Cách sử dụng Trình chỉnh sửa chữ ký trong Outlook 2013
Trình chỉnh sửa chữ ký trong Outlook 2013 cho phép bạn tạo chữ ký tùy chỉnh từ văn bản, đồ họa hoặc danh thiếp. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các tính năng khác nhau của Trình chỉnh sửa chữ ký để tùy chỉnh chữ ký của bạn.
Để mở Trình chỉnh sửa chữ ký, nhấp vào tab Tệp và chọn Tùy chọn ở bên trái màn hình Thông tin tài khoản. Sau đó, nhấp vào Thư ở phía bên trái của hộp thoại Tùy chọn và nhấp vào nút Chữ ký. Để biết thêm chi tiết, tham khảo một trong những bài viết được đề cập ở trên.
Thay đổi phông chữ cho chữ ký của bạn là khá tự giải thích. Chọn văn bản mà bạn muốn thay đổi phông chữ và chọn phông chữ mong muốn từ danh sách thả xuống.
Bạn cũng có thể đặt biện minh (trái, giữa, phải) cho từng dòng văn bản riêng biệt. Danh sách thả xuống đọc Tự động theo mặc định cho phép bạn thay đổi màu của văn bản đã chọn. Bấm OK để chấp nhận thay đổi của bạn và đóng hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm.
Để xem chữ ký của bạn trong email, nhấp Thư trên Thanh điều hướng.
Nhấp vào Email mới trên tab Trang chủ.
Cửa sổ Tin nhắn hiển thị và chữ ký mặc định của bạn được chèn vào phần thân của email.
LƯU Ý: Bạn không nên sử dụng phông chữ không phổ biến trong chữ ký của mình. Để người nhận thấy chữ ký của bạn như bạn dự định, phông chữ bạn chọn cũng cần phải được cài đặt trên máy tính của người nhận. Nếu phông chữ không được cài đặt, người nhận sẽ thấy một phông chữ khác, các ký tự sai hoặc thậm chí các ký tự giữ chỗ, là các ô vuông trống.
Đóng cửa sổ Tin nhắn bằng tab Tệp hoặc nút X ở góc trên, bên phải của cửa sổ Tin nhắn. Bạn có thể lưu nó dưới dạng bản nháp nếu muốn, nhưng không cần thiết.
Nếu bạn quyết định sử dụng một phông chữ không phổ biến, cách tốt hơn để làm như vậy là tạo chữ ký dưới dạng hình ảnh hoặc logo. Tạo hình ảnh hoặc logo của bạn trong một chương trình chỉnh sửa hình ảnh làm cho nó có kích thước chính xác mà bạn muốn sử dụng trong chữ ký của mình. Lưu hình ảnh trong một kích thước tập tin càng nhỏ càng tốt. Định dạng .jpg hoạt động tốt cho hình ảnh, định dạng .png hoạt động tốt cho đồ họa chi tiết và định dạng .gif hoạt động tốt cho đồ họa đơn giản. Định dạng .gif thường tạo ra các tệp nhỏ nhất.
Để chèn một hình ảnh trong chữ ký của bạn, hãy mở hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm một lần nữa. Xóa văn bản hiện tại trong trình chỉnh sửa, nếu có hoặc tạo chữ ký mới. Sau đó, nhấp vào nút hình ảnh trên thanh công cụ của trình chỉnh sửa.
Trên hộp thoại Chèn ảnh, điều hướng đến vị trí hình ảnh của bạn, chọn tệp và bấm Chèn.
Nếu bạn muốn chèn một hình ảnh từ web, bạn phải nhập URL đầy đủ cho hình ảnh trong hộp chỉnh sửa tên tệp (thay vì tên tệp hình ảnh cục bộ). Ví dụ: http://www.somedomain.com/images/signaturepic.gif. Nếu bạn muốn liên kết đến hình ảnh tại URL được chỉ định, bạn cũng phải chọn Liên kết đến tệp từ danh sách thả xuống Chèn để duy trì tham chiếu URL.
Hình ảnh được chèn vào hộp chữ ký Chỉnh sửa. Bấm OK để chấp nhận thay đổi của bạn và đóng hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm.
Tạo một thông điệp email mới một lần nữa. Bạn sẽ nhận thấy hình ảnh bạn chèn vào chữ ký hiển thị trong phần thân của tin nhắn. Đóng cửa sổ Tin nhắn bằng tab Tệp hoặc nút X ở góc trên, bên phải của cửa sổ Tin nhắn.
Bạn có thể muốn đặt một liên kết đến một trang web hoặc một liên kết email trong chữ ký của bạn. Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm một lần nữa. Nhập văn bản để hiển thị cho liên kết, tô sáng văn bản và nhấp vào nút Siêu liên kết trên thanh công cụ của trình chỉnh sửa.
Trên hộp thoại Chèn Siêu liên kết, chọn loại liên kết từ danh sách bên trái và nhập trang web, email hoặc loại địa chỉ khác trong hộp chỉnh sửa Địa chỉ. Bạn có thể thay đổi văn bản sẽ hiển thị trong chữ ký cho liên kết trong hộp chỉnh sửa Văn bản để hiển thị. Nhấn OK để chấp nhận thay đổi của bạn và đóng hộp thoại.
Liên kết hiển thị trong trình chỉnh sửa với văn bản được gạch chân màu xanh lam mặc định. Bấm OK để chấp nhận thay đổi của bạn và đóng hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm.
Đây là một ví dụ về thông điệp email có liên kết trong chữ ký. Đóng cửa sổ Tin nhắn bằng tab Tệp hoặc nút X ở góc trên, bên phải của cửa sổ Tin nhắn.
Bạn cũng có thể chèn thông tin liên lạc của bạn vào chữ ký của bạn dưới dạng Danh thiếp. Để làm như vậy, nhấp vào Danh thiếp trên thanh công cụ của trình soạn thảo.
Trên hộp thoại Chèn danh thiếp, chọn liên hệ bạn muốn chèn làm danh thiếp. Chọn kích thước cho hình ảnh Danh thiếp từ danh sách thả xuống Kích thước. Nhấn vào OK.
Hình ảnh danh thiếp hiển thị trong Trình chỉnh sửa chữ ký. Bấm OK để chấp nhận thay đổi của bạn và đóng hộp thoại Chữ ký và Văn phòng phẩm.
Khi bạn chèn Danh thiếp vào chữ ký của mình, hình ảnh Danh thiếp sẽ hiển thị trong phần thân của thông báo email và tệp .vcf chứa thông tin liên hệ của bạn được đính kèm vào email. Tệp .vcf này có thể được nhập vào các chương trình như Outlook hỗ trợ định dạng này.
Đóng cửa sổ Tin nhắn bằng tab Tệp hoặc nút X ở góc trên, bên phải của cửa sổ Tin nhắn.
Bạn cũng có thể chèn Danh thiếp của mình vào chữ ký của mình mà không có hình ảnh hoặc không có tệp .vcf được đính kèm.
Nếu bạn muốn cung cấp cho người nhận thông tin liên hệ của mình trong tệp .vcf, nhưng không muốn đính kèm nó vào mỗi email, bạn có thể tải tệp .vcf lên một vị trí trên internet và thêm liên kết vào tệp, chẳng hạn như như là Nhận được vCard của tôi, chữ ký của bạn.
LƯU Ý: Nếu bạn muốn chỉnh sửa danh thiếp của mình, chẳng hạn như áp dụng một mẫu khác cho nó, bạn phải chọn một Chế độ xem khác ngoài Mọi người cho thư mục Danh bạ của bạn để bạn có thể mở cửa sổ chỉnh sửa danh bạ đầy đủ.
