập Trả lời ngoài văn phòng trong Outlook cho Windows
Khi bạn biết bạn sẽ rời khỏi văn phòng trong vài ngày, bạn có thể thiết lập Trợ lý ngoài văn phòng để trả lời tự động, cho mọi người biết rằng bạn đang tận hưởng kỳ nghỉ của mình trong khi họ bị mắc kẹt tại nơi làm việc.
Để tạo một câu trả lời ngoài văn phòng trong Outlook, chúng tôi sẽ tạo một mẫu email với thông điệp chúng tôi muốn sử dụng và sau đó tạo một quy tắc sẽ gửi trả lời với thông báo đó cho tất cả các email chúng tôi nhận được trong một phạm vi ngày cụ thể.
LƯU Ý: Outlook phải được mở để quy tắc chạy và trả lời ngoài văn phòng của bạn sẽ được gửi. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn để máy tính bật và Outlook chạy khi bạn ra khỏi văn phòng.
Bước một: Tạo một mẫu tin nhắn
Để tạo một mẫu tin nhắn trong Outlook, hãy đảm bảo rằng tab Trang chủ của Nhà đang hoạt động và nhấp vào nút Email Mới của Email trong phần Mới.
Nhập tin nhắn bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động vào hộp tin nhắn. Không nhập địa chỉ email hoặc Chủ đề. Sau đó, nhấp vào tab.
Nhấp vào Lưu Lưu Như As trong danh sách các tùy chọn ở bên trái màn hình hậu trường.
Trên hộp thoại Lưu với tên, chọn Mẫu Outlook Outlook (* .oft) Từ từ Lưu trữ dưới dạng kiểu thả xuống.
Bạn được đưa đến thư mục mẫu người dùng. Nhập tên cho mẫu trong hộp Tên tệp Tên, giữ nguyên tiện ích mở rộng của YouTube .oft và nhấp vào Lưu Lưu.
Nếu bạn muốn sao chép mẫu email trả lời ngoài văn phòng của mình sang PC khác hoặc sao lưu, đường dẫn đầy đủ đến thư mục mẫu người dùng là C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Mẫu . Thay thế với tên người dùng Windows của bạn.
Đóng cửa sổ tin nhắn bằng cách nhấp vào nút X X ở góc trên bên phải.
Một hộp thoại hiển thị hỏi bạn có muốn lưu bản nháp của tin nhắn không. Bạn không phải vì bạn đã lưu nó dưới dạng mẫu, nhưng bạn có thể nếu bạn muốn. Nhấp vào Có Có, nếu bạn muốn lưu bản nháp hoặc không có tên nếu bạn không lưu.
Bước hai: Tạo quy tắc để tự động trả lời tin nhắn email mới
Bây giờ, chúng tôi đã có mẫu email trả lời ngoài văn phòng, chúng tôi sẽ tạo một quy tắc sử dụng mẫu đó để trả lời tất cả các thư đến trong một phạm vi ngày cụ thể. Hãy chắc chắn rằng tab Home Home đang hoạt động.
Trong phần Di chuyển, nhấp vào nút Quy tắc của người dùng và chọn Quản lý quy tắc & Cảnh báo từ danh sách thả xuống.
Bạn cũng có thể nhấp vào tab Tập tin trên mạng để truy cập vào màn hình hậu trường. Hãy chắc chắn rằng màn hình của Info Info 'đang hoạt động (nhấp vào Thông tin của Google ở bên trái nếu cần) và sau đó nhấp vào nút Quản lý quy tắc & Cảnh báo.
Trên hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, đảm bảo địa chỉ email mà bạn muốn áp dụng quy tắc này được chọn trong các Áp dụng thay đổi áp dụng cho thư mục này thả xuống. Nếu bạn muốn quy tắc này áp dụng cho tất cả các tài khoản của mình trong Outlook, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều đó sau trong bài viết này. Nhấp vào tab Quy tắc Email của Email nếu nó chưa hoạt động, sau đó nhấp vào nút Quy tắc mới của Wikipedia.
Trên màn hình đầu tiên của hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc, nhấp vào quy tắc Áp dụng quy tắc trên các tin nhắn tôi nhận được trong Bắt đầu từ một phần quy tắc trống. Tùy chọn được thêm vào hộp Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân) Hộp. Không có gì để chỉnh sửa cho phần này của quy tắc, vì vậy hãy nhấp vào nút Cấm tiếp theo để tiếp tục.
Màn hình thứ hai trên hộp thoại Rules Wizard cho phép bạn chọn các điều kiện để kiểm tra khi bạn nhận được email. Để có câu trả lời ngoài văn phòng của bạn được gửi đi trong một phạm vi ngày cụ thể, hãy kiểm tra số tiền nhận được trong một hộp ngày nhịp cụ thể trong Hộp Bước 1: Chọn điều kiện Hộp điều. Điều kiện được thêm vào trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân) Hộp, giống như trước đây, nhưng lần này, có một phần của mô tả để chỉnh sửa. Để thêm phạm vi ngày, nhấp vào liên kết trong phạm vi ngày cụ thể phạm vi liên kết trong hộp Bước 2.
Trên hộp thoại Ngày nhận, hãy đánh dấu vào ô Sau Sau, bấm vào menu thả xuống và nhấp vào ngày mà sau đó bạn muốn gửi trả lời tự động ngoài văn phòng. Ví dụ: nếu bạn muốn câu trả lời ngoài văn phòng của bạn bắt đầu được gửi vào ngày 8 tháng 2, hãy chọn ngày 7 tháng 2 cho ngày Sau.
Sau đó, đánh dấu vào ô Trước Trước, chọn một ngày từ danh sách thả xuống bên phải của hộp kiểm Trước. Ngày bạn chọn phải là ngày sau khi bạn muốn trả lời ngoài văn phòng ngừng gửi. Ví dụ: nếu bạn muốn ngày 15 tháng 2 là ngày cuối cùng mà câu trả lời ngoài văn phòng của bạn được gửi, hãy chọn ngày 16 tháng 2 làm Ngày trước.
Ngày bạn chọn được thêm vào điều kiện trong hộp Bước 2. Nhấp vào nút Quảng cáo tiếp theo trên hộp thoại Trình hướng dẫn quy tắc để tiếp tục.
Trên màn hình thứ ba trên hộp thoại Rules Wizard, bạn chọn những gì bạn muốn làm với các email đến trong phạm vi ngày. Chúng tôi muốn trả lời tất cả các email bằng cách sử dụng mẫu mà chúng tôi đã tạo trong phần đầu tiên, vì vậy chúng tôi kiểm tra thư trả lời bằng cách sử dụng một hộp mẫu cụ thể trong hộp Bước 1: Chọn (các) hộp hành động. Để chọn mẫu mà chúng tôi đã tạo, hãy nhấp vào liên kết mẫu của một mẫu cụ thể trong liên kết trực tuyến trong Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc (nhấp vào giá trị được gạch chân).
Trên hộp thoại Chọn một mẫu trả lời, hãy chọn các mẫu người dùng trong hệ thống tập tin.
Chọn mẫu bạn đã tạo (trong trường hợp của chúng tôi, mẫu Trả lời của Office Out of Office) và nhấp vào nút Open Open.
Đường dẫn đầy đủ đến mẫu đã chọn được thêm vào hành động đã chọn. Nhấp vào nút Next để tiếp tục.
Trên màn hình Trình hướng dẫn quy tắc thứ tư, bạn có thể chọn bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào bạn muốn áp dụng cho quy tắc, chẳng hạn như nếu bạn muốn loại trừ một số người hoặc nhóm nhất định (trừ trừ từ mọi người hoặc nhóm công cộng). Chúng tôi sẽ không thêm bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào vào quy tắc của chúng tôi, vì vậy hãy nhấp vào nút Cấm tiếp theo để tiếp tục.
Nhập tên cho quy tắc trong Hộp Bước 1: Chỉ định tên cho hộp quy tắc này. Theo mặc định, hộp bật Turn quy tắc này được chọn theo quy tắc, vì vậy quy tắc sẽ tự động được bật. Đừng lo lắng, mặc dù. Nó sẽ không chạy cho đến sau ngày Sau khi bạn chỉ định.
Chúng tôi không muốn chạy quy tắc đối với các thư đã có trong hộp thư đến của mình, vì vậy hãy bỏ chọn Quy tắc này ngay bây giờ đối với các thư đã có trong hộp Hộp thư đến. Nếu bạn muốn chạy quy tắc này trên tất cả các tài khoản email của mình trong Outlook, hãy kiểm tra hộp Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản Hộp. Nhấp vào nút Kết thúc.
Các quy tắc được thêm vào danh sách. Nhấp vào OK OK, để đóng hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo.
Bây giờ, khi ai đó gửi email cho bạn trong ngày bạn chỉ định, họ sẽ tự động nhận tin nhắn trong mẫu email bạn đã tạo.
Mặc dù người gửi nhận được trả lời tự động cho biết bạn đã rời khỏi văn phòng, bạn vẫn nhận được email của họ với một biểu tượng cho biết đã trả lời tự động. Tuy nhiên, bạn có thể cảm thấy hợp lý khi bỏ qua nó cho đến khi bạn quay lại.
Khi phạm vi ngày trên quy tắc đã qua, quy tắc sẽ không áp dụng cho các email đến. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tắt quy tắc. Để làm như vậy, hãy mở lại hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo như được mô tả trước đó và bỏ chọn hộp ở bên trái của quy tắc trong danh sách. Nhấp vào OK OK, để đóng hộp thoại.
Khi bạn sử dụng quy tắc này để gửi trả lời tự động ngoài văn phòng, câu trả lời sẽ được gửi một lần cho mỗi người gửi trong một phiên Outlook duy nhất. Một phiên là khi bạn mở Outlook cho đến khi bạn thoát khỏi ứng dụng. Điều này ngăn các câu trả lời trùng lặp được gửi đến cùng một người gửi gửi cho bạn nhiều tin nhắn. Outlook theo dõi những người đã nhận được phản hồi tự động trong mỗi phiên nhưng danh sách này được đặt lại khi bạn thoát Outlook. Vì vậy, hãy để Outlook mở (không thoát và mở lại) để quy tắc sẽ chạy và trả lời tự động ngoài văn phòng được gửi đến tất cả những người gửi email cho bạn và vì vậy người gửi không nhận được nhiều câu trả lời ngoài văn phòng.
